עבור האדם הממוצע ברחוב, קופה רושמת אינה אלא חפץ אחד מיני רבים אשר אינו זוכה לתשומת לב מעבר לזו הניתנת בהיסח הדעת, בעת ביצוע התשלום. עבור בעלי עסקים לעומת זאת, קופה רושמת היא אמצעי בסיסי להבטחת ניהול תקין של העסק.

הרעיון למנגנון אשר יבצע רישום לכל פעולה הקשורה לכסף עלתה בראשו של ג'ימס ריטי, בעליו של בר מצליח בארצות הברית של סוף המאה ה- 19, לאחר שמאס מהגנבות החוזרות של עובדיו מהעסק.

על פי המיתוס, ההשראה לרעיון הגיעה לאחר שהתעניין ריטי במנגנון מכני אשר ספר את מספר הפעמים בהם הושלמו פעולות בסיסיות של חלקים במנוע של מעבורת עליה שהה. אותו מנגנון במעבורת גם שמר רישום לפעולות אשר היו נתונות לפיקוחו, והרישום הועבר לאחר כל הפלגה למכונאים שהיו אמונים על תחזוקת המעבורת. באופן דומה קופה רושמת מבצעת מעקב אחר כל פעולה כספית בעסק ומספקת רישום, שנתון לפיקוחו של בעל העסק.

הפעולה הבסיסית ביותר שמבצעת קופה רושמת, הוא כמובן – רישום. רישום הפעולות מאפשר הוצאת קבלה על כל מכירה והנפקת דוחות. מובן שכיום, בעידן האינטרנט והמחשבים מספר הפעולות ומגוון הדוחות שניתן לנהל באמצעות קופה רושמת עולה תדיר. לא יהיה זה משולל יסוד לטעון כי קופה רושמת כיום יכולה להוות לא פחות מאשר שותף פעיל המנהל את העסק. בכל הנוגע לתיאום בין מחלקות שונות למשל, קופה רושמת יכולה לבטל כל צורך במתווך אנושי.

שתי דוגמאות פשוטות להבהרה הן המסעדה והמחסן: במסעדה המלצר מקליד את ההזמנה בקופה, ועותק של ההזמנה מגיע ישירות למטבח. במחסן מקליד המנהל האדמיניסטרטיבי את כמויות וסוג הסחורה שיש לשנע, והעובדים כבר דואגים להעמיס את המשאיות בהתאם.

גם בתחום ניהול לקוחות קופה רושמת מציעה מגוון יישומים חשובים. תשלומים כיום המבוצעים דרך מערכות ממוחשבות וכרטיסי אשראי, פרטי לקוח אשר רישומם יכול לספק פלטפורמה שיווקית למבצעים עתידיים והגדלת מידת נאמנותם של לקוחות מועברים בעת ביצוע העסקה. הכוונה כאן היא לפרטים כגון שם, מספר טלפון, חשבון דואר אלקטרוני ותאריך לידה. קופה רושמת בימינו יכולה להשתמש בנתונים אלו על מנת לשלוח מסרון לנייד של הלקוח בדבר מבצע מוגבל בזמן או מייל לכבוד יום ההולדת או בדבר הגבלת הזמן על השכרת רכב בארץ שהוא ביצע לפני X זמן.

קופה רושמת הנוחה לשימוש יכולה להקל על משך הכשרתו של עובד חדש ולייעל את משך הטיפול בכל לקוח ובכך לשפר את איכות השירות. כל זאת בשילוב הקונצנזוס בדבר היותה של הכלכלה המודרנית כלכלה המושתתת על שירותים מדגישה ביתר שאת את חשיבותו הבסיסית של האמצעים המוענקים בידי קופה רושמת.