כל סוג רישום של עסקאות פיננסיות וכספיות מהווה הנהלת חשבונות.עוד מימי התלמוד נקבע כי אין קופה נגבית אלא בשניים - ביטוי הלכתי מובהקעל צורך בניהול נכון ורישום של חשבונות, ציבוריים ופרטיים.

בעבר,הנהלת חשבונות נעשתה אצל מנהלי חשבונות שמרניים, כאשר תיוק והררי מסמכיםאפיינו את המושג. משנות השמונים ואילך, עד עבר העולם של הנהלת חשבונותלמימד הממוחשב, המסמכים החלו להתמעט והרישום, יחד עם העדכון המיידי, הפךלזמין ומהיר באופן משמעותי ביחס לעבר.

הנהלת חשבונות היא בעצם ניהול ספרים של כל עסק. מדובר בתיעוד חשבוני מלא (הכנסות,הוצאות, רווחים, הפסדים) מייסודו של העסק ועד בכלל. כל עסק חי וקיים מבצעהנהלת חשבונות, אם מתוך העסק או בעזרת רואה חשבון חיצוני.

מעברלעובדה שרשויות המיסים (מע"מ ומס הכנסה) מחייבות על פי חוק ניהול ספריםמדויק על חשבונות העסק, תזרימיו ודו"חות כספיים שונים, הרי שהנהלת חשבונותמאפשרת ניהול נכון ומדויק שיכול לעזור הן באבחון מצבו של העסק בכל רגע נתוןוהן במהלכים עסקיים עתידיים, שיניבו תפוקה מרבית ורווחית.

קיימים שני סוגי הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונותכפולה.  פקודת המסים מחייבת את הצורך באחת משתי השיטות, כאשר הקריטריוןלקבוע איזו שיטה מורכב מהיקף המסחר וכמות העובדים.

הנהלת חשבונות חדצידית היא רישום הכנסות והוצאות בלבד ומיועדת לעסקים קטנים. היא הנהלתחשבונות פשוטה, שאינה זקוקה אף למנהל חשבונות מומחה. יחד עם זאת, מדוברבתמונה חלקית של מצב העסק: הנהלת חשבונות זו אומנם עונה על הצורך החוקי, אךלא יכולה לרכז את כל הפעילויות הפיננסיות של העסק, כגון: דו"חות שונים,חשבוניות וכו'.

מדובר בתיעוד מלא ומקיף של כל הפעילות הכספית של העסק, ולצורך כך זקוקיםכמובן למנהל חשבונות מומחה שעל דיווחיו עובר, כמעט תמיד, רואה חשבון. חלקמהנהלת החשבונות הכפולה דורשת התאמות שונות בתחומים רבים. הנהלת חשבונותכפולה, מעבר לכך שהיא מדויקת ועדכנית יותר, תהיה גם מורכבת הרבה יותרותדרוש מיומנות מקצועית.

הנהלת חשבונות היא הכלי הבסיסי ביותר שנחוץ לשם קבלת תמונה נכונה של מצב העסק. מעברלהוראות החוק המחייבות קיום מערכת הנהלת חשבונות (חד צידית או כפולה),הנהלת חשבונות חלה בעצם על כל מי שמנהל מערכות כספיות: בעסק  מסחרי, במוסדללא כוונות רווח (עמותות, ארגוני צדקה וכו') ומוסד ציבורי או ממשלתי.

אףעל פי שהחוק אינו מחייב הנהלת חשבונות על תנועות כספיות של אדם פרטי(משפחה, ועד בית, בית כנסת), הרי שדבר זה הכרחי ליעילות והצגת תמונה אמיתיתונכונה של אותה מערכת. הנהלת חשבונות במשפחה רגילה יכולה בהחלט לתת תמונהמלאה, מסודרת ועדכנית בחיי המשפחה ויכולה לסייע לה משמעותית בתכנון נכון שלהחיים.