בעולם כה מתפתח, מתועש ומודרני היה זה רק עניין של זמן עד גילויה שלשיטת סריקת מסמכים ותרומתה הרבה. כמו עם הטלפונים הניידים והאופן בו המצאותותמורות טכנולוגיות משנות ומייעלות את חיינו, עד כי אנו שוכחים מה היינועושים בעבר לולא המצאתם, כך גם עם סריקת מסמכים. נסו להיזכר, כיצד היינומתנהלים בעבר בעולם ללא טלפונים ניידים וראו כמה קשה המשימה. תחושה דומהעשויה להתעורר אצלכם בשעה שתתוודעו לטכניקת סריקת מסמכים. אחרי זה כבר לאתוכלו ולא תרצו לסגת אחורה.

כיום, נראה כי ישנה מגמה שהולכת וצוברת תאוצה בכל הנוגע לתחום המחשוב.חברות, עסקים ואנשים פרטיים זונחים את העיסוק בניירת אינסופית מסיבות רבותושונות. סריקת מסמכים היא אופציה נהדרת לאלה המכירים בחשיבות קיומם, אך לא מעוניינים בחסרונותשהם מייצרים. סריקת מסמכים מאפשרת הרבה יותר ממה שנהוג לחשוב. ראשית, מדוברבשטח אחסון, שאם עד כה תפס מקום זה או אחר במשרד, הוא יפונה במהרה למחשב,שם נוכחותו כמעט ואינה מורגשת. סריקת מסמכים, בדומה לקלסרים המוכרים מאפשרתאחסון מידע בתיקיות לפי חלוקה יזומה לקטגוריות, שמות מפתח ושאר הגדרותהתואמים את רצונותיכם.

מעבר ליתרון הבולט במיקום ואחסון, נראה כי אולי יתרונה הגדול ביותר שלסריקת מסמכים היא בייעול שיטת העבודה. לא עוד פתיחת קלסרים עמוסים וכבדים.לא עוד נבירה חוזרת ונשנית בניסיון נואש לאתר מסמך אבוד. לא עוד דפיםמתבלים המאיימים להיקרע. סריקת מסמכים לא מאפשרת רק את סריקתם, כי אם גםחיפוש של מילים מבוקשות ספציפיות שיעזרו לכם לאתר כל מסמך שרק תרצוובמהירות. את זאת תוכלו לעשות בקלות רבה יחסית הודות לתוכנות מיוחדותלסריקת מסמכים שיאיצו את תהליך העבודה שלכם.סריקת מסמכים מאפשרת את ייעולתהליך העבודה גם בכיוון נוסף. הביטוי "משרד ללא נייר" הינו ביטוי שגורוידוע כיום ולכיוון זה שואפות חברות רבות הן מבחינת חיסכון במשאבים והןמבחינת ייעול העבודה. בעידן בו רבים המשתמשים בתיבת דואר אלקטרוני לשליחתקבצים ולהעברת מידע, חישבו כמה קל ונוח יהיה לגשת בלחיצת כפתור למסמך הרצויולשלוח אותו לכל כתובת דואר בה תחפצו. סריקת מסמכים בדרך זו גם מזרזת הליכים שבזמן אחר היו גוזלים זמן רב יותר וגם לא מייצרת אשפה מיותרת ושומרת על הסביבה.

מקום ואחסון, עבודה מהירה ויעילה ושמירה על הסביבה כבר מנינו. אלו עודיתרונות טומנת בחובה סריקת מסמכים? ברור וידוע, כי חלק לא מבוטל של ההוצאותהכספיות קשור לציוד המשרדי השוטף הנחוץ. קניית קלסרים, מהדקים, סיכות,אטבים, שמרדפים ודפים הם רק חלק מהציוד המתבקש וקנייתם של אלה יופחתו באופןניכר בעזרת סריקת מסמכים. עניין נוסף שכדאי לציין הוא דיסקרטיות ושמירה עלפרטיות.ישנן חברות גדולות המסתייעות בשירותי סריקת מסמכים סודיים מאוד, כאשר נותן השירות במקרה זה מגיע עד הלקוח עצמו ומתפעל אתהסריקה בליווי הלקוח. לאור על האמור לעיל, נראה כי סריקת מסמכים היא דרךקלה, יעילה, נוחה וחסכונית שתשדרג את ההתנהלות היומיומית במשרד, בביתכם אובכל מקום אחר בו תוכלו ליהנות מיתרונותיה הרבים.