סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה!
נכתב על ידי: יוחאי
תאריך: 19/06/11

סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים. כל כך מדהים עד כדי כך שכיום ניתן לרכוש סורק מסמכים בסיסי במחיר של כ- 300 ₪ ולקבל יכולת עצמאית של סריקת מסמכים בארגון, בבית או במשרד.

המצאת הסורק וכניסתו לשימוש בכל משרד אפשרה למשרדים ולארגונים להפוך את מסמכי הנייר שלהם לקבצי מחשב הניתנים לשמירה, לעריכה, למשלוח ועוד.

מי צריך כל כך הרבה קלסרים?

השימוש בסורקי המסמכים המודרניים הפך כיום להיות זול לכל נפש והוא מצריך יכולת טכנולוגית בסיסית של המשתמש כדי שיוכל לבצע הליך של סריקת מסמכים.

היתרונות הרבים הגלומים בהליך סריקת מסמכים מאפשרים לחברות ועסקים בכל גודל לדלל את שטחי האחסון במשרד ולחסוך תוך כדי כך כסף רב.

במקום למלא מחסנים בקלסרים עבי כרס, רוכשים סורק מסמכים מקצועי לארכיון, מבצעים סריקת מסמכים לאחר תכנון מוקדם של הליך הסריקה, ובסוף התהליך מקבלים מעין רפליקה דיגיטלית של כל מסמכי הנייר בארגון. זה כל כך פשוט וכל כך משתלם.

מצטרפים למהפכה הירוקה

מלבד היתרון הפיננסי העצום בדילול שטחי האחסון במשרד אתם תורמים לכדור הארץ. סריקת מסמכים מסתמנת כהליך "ירוק" שמטרתו חסכון בייצור נייר, חסכון בשטחי משרד (חסכון באנרגיה הנדרשת לתפעול שטחים אלה), חסכון ברכישת קלסרים (שאף הם עשויים מעץ), חסכון באשפה ופסולת, חסכון בזמן איתור המסמך הרצוי ועוד.

איך למצוא מחט בערמה של שחת?

עצם המעבר לשיטת ניהול מסמכים (משרד ללא נייר) אתם מייעלים את העבודה בארגון שלכם. אם אתם מחפשים מסמך מסוים אך אינכם זוכרים נתונים לגביו. אתם יודעים שהוא עוסק בנושא מסוים, אתם יכולים להקליד בתוכנת הארכיון הדיגיטלי את מילת החיפוש הרלבנטית, והמחשב כבר יאתר את המסמך הרצוי מבין מיליוני המסמכים שלכם.

לחפש מילה קטנה זה לא פשוט...

דמיינו עורך דין המחפש מילה קטנה בתוך חוזה ישן (לא ממוחשב) של 300 דף. האם זה הגיוני לשבת ולקרוא את כל החוזה כדי לאתר את אותה מילה? לא יותר פשוט לסרוק את המסמך, לבצע עליו OCRולהקליד את המילה הרצויה?

חבל על הזמן (והכסף) שתבזבזו בחיפושים אחרי הנתונים הנדרשים לכם. בואו נעשה צעד נוסף קדימה. אותו עורך דין צריך לאתר את אותה מילה בחוזה ולשלוח ללקוח שלו את הדף בו היא מופיעה. לא יותר פשוט לשלוח קובץ בדואר האלקטרוני?

שרידות, רבותי, שרידות

סריקת מסמכים אינה מחייבת אתכם לוותר על מסמכי המקור, היא מאפשרת לכם לנהל בקלות ובמהירות את המסמכים שלכם במערכת ממוחשבת של ארכיון דיגיטלי מהיר.

ופרט חשוב אחרון – סריקת מסמכים מאפשרת לכם גיבוי לידע המצוי בארגון. שמירת הקבצים הסרוקים במערכות גיבוי משמרת את הידע ומגדילה את השרידות במקרה של אסון (התאומים לדוגמה). כשיש לכם גיבוי במספר אתרי משנה, אתם פחות חשופים לאסונות כגון שריפה, שיטפון, רעידת אדמה, פיצוץ וכדומה.

אם עדיין לא סרקתם את המסמכים שלכם, תתחילו לחשוב על זה. זה קל, מהיר ופשוט.

לפרטים נוספים היכנסו לאתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.


 
אודות המחבר

דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:

סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.

המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article17456.aspx