דף הבית מחשבים וטכנולוגיה ERP בחירת תוכנת הנהלת חשבונות – פשטות זה לא הכל
בחירת תוכנת הנהלת חשבונות – פשטות זה לא הכל
אשבל טכנולוגיות 07/11/11 |  צפיות: 5633

יש בשוק מספר לא קטן של תוכנות הנהלת חשבונות "למתחילים" שהאטרקטיביות שלהן נובעת בעיקר מפשטות ההפעלה שהן מציעות למשתמש.

אלא שהפשטות של תוכנת הנהלת החשבונות באה בדרך כלל במחיר של חוסרים, שכאשר נתקלים בהם לעתים כבר מאוחר מדיי לחזור – התוכנה כבר נרכשה, הוקלדו בה נתונים וההחלפה תבוא ביוקר. חשוב להדגיש כאן כי המחיר של תוכנות הנהלת החשבונות המוצעות היום "למתחילים" הנו נמוך עד כדי כך שהפער בין תוכנות הנהלת חשבונות עם יכולות משופרות, לתוכנות הנהלת חשבונות עם חוסרים בעיתיים, יכול להתבטא במאות שקלים לשנה. מאידך, במידה ונוצר צורך להחליף את תוכנת הנהלת החשבונות, עלות ההחלפה לרבות העברת הנתונים ולימוד התוכנה החלופית תהיה גבוהה הרבה יותר.

בסקירה זו נעמוד על פונקציונאליות שמומלץ מאד לוודא את קיומה בתוכנת הנהלת החשבונות אותה עומדים לרכוש:

1.    בעת רישום חשבונית,

·        האם ניתן לקשר את החשבונית לאסמכתא כלשהיא כמו הזמנת לקוח, תעודת משלוח, הצעת מחיר?

·        האם ניתן להגדיר מחירון ללקוח כדי שהמחיר לפריט בחשבונית ילקח משם ולאו דווקא ממחירון כללי?

·        האם ניתן לציין בחשבונית מה ההנחה שניתנה לפריט\לסה"כ החשבונית?

·        האם ניתן לציין אם החשבונית חייבת בניכוי מס במקור?

·        האם תאריך התשלום נקבע לפי תנאי התשלום שנרשמים ללקוח?

·        האם קוד המע"מ נלקח באופן אוטומאטי מפרטי הלקוח?

·        האם פקודת היומן שהמערכת מכינה לחשבונית תתאים לסוג ההכנסה הנדרש לפי דרישות מע"מ?

2.    האם ניתן לרשום חשבונית עיסקה?

3.    כיצד ניתן לבטל חשבונית לאחר שנרשמה? האם ניתן לראות זאת (שהחשבונית בוטלה) "בפנקס החשבוניות"?

4.    בקבלות, האם ניתן לרשום קבלה כנגד מספר חשבוניות? האם ניתן לרשום מספר קבלות כנגד חשבונית אחת?

5.    התאמות בנקים – האם יש בתוכנה כלי לביצוע התאמות בנקים? האם יש לכלי זה יכולת לביצוע התאמות של כרטיסי אשראי?

הרשימה לעיל אינה אלא חלק קטן מהיכולות הנדרשות מתוכנת הנהלת חשבונות,  על מנת שניתן יהיה ליישמה מבלי להתקל במיגבלות וחוסרים שהופכים את עבודת הנהלת החשבונות למסורבלת. זאת ועוד, כאשר אין תמיכה באוטומציה של מאפיינים שונים הקשורים ללקוח או לספק ואשר נדרשים בעת רישום חשבוניות וקבלות, כי אז יש סיכוי לטעויות שמאוחר יותר יצרכו זמן רב לאיתור ולתיקון.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר,  מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.


דירוג המאמר:

תגיות של המאמר:

 אשבל טכנולוגיות


 


מאמרים נוספים מאת אשבל טכנולוגיות
 
תוכנה להנהלת חשבונות בענן החששות והפתרונות
25/01/12 | תוכנה
קבלת שירותי תוכנה להנהלת חשבונות בענן אמנם מאפשרת מצד אחד, לרואה החשבון של העסק, לעבוד על תוכנת הנהלת החשבונות של העסק ממשרדיו. אך מצד שני מעלה חששות בבעל העסק, לגבי יעילות העבודה של אנשי הנהלת החשבונות, הן מבחינת ממשק המשתמש והן מבחינת אבטחת המידע.

על איחזור מידע בתוכנה להנהלת חשבונות
25/01/12 | תוכנה
כפי שסקרנו במאמרים קודמים, יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. לרשות המשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות אוסף של כלים לאיחזור מידע כפי שיובא בסקירה שלהלן.

על יעילות העבודה בתוכנה להנהלת חשבונות
10/01/12 | ERP
יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. המרכיבים המתוארים כאן מתיחסים לניצול של קשרים בין ישויות תוכנת הנהלת החשבונות כדי לתת למשתמש אפשרות להגיע למידע המבוקש בהקלקה אחת או שתיים.

על קלות התנועה (נוויגציה) בתוכנה להנהלת חשבונות
05/01/12 | ERP
ליכולת התנועה (להלן – נוויגציה) בתוכנת הנהלת החשבונות חשיבות רבה הן לגבי הקלות התפעולית והן לגבי זמן הלימוד שנדרש למשתמש חדש (שלא מכיר את המערכת) לתפעל את התוכנה. במאמר זה נסקור את המרכיבים העיקריים שמשפיעים על יכולת הנוויגציה של המשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות.

כיצד לבחון את הידידותיות של תוכנה להנהלת חשבונות
27/12/11 | ERP
יצרני תוכנות הנהלת החשבונות נוהגים למכור את התוכנות שלהן כ"ידידותיות למשתמש". מהי תוכנת הנהלת חשבונות ידידותית?

על הקשר בין מערכת הנהלת חשבונות לטלפונים ניידים "חכמים"
במאמר זה נעסוק ביתרונות העסקיים הנובעים ממערכת הנהלת חשבונות "שמתקשרת" עם הניידים "החכמים" שנמצאים ברשות עובדי הארגון.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר שני בסידרה
05/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכות הדואר האלקטרוני של אווטלוק וגוגל מייל, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר ראשון בסידרה
04/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכת שיתוף המידע, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

תוכנת הנהלת החשבונות כתוכנה לניהול הקשר עם הלקוחות
27/11/11 | ERP
עולם התוכנות המודרניות להנהלת חשבונות שהתפתח בשנים האחרונות, מציע מספר תוכנות אשר בנוסף ליכולות המתבקשות לצורך שירותי ניהול החשבונות של העסק, כוללות גם כליים לניהול היומיומי של העסק מול לקוחותיו.

על החשיבות של תחזוקת אשראי ואובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת החשבונות
15/11/11 | ERP
רבים נוטים להתעלם מהחשיבות של תחזוקת האשראי והאובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת חשבונות. מאמר זה נועד להמחיש כי המאמץ לתחזוקת נתונים אלה קטן ביותר לעומת היתרון הנובע מכך למשתמש בהקטנת הסיכון של המשתמש בבואו למכור מכירות המשך ללקוחותיו.
     
 
שיווק באינטרנט על ידי WSI