ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם
נכתב על ידי: יוחאי
תאריך: 19/06/11

סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.

חברות רבות שואפות להיות ירוקות, יעילות וחסכוניות. הן שואפות להיפטר מארכיוני הנייר, מערימות המסמכים והררי הקלסרים.

כיום ניתן להגיש מסמכים סרוקים לבתי משפט כאילו היו מסמכי מקור. שינוי החקיקה שאפשר זאת יצר מהפכה אמיתית במשרדים רבים של עורכי דין. אם ניתן להגיש מסמכים סרוקים, ניתן לחסוך שטח אכסון רב במשרד ולבנות ארכיון דיגיטלי שאינו מצריך שטח.

אם אתה מנהל חברה במתכונת של משרד ללא נייר אתה נמצא מאחור. סריקת מסמכים חוסכת כסף רב לארגון ומסייעת לייעל אותו. כשאתה עובר לשיטת ארכיון דיגיטלי אתה חוסך כסף.

איך? שטחי משרד שהיו מוקדשים לקלסרים וקרטוני מסמכים, מתפנים, ואתה חוסך בשכר הדירה החודשי, חוסך בארנונה, חוסך בהוצאות אחזקה וניקיון ועוד.

משרדים ששימשו אותך לאחסון הרי מסמכים, יכולים להתפנות. את שטח הארכיון שיתפנה תוכל להחזיר למשכיר או שתוכל לאכלס אותו לצרכים אחרים, חשובים יותר ומכניסים יותר לארגון.

המעבר לשיטת משרד ללא נייר הוא מעבר משתלם.

חסכון נוסף הנובע מהליך סריקה הוא חסכון בזמן. כשאתה סורק מסמכים ומאכסן את הקבצים במחשב, יש לך אפשרות ניהול מסמכים סרוקים בלחיצת כפתור.

סריקת מסמכים למחשב באמצעות תוכנה לסריקת מסמכים וביצוע OCR, בשילוב תוכנות ניהול מסמכים, מכניס אותך לפלטפורמת ניהול ידע. ולא פחות חשוב – כדאי שתשלב חתימה דיגיטלית שתוטבע על כל מסמך סרוק. 

כאשר אתה יוצר ארכיב מסמכים משלך, ארכיב דיגיטלי שמבוסס על אינדקס חכם, אתה חוסך בנייר. כשאתה נעזר בשירותי סריקת מסמכים לארכיון ממוחשב, אתה מייתר את הצורך לצלם או להדפיס מסמכים. לחסכון בנייר יש משמעות כספית ומשמעות אקולוגית. אתה תורם את תרומתך הצנועה לקהיליית העצים הבינלאומית.

יתרון נוסף הוא היכולת לאבטח את המידע בצורה טובה יותר. אחסון מסמכים במשרד מאפשר לכל מבקר זמני או קבוע לרגל אחר המידע החשוב לך.

דמיין מצב שבו לקחת עשרה קרטוני נייר, סרקת אותם (בעצמך או בעזרת שירותי סריקה) ואת הקבצים שמרת בדיסק אחד בודד (המגובה במספר אופנים). אם ייכנס מחר פורץ למשרד שלך, המסמכים החשובים הללו מאובטחים וחסינים מגניבה.

עוד יתרון במעבר לארכיון דיגיטלי נובע מהליך קבוע של גיבוי הקבצים. גיבויים קבועים מאפשרים לך לוודא שהנתונים שהיו במסמכים והועברו לקבצים, נשמרים ואינם נתונים לפגעי הזמן והסביבה. קבצים שמגובים בגיבוי רב שכבתי, חסינים מבלאי, מהצהבה, מקימוט ומקריעה. מסמכים לא.

סריקת מסמכים, סריקת תמונות, סריקת ספרים, סריקת מפות, סריקת שרטוטים, סריקת ציורי ילדים, כל אלה מאפשרים לקחת נייר ולהפוך אותו למוצר דיגיטלי. קובץ המאוחסן בארכיון דיגיטלי.

מה עליך לעשות?

לבחור תוכנה לניהול מסמכים (אל תתפתה להצעות של ניהול מסמכים חינם, או תוכנות סריקה חינם וכדומה), לבצע סריקת מסמכים ולהתחיל ליהנות מפירות הקדמה. והכי חשוב, שתעשה זאת עם חברה אמינה,מקצועית, מנוסה ואיכותית.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.


 
אודות המחבר

דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:

סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.

המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article17462.aspx