השימוש בתוכנת הנהלתחשבונות חוסך זמן רב בהשוואה לניהול החשבונות באופן ידני ויעיל הרבה יותרמהשימוש בגליונות אלקטרונים. הסיבה לכך היא זו - תוכנת הנהלת חשבונות מפחיתה משמעותית הזנת נתונים מיותרים כמו פרטי הלקוח בהזמנה ולאחר מכן בחשבונית ובקבלה.

אםאתה עצמאי ללא עובדים, עם או בלי מלאי וכמות קטנה של לקוחות, לא תצטרךיותר מאשר תוכנת הנהלת חשבונות בסיסית אותה ניתן למצוא במחיר מוזל ואףבחינם. בעלי עסקים קטנים המחזיקים מלאי, מעסיקים עובדים ויש להם כמותמכובדת של לקוחות, יוכלו לחסוך זמן רב ורישומי ההוצאות והכנסות יהיומדוייקים יותר אם ישתמשו בתוכנת הנהלת חשבונות.

תוכנת הנהלתחשבונות היום הרבה יותר פשוטה לשימוש מכפי שהייתה בעבר. חלק מהגירסאות שלתוכנת הנהלת חשבונות המיועדות לעסקים קטנים אף פותחו לשימוש במיוחד עבוראנשים ללא רקע בהנהלת חשבונות בכלל.

צמצםאת מגוון האפשרויות הקיים של תוכנת הנהלת חשבונות באמצעות הכנת רשימתתכונות ופעולות בהנהלת חשבונות לעסקים קטנים שאתה תצטרך כדי לנהל את העסקשלך כמו: ניהול מלאי, מעקב מכירות, ניהול קשרי לקוחות, עריכת תקציב,אומדנים, משכורות, דיווח לרשויות המס ועוד.

יכוללהיות שכרגע אתה לא צריך יותר מאשר תוכנת הנהלת חשבונות בסיסית, אך מאחרוהשאיפה היא לגדול, הצרכים שלך מבחינת הנהלת חשבונות יגדלו אף הם, וכדאי לךלבדוק אם קיימים מודולים שניתן להוסיף בעתיד או האם ניתן לשדרג אותה לגרסהמתקדמת יותר של תוכנת הנהלת חשבונות.

תוכנתהנהלת חשבונות מקוונת היא תוכנה מבוססת ווב מאובטחת אליה ניתן לגשת מכלדפדפן או מחשב כשלעומתה המותקנת, כשמה כן היא, מותקנת על מחשב אחד בלבד.היתרון של תוכנת הנהלת חשבונות מקוונת הוא בנוחות הגישה למידע הפיננסיולרישומי הנהלת חשבונות מכל מחשב אפשרי.

איןדבר יותר טוב מאשר להתנסות בתוכנת הנהלת חשבונות טרם הרכישה. על מנתלהיווכח בעצמך בתועלתיות של התיעוד המקוון, קרא את המדריכים וההסבריםהשונים לכל אחת מהקטיגוריות השונות הנמצאות בתוכנת הנהלת חשבונות דרך כפתור'עזרה' הנמצא בגרסא החינמית.

בחישוב התקציב עבור תוכנת הנהלת חשבונות,אל תשכח להוסיף את עלות התמיכה הטכנית. קיימות תוכנות הנהלת חשבונותהמספקות תמיכה בתשלום בדוא"ל או בטלפון מרגע התחלת השימוש בתוכנה.
לעומתזאת, עבור עלות תוכנת הנהלת חשבונות לעסק קטן מקובל ואף נפוץ להעניק תמיכהטכנית ללא תשלום לזמן מוגבל, כך שאתה יכול לשאול את כל השאלות שרק יהיו לךבתחילת השימוש בתוכנת הנהלת חשבונות ללא תוספת מחיר. בתום הזמן המוגבל,תנתן לך האפשרות לשלם עבור תמיכה טכנית אחת לשנה או אחת לרבעון וכדומה.

עסקים קטנים לרוב לא צריכים את כלל האפשרויות הקיימות בתוכנת הנהלת חשבונות כמו עסקים גדולים. כפי שנאמר קודם, במידה ואפשר, תמיד תוכל לשדרג - כשזהיהיה רלוונטי לעסק שלך ולא לאיש המכירות של תוכנת הנהלת חשבונות.

הוספתאפשרויות לתוכנת הנהלת חשבונות כרוכה לרוב בתוספת מחיר ואם העסק שלך גדלבקצב מהיר מספיק בשביל לדרוש את האפשרויות הללו, המחיר כנראה יהיה מוצדק.עבור עסקים קטנים קיימות מספיק אפשרויות בתוכנת הנהלת חשבונות לספק אתצרכיהם, כך שרכישה מעבר לכך תהיה מיותרת.