דף הבית מחשבים וטכנולוגיה ERP השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר ראשון בסידרה
השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר ראשון בסידרה
אשבל טכנולוגיות 04/12/11 |  צפיות: 5765

מערכת שיתוף המידע היא התפתחות, שחלה בשנים האחרונות, למערכת ניהול המשימות בארגון. מערכת המשמשת ככלי ניהול חשוב, בכל הקשור לטיפול במשימות שונות והעברתן בין ההנהלה לעובדים ובין העובדים לבין עצמם.

תוכנה להנהלת חשבונות בעסק המודרני היא בפועל כלי הניהול המרכזי שלו. מכאן מתבקש השילוב של מערכת שיתוף מידע כחלק מתוכנת הנהלת החשבונות.

עד לעת האחרונה שימשה מערכת ניהול המשימות לתיעוד פעילויות שונות של אנשי הארגון. פעילויות יכולות להיות פגישות ואירועים אחרים המתועדים ביומן הארגוני, שאנשי הארגון לוקחים בהם חלק, או נושאים שיש לטפל בהם כאשר דחיפות הטיפול נקבעת לפי העדיפות שמיחסים לכל אחד ואחד מהם.

כבר במתכונתה הבסיסית מתקיימים במערכת ניהול המשימות המרכיבים הבסיסיים של מערכת שיתוף מידע, משום שלכל אנשי הארגון עם ההרשאות המתאימות יש גישה לפגישות והאירועים המתוכננים של כל אחד ואחד מאנשי הארגון, כמו גם גישה לנושאים שאמורים להיות בטיפולו.

בשנים האחרונות נוספו למערכת ניהול המשימות היכולות של ניהול סטטוסים לכל פעילות כך שניתן לעקוב על התקדמות הטיפול בנושאים העומדים על הפרק. יכולות נוספות שהתווספו לפעילויות:

  • קישור לפעילויות של מסמכים שונים (ATTACHMENTS) שאמורים להיות נלווים לפעילות
  • אפשרות לקשר לפעילות פעילויות המשך, כך שאם הפעילות הייתה פגישה שבעקבותיה יש לטפל במספר נושאים, אפשר לקשר לפעילות את נושאי ההמשך הללו ולעקוב על הטיפול בהם.
  • הפיכת הודעת דואר אלקטרוני למשימה ישירות מתיבת הדואר של המשתמש
  • משלוח הקישור לפעילות בדואר אלקטרוני לכל המשתתפים הרשומים לפעילות "בלחיצת כפתור"

לתיעוד (האזור להקלדת טקסט) של המשימות נוספו יכולות כמו:

  • רישום טקסט עם חתימה אלקטרונית של המשתמש רושם הטקסט כך שניתן לעקוב בתיעוד (בגוף הטקסט) על "התפתחות הטיפול" בפעילות.
  • רישום קישורים אינטרנטיים ואינטראנטיים בתוך הטקסט של הפעילות לרבות קישורים פנימיים של המערכת למסמכים שונים במערכת כמו חשבוניות, תעודות משלוח, פעילויות אחרות וכו' שמאפשרים "דילוג" אליהם "בלחיצת כפתור".

יכולות אלה הופכות תוכנות הנהלת חשבונות שיש בהן ניהול פעילויות ומשימות, למערכות שיתוף פנים אירגוני עם פוטנציאל לשינוי מקיף של כל שיטת העבודה והתקשורת הפנים אירגונית.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.


דירוג המאמר:

תגיות של המאמר:

 אשבל טכנולוגיות


 


מאמרים נוספים מאת אשבל טכנולוגיות
 
תוכנה להנהלת חשבונות בענן החששות והפתרונות
25/01/12 | תוכנה
קבלת שירותי תוכנה להנהלת חשבונות בענן אמנם מאפשרת מצד אחד, לרואה החשבון של העסק, לעבוד על תוכנת הנהלת החשבונות של העסק ממשרדיו. אך מצד שני מעלה חששות בבעל העסק, לגבי יעילות העבודה של אנשי הנהלת החשבונות, הן מבחינת ממשק המשתמש והן מבחינת אבטחת המידע.

על איחזור מידע בתוכנה להנהלת חשבונות
25/01/12 | תוכנה
כפי שסקרנו במאמרים קודמים, יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. לרשות המשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות אוסף של כלים לאיחזור מידע כפי שיובא בסקירה שלהלן.

על יעילות העבודה בתוכנה להנהלת חשבונות
10/01/12 | ERP
יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. המרכיבים המתוארים כאן מתיחסים לניצול של קשרים בין ישויות תוכנת הנהלת החשבונות כדי לתת למשתמש אפשרות להגיע למידע המבוקש בהקלקה אחת או שתיים.

על קלות התנועה (נוויגציה) בתוכנה להנהלת חשבונות
05/01/12 | ERP
ליכולת התנועה (להלן – נוויגציה) בתוכנת הנהלת החשבונות חשיבות רבה הן לגבי הקלות התפעולית והן לגבי זמן הלימוד שנדרש למשתמש חדש (שלא מכיר את המערכת) לתפעל את התוכנה. במאמר זה נסקור את המרכיבים העיקריים שמשפיעים על יכולת הנוויגציה של המשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות.

כיצד לבחון את הידידותיות של תוכנה להנהלת חשבונות
27/12/11 | ERP
יצרני תוכנות הנהלת החשבונות נוהגים למכור את התוכנות שלהן כ"ידידותיות למשתמש". מהי תוכנת הנהלת חשבונות ידידותית?

על הקשר בין מערכת הנהלת חשבונות לטלפונים ניידים "חכמים"
במאמר זה נעסוק ביתרונות העסקיים הנובעים ממערכת הנהלת חשבונות "שמתקשרת" עם הניידים "החכמים" שנמצאים ברשות עובדי הארגון.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר שני בסידרה
05/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכות הדואר האלקטרוני של אווטלוק וגוגל מייל, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר ראשון בסידרה
04/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכת שיתוף המידע, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

תוכנת הנהלת החשבונות כתוכנה לניהול הקשר עם הלקוחות
27/11/11 | ERP
עולם התוכנות המודרניות להנהלת חשבונות שהתפתח בשנים האחרונות, מציע מספר תוכנות אשר בנוסף ליכולות המתבקשות לצורך שירותי ניהול החשבונות של העסק, כוללות גם כליים לניהול היומיומי של העסק מול לקוחותיו.

על החשיבות של תחזוקת אשראי ואובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת החשבונות
15/11/11 | ERP
רבים נוטים להתעלם מהחשיבות של תחזוקת האשראי והאובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת חשבונות. מאמר זה נועד להמחיש כי המאמץ לתחזוקת נתונים אלה קטן ביותר לעומת היתרון הנובע מכך למשתמש בהקטנת הסיכון של המשתמש בבואו למכור מכירות המשך ללקוחותיו.
     
 
שיווק באינטרנט על ידי WSI