חשבוניות אוטומטיות אלו חשבוניות שמופקות באופן ממוחשב על ידי תוכנת ניהול החשבונות רק במועד החיוב. לפי החוק במדינת ישראל, לאחר תשלום עבור עבודה מחובתו של בעל העסק להוציא חשבונית מס. אך מה קורה במידה ומדובר בתשלומים דחויים? כיצד יכול בעל העסק להוציא חשבוניות ללא הצורך להקפיד ולזכור את מועד התשלום?

תשלומים דחויים יכולים להיעשות באמצעות נתינת צ'קים לבעל העסק במועד מאוחר  מהתאריך בו נחתם הצ'ק או דרך האשראי. מאחר ומדובר בתשלומים דחויים, החשבוניות אמורות להישלח במועד תאריך החיוב ולא לפני כן. כיום ישנן מערכות להפקת חשבוניות שמנהלות את מערך התשלומים והוצאת החשבוניות באופן אוטומטי, דרך תוכנה המותקנת במחשב או דרך חברות אינטרנט.

כך ניתן להוציא חשבוניות אוטומטיות ללקוח במועד הרצוי, ללא הצורך שבעל העסק יצטרך לזכור או לעשות זאת בעצמו. מדובר בתוכנות מתקדמות ביותר שמסוגלות להפיק חשבוניות אוטומטיות באופן עצמאי ובמועד שנקבע להם. ישנם תוכנות ששולחות את החשבוניות באופן מסודר במייל או כאלה המדפיסות באופן אוטומטי את החשבונית במועד הרצוי.

ישנם אתרי אינטרנט שמספקים הוצאת חשבוניות אוטומטיות דרך האינטרנט כחלק משירותי האונליין שניתן לקבל באתר. מדובר בייעול זמן וחיסכון אדיר בהוצאת אנרגיה. בנוסף, ניתן לפקח על הוצאת החשבוניות 24 שעות ביממה בכל מקום בעולם.

מדובר בחיסכון כלכלי מאחר והוצאת חשבוניות אוטומטיות חוסך עלויות של הדפסת פנקסים והוצאות ביול, מאחר וחשבוניות אלו יכולות להישלח ישירות דרך המייל. חשוב להקפיד ולשים לב במידה ובוחרים במערכת חשבוניות אוטומטיות שפועלת דרך האינטרנט שהיא בעלת אבטחת מידע מתאימה. בנוסף, כדאי לשים לב שהיא מספקת חותמת דיגיטלית המאושרת על ידי החוק על מנת שהחשבונית המונפקת דרך המייל תהיה חוקית.

מדובר במערכות מתוחכמות שמסוגלות לפקח באופן עצמאי על הזמן המתאים בו החשבונית אמורה להישלח ומהי כתובת המייל שאליה היא אמורה להישלח. מאחר והטיפול בחשבוניות נעשה דרך המחשב, ישנו פיקוח סדיר על ניהול החשבוניות. כך נוצר ארכיון מסודר וממוין שמתעד את כל אופי התנהלות הוצאת החשבוניות לפי שנת מס, מה שמקל על בעל העסק כאשר הוא צריך להגיש דוחות מס שנתיים.

מערכת חשבוניות אוטומטיות מתאימה לכל עסק, בין אם הוא זעיר או גדול. המערכת מתאימה לעוסק מורשה, לעוסק פטור, למלכ"ר וכל עסק עצמאי אחר. הוצאת חשבוניות אוטומטיות מקלה על ניהול העסק ומייעלת אותו, כך בעל העסק פנוי להתעסק בקידום ופיתוח העסק ולא בניהול מערך החשבוניות הקיים.

בעל העסק אינו צריך להשתדל לזכור צ'קים או תשלומים דחויים, הוא יכול לסמוך על מערכת החשבוניות מתוחכמת שתעשה זאת עבורו. הוצאת חשבוניות אוטומטיות זוהי שיטה נוחה וקלה לתפעול ופיקוח הנהלת החשבונות של העסק.