תמונה, כידוע, שווה אלף מילים. ואם כך, מצגות יפות ומקצועיות שוות לא פחות ממיליון. זה המוטו שצריך להנחות אתכם בבואכם להכין את המצגת המנצחת, שתענה על הציפיות ותקלע בדיוק למטרה שלשמה נועדה.

מצגות משמשות כיום לכל מטרה: מצגת עסקית להצגת מוצר חדש, מצגת לימודית כחלק משיעורי בית בתיכון או אוניברסיטה, העברת הרצאה פרונטאלית או הדרכה מעשית וכמובן מצגת משפחתית להקרנה באירוע כגון חתונה, בר מצווה או מסיבת יום הולדת.

אם בחרתם להכין את המצגת לבד ללא עזרה מקצועית, ישנן מספר תוכנות אפשריות להכנת מצגות יפות שניתן להוריד מהאינטרנט. חלקן פשוטות וקלות לתפעול, וחלקן מקצועיות יותר וכרוכות בתשלום:

• Powerpoint
• Photo Story
• Photodex ProShow Producer
• 3D-Album-CS3
• Windows Live Movie Maker
• Premiere Elelments
• Vegas
• Flash Gallery Factory

ראשית, יש להגדיר את קהל היעד ומה מטרת המצגת: מכירת מוצר? לימוד חומר אינפורמטיבי? ריגוש הצופים? בהתאם לכך, יש להחליט על סגנון סולידי, שמרני, קופצני, מודרני וכן הלאה.

אם מדובר במצגת חד פעמית, שלא נידרש לעשות בה שינויים עתידיים, מומלץ להשתמש בטכנולוגיית פלאש. טכנולוגיה זו מאפשרת אפקטים רבים יותר, ויזואליים וקוליים ויוצרת מצגות יפות ואטרקטיביות יותר. מאידך, במצגת בתוכנת פאוור-פוינט, נוכל לבצע מאוחר יותר עדכונים ותיקונים, כמו הוספת דפים - מה שלא ניתן לעשות בפלאש.

מומלץ להימנע ממצגת ארוכה מדי, עם עומס מידע וטקסט. השתדלו לתמצת את הכל בכמה שפחות דפים. אם בכל זאת יש חומר רב, השתדלו לשלב אחת למספר דפים אתנחתא שאינה קשורה ישירות לנושא, על מנת לתת לצופים הפוגה.

אם עליך להציג את המצגת בצורה פרונטאלית בפני קהל, חשוב להתכונן מראש, ולהתאמן מספר פעמים על תוכן המצגת. יש להכין דברי פתיחה שיגַרו את השומעים לשמוע על הנושא וכמובן גם דברי סיום, לאחר המצגת.

הכינו לכם מראש את כל הדרוש לכם לצורך ההרצאה, ואל תשכחו בקבוק מים. כשמדברים הרבה, ובמיוחד כשמתרגשים, הפה מתייבש. חשוב להתלבש בצורה מוקפדת ולא מרושלת, ולדבר בביטחון ובקול רם. גם מצגות יפות ביותר יאבדו אפקטיביות אם הקהל יצטרך להתאמץ להקשיב להן.