מזל טוב!

יש לכם סיבה למסיבה? עכשיו רק נשאר לארגן את האירוע.

מחלקת האירועים של קבוצת ליליות שמחה לשתף אתכם בכמה טיפים....

מי שכבר תכנן אירוע בחייו יודע שלפעמים זו יכולה להיות מטלה לא פשוטה, אבל אם התכנון יהיה כראוי, מובטחת חוויה מהנה. חשוב לתת את תשומת הלב והדגש גם לפרטים הכי קטנים, על מנת למנוע הפתעות במעמד האירוע ולחגוג בצורה הטובה ביותר. בסופו של דבר כל פרט ופרט יתנו את חותמם באירוע.

10 טיפים :

1- הגדירו את הצרכים שלכם

חשוב לדעת מה מטרת האירוע, מה הצרכים שלכם ואיך אתם רוצים שדברים יראו. כך תוכלו לוודא שהמקום שבחרתם אכן עונה על הצרכים שלכם. בנוסף, דרגו את חשיבות הפרטים באירוע, אולי יש דברים מסוימים שלא תתפשרו עליהם.

האם האירוע הוא עסקי או פרטי ?

באירוע עסקי - האם מדובר בכנס נטוורקינג? בכנס מכירתי עבור לקוחות פוטנציאלים? האם מדובר בישיבת רבת משתתפים סביב שולחן אחד גדול? האם מציגים מצגת? ועוד.
באירוע פרטי - האם רוצים שתהיה רחבת ריקודים, הקרנת קטעים עם סאונד, מקום להפעלות לילדים ועוד.

2- בחירת המקום

לוודא שהמקום עונה לצרכים שהוגדרו מבחינת טכנית - האם יש מקרן ומסך, האם קיים חדר

פרטי, רחבת ריקודים, מערכת הגברה. האם האוכל לטעמכם? העיצוב?

ודאו שיש פתרונות חניה באזור ודרכי גישה לאורחים מיוחדים, כניסה אחורית לאח"מים, גישה לנכים וכו'.

3- איש הקשר במקום האירוע

חשוב לוודא שלמקום יש מנהל/ת אירוע שילוו אתכם לכל אורך התהליך, יהיו אוזן קשבת לצרכים שלכם, ויגשימו עבורכם את האירוע המושלם. המפתח להצלחה הוא בתיאום הציפיות עם המקום.

4-עיתוי האירוע

מה מזג האוויר בזמן האירוע? אולי תרצו לחגוג במקום פתוח? אם אתם חוגגים אירוע בעונה לחוצה דאגו לשריין את התאריך שלכם מבעוד מועד. האם זה אירוע בוקר? צהריים? ערב? בררו האם יש ימים מוזלים יותר לחגיגת האירוע, שעות מוזלות יותר וכדומה.

5- אל תסמכו על חברים

"על טעם וריח אין מה להתווכח". אפשר ורצוי לקבל חוות דעת, אבל חשוב גם שתבדקו את המקום בעצמכם, תטעמו ארוחת טעימות. אין שום סיבה שלא תחוו את האיכות שעליה אתם הולכים לשלם, מה גם שטעמם האישי של חברכם הוא לא בהכרח הטעם שלכם.

6-תמונות יכולות להטעות

בהמשך לסעיף 5, לכו לראות את המקום שבו אתם חוגגים, את החדר הפרטי, המרפסת, את עיצוב. תמונות יכולות להטעות.

7-עלויות

תקצבו את האירוע בהתאם ליכולתכם, בדקו כי כל סעיפי התשלום והעלויות מוסדרים כדי למנוע "הפתעות" בעת התשלום. תתייעצו עם מנהל האירוע לגבי הצרכים והתקציב וסמכו עליו שיוכל למצוא עבורכם את האופציה הטובה ביותר.

8-הכירו את האורחים שלכם

דאגו לברר מיהו הצמחוני, האלרגי, ילדים או שומרי הכשרות. לא הייתם רוצים להגיע למעמד האירוע ולגלות שלמישהו אין מה לאכול. בדקו שהמקום שבחרתם נותן מענה לכך במסגרת התפריט וזה לא מצריך עליות נוספות. בנוסף, הרכיבו את תפריט האירוע כך שיתאים לכלל האורחים ולא רק לטעמכם האישי.

9-סגנון האירוע

על מנת למנוע חיפושים מיותרים, חשבו איזה סגנון אירוע אתם רוצים, בחרו את המקום המתמחה בסגנון המבוקש.

10- הקפידו לסכם הכל בכתב

הבטחות זה טוב ויפה, אבל אתם לא רוצים לסמוך על זכרונו של מנהל האירועים. הקפידו שהכול יהיה רשום בהסכם עליו אתם חותמים – תפריט, תנאי תשלום, מנות מיוחדות, אקסטרות, ציוד נלווה וכדמה. לא להשאיר דברים פתוחים באוויר.