סריקת מסמכים + ארכיון דיגיטלי = הגיבוי האופטימלי למסמכים בארגון
נכתב על ידי: יוחאי
תאריך: 19/06/11

אם אתה זקוק למערכת ארכיון דיגיטלי איכותית וחכמה מהסוג הטוב ביותר בשוק, עם תמיכה מלאה בעברית. הפתרון הוא בשילוב מערכת מקצועית, ותיקה ואיכותית.

אם יש צורך, מערכת הארכיון הדיגיטלי ניתנת להתאמה לפי דרישתך. אם יש צורך בהתאמות מיוחדות, תוכל לבקש מחברת התוכנה את הפתרון המתאים לצרכים שלך בדיוק.

היתרון הגלום בשימוש בתוכנת ארכיון דיגיטלי ידידותית למשתמש המסוגלת להתממשק למגוון מסדי נתונים וממשקים שונים (כולל יכולת התממשקות אינטרנטית וללא התקנה מקומית), טמון בכך שאתה יכול לגשת למסמכי הארגון מכל מקום באמצעות האינטרנט.

במקביל, חשוב לבצע הליך של סריקת מסמכים שיאפשר לך לשמור את מסמכי הארגון כקבצים דיגיטליים במערכת המחשוב בארגון. סריקת מסמכים תאפשר לך חסכון וייעול התנהלות הארגון. סריקת מסמכים תיקח את הארגון שני צעדים קדימה ותאפשר לארגון לעבוד במהירות רבה יותר.

כדי לטעון את המסמכים שלך למערכת התוכנה אתה צריך קודם לסרוק אותם כך שתקבל קבצים דיגיטליים המכילים את המידע הקיים במסמכי הנייר. הליך זה יאפשר לך לשמר את אלפי מסמכי הנייר שהארגון שלך צבר עד כה. הסתייעות בשירותי סריקה (רצוי בבית הלקוח), מלבד העובדה שהם חוסכים את הצורך בשינוע המסמכים והקלסרים אל לשכת הסריקה, עושים לך את החיים קלים ומוודאים שמסמכים שלך לא ייחשפו לעיניים לא רצויות מחוץ לארגון.

תגיד גוד ביי לבלאי

הטמעת מערכת ארכיון דיגיטלי בארגון תאפשר לכל משתמש שקיבל הרשאה למצוא את המסמך הרצוי לו בלחיצת כפתור. באמצעות סריקת המסמכים אתה מקבל פתרון לבעיית הבלאי, ההתקמטות, דהיית הצבע והצהבת המסמך. לדוגמה: אתה רוצה לסרוק קבלות של שירותי תדלוק. קבלות אלה ניתנות על נייר כימי שהדיו עליו דוהה תוך חודשים ספורים. מה עושים? סורקים את הקבלות ויש תיעוד קביל.

הליך הסריקה מייתר את הצורך בארכיון מסמכי נייר התופסים שטח אחסון יקר. סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי (את מסמכי המקור ניתן לאכסן בבית גניזה או לבער) חוסכת זמן באיתור ושליפת המסמכים הרצויים. כאשר רוצים להעביר מסמכים לגורמים אחרים, ניתן לעשות זאת בקליק. אם רוצים לצרף מסמך סרוק (לדוגמה תעודת משלוח חתומה) לחשבונית ללקוח, ניתן לעשות זאת בקלות מתוך המערכת הממוחשבת.

איך בוחרים חברה הנותנת שירותי סריקת מסמכים?

· כדאי בחברה אמינה, ותיקה ומקצועית. חברה המתאימה את השרות שלה לצרכים שלך. אם תרצה שהמסמכים ייסרקו במשרדים שלך בכל נקודה בארץ (ואפילו סריקה בו זמנית במספר מקומות / סניפים) או לבצע את הסריקה בלשכת הסריקה שלה.

· חברה המבצעת בקרת איכות לתהליך הסריקה כך שלא ייוצר מצב שמסמכים עברו בסורק ולא נסרקו.

· חברה המסוגלת לבצע ספרור והטבעת נתונים לכל מסמך שנסרק.

· חברה בעלת יכולת לתת פתרונות חתימה אלקטרונית (חתימה דיגיטלית).

· חברה עם תוכנה לסריקת מסמכים פרי פיתוח עצמאי המאפשרת בניית אינדקס מסמכים לפי דרישה.

· חברה המציעה מערכת משולבת ב- OCR עברי לצורך המרת הקבצים הסרוקים למסמכי וורד ברי עריכה וחיפוש.

חשוב לוודא בשלב הצעת המחיר שהחברה תהיה בעלת ניסיון רב בתחום ניהול המסמכים והידע. חשוב לבקש המלצות, רשימת לקוחות ודוגמאות לפרויקטים שהיא ביצעה.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.


 
אודות המחבר

דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:

סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.

המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article17461.aspx