אם בעבר חיפוש עבודה היה מתבצע באמצעות מודעות דרושים בעיתונות או המלצות של קרובים, הרי שהיום מרבית החברות והעובדים מחפשים עבודה באמצעות חברות השמה. גם עבור בתי העסק וגם עבור העובדים מדובר בפתרון יעיל ומקל: חברה מתמחה מבצעת את הפרסום והמיון במקום בית העסק ואת חיפוש התעסוקה במקום העובד, ומאפשרת לבצע התאמות יעילות מבלי לבזבז את זמנם של שני הצדדים. כאשר מדובר בתהליך השמת בכירים לחברות היתרון בתהליך מתחדד: הן למנהל והן לחברה המחפשת מנהל אין את היכולת לברר איזה פוטנציאל קיים בשוק, ומהן ההתאמות הנדרשות. חברה המתמחה בתהליך השמת בכירים לחברות משתמשת בכלים שונים כדי לאתר וכדי לוודא שהתאמה אכן קיימת.

תהליך ההשמה מתחיל בתהליך ארגוני שעיקרו הבנת הצורך של החברות. חברת ההשמה מבצעת הגדרה מדויקת של התפקיד המבוקש בחברה, מתוך הכרות מעמיקה של הארגון בשימת לב לדרישות וצרכים מיוחדים בתפקיד, ורק לאחר מכן פונה אל השוק:

1. סינון קורות חיים – הקמת מערכי גיוס תוך ניתוח צרכי ומקורות גיוס, וברירת קורות החיים הנשלחים באמצעותם.
2. מרכזי הערכה – חברות השמה מבצעות מבחנים וסימולציות הבוחנים את אופן התמודדותם של העובדים עם מצבים וקשיים שונים, על מנת להכיר את אופן חשיבתם ופעולתם. בתהליך השמת בכירים לחברות מרכזי ההערכה חשובים פי כמה, מאחר ואישיות המנהלים ואופיים עשויים לעצב את אישיותם של העובדים ושל הארגון כולו.
3. מבדקים – במקביל למרכזי ההערכה נהוג לבצע מבדקים שונים בתחומי אינטליגנציה, ידע כללי ואישיות, אשר מסייעים לחברת ההשמה לבחון את אופיו ואת השכלתו של המועמד.

רק לאחר שנמצא מועמד מתאים על ידי חברת ההשמה, הוא מופנה לבית העסק לראיונות כוח אדם וראיונות מקצועיים. חברות השמה רבות מסייעות לבתי העסק גם בסדנאות לביצוע נכון של ראיונות ולמתן דגש על ההיבטים הנכונים. עם זאת, גם בשלב זה תהליך השמת בכירים אינו תם. חברת ההשמה ממשיכה לבצע ליווי והדרכה למנהל החדש, על מנת לוודא את קליטתו והתאמתו בחברה גם לאורך זמן.