ניהול מסמכים – למה כדאי להיות משרד דיגיטלי ללא נייר?
נכתב על ידי: יוחאי
תאריך: 24/02/12

אם אתם מנהלים עסק, חברה או ארגון מכל סוג שהוא ואתם רוצים לצמצם את ההוצאות שלכם ולייעל את המערכת, מן הסתם תעברו על רשימת ההוצאות ותחפשו היכן ניתן לחסוך. אתם תבדקו בספרי החשבונות שלכם ותגלו שאחת ההוצאות שהכי קל לצמצם, מבלי להרגיש פגיעה באיכות העבודה במשרד היא הניירת המשרדית.

כשתתחילו לחסוך בייצור מסמכים תגלו שהמערכת התייעלה בכמה רמות. הפיכת המשרד שלכם למשרד דיגיטלי (משרד ללא נייר) תיתן לכם את המקפצה לניהול העסק בצורה מודרנית, יעילה ומהירה, תחסוך לכם כסף ותייעל את העבודה שלכם.

מהם המהלכים שכדאי לבצע?

  1. ראשית בצעו סריקת מסמכים של כל הניירתהקיימת. אתם יכולים לעשות זאת בעצמכם או להזמין שירותי סריקה. במקביל רכשו תוכנת ניהול מסמכים והתקינו אותה במחשביהארגון. תנו הרשאות מתאימות לכל משתמש. אל תתנו לכל עובד גישה לכל המסמכים ואלתתנו הרשאות מחיקה לאף עובד.
  2. במידה ואין צורך חוקי לשמור את המסמכיםשסרקתם, שלחו אותם לגריסה. אם יש צורך לשמור אותם למשך 7 שנים, סרקו ואפסנואותם בבית ארכיב.
  3. הפסיקו לייצר מסמכי נייר במשרד. הרגילו אתהעובדים להפסיק להדפיס פקסים, מסמכים, קבצים, תמונות, הצעות וכל קובץ אחרהקיים בפורמט דיגיטלי. את הפקסים הנכנסים הגדירו שייכנסו כקובץ דיגיטלי. מגיעפקס כקובץ, שלחו אותו למייל של הנמען בארגון. הפקס שייך לאתמול.
  4. הרגילו את העובדים לבצע פעילות פנימיתוחיצונית באמצעות הדואר האלקטרוני ללא הדפסת המסמכים הנכנסים.
  5. סלקו מדפסות הזרקת דיו קטנות משולחנותהעובדים ופזרו 1-2 מדפסות לייזר משולבות במרכז המשרד. המדפסות הללו תופעלנהעם סיסמה אישית בהתאם להרשאות שיינתנו על ידי מנהל מערכות המידע. אשרו הפעלהשל מדפסת צבעונית אחת בלבד במשרד כאשר כל שליחת הדפסה ע"י המשתמש שולחתהתראה למנהל הרשת. מנהל הרשת ייצפה בקובץ ורק באישורו תצא פעולת ההדפסהלפועל.
  6. הודיעו לעובדים ש"האח הגדול"צופה בכל מסמכים המודפסים שלהם.
  7. רכשו סורק מסמכים מקצועי.
  8. הציבו מגש בכל משרד ורכזו שם את המסמכיםהנכנסים. בסוף כל יום עבודה בצעו סריקתמסמכים ושלבו אותם במערכת הארכיון הדיגיטלי. אם אין צורך לשמור אתהמסמכים הנכנסים, שלחו אותם לגריסה.
  9. הקפידו על משמעת גיבוי יומיומית כדי שכלהמסמכים שנכנסו ונסרקו, גובו, ויש להם עותקים דיגיטליים.
  10. כדי לחסוך את הצורך להדפיס חשבוניותולשלוח אותן בדואר ללקוחות (עם עלות כספית של מספר שקלים עבור מעטפות, בולים,זמן עבודה, הליכה לדואר), רכשו ממשק חתימה דיגיטלית לכל עמדה המייצרתחשבוניות. כל חשבונית תיוצר כקובץ PDF ובמקום שתודפס היא תישלח ללקוח במייל.

אם תקפידו על הפסקה מכסימלית של שימוש בנייר, תגלו שהרבה יותר נעים לעבוד בסביבה נקייה כשאינכם טובעים במסמכים.

המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס.

ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי

www.documents.co.il

================================================================

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il

סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il

Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים. http://rentascanner.co.il

מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים. http://mismachim.co.il

טל: 054-5880060



 
אודות המחבר

דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:

סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.

המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article26498.aspx