באופן טבעי, כל מי שמנסה למכור מערכת ניהול כישרי לקוחות יעשה כמיטב יכולתו שהתכנה אשר הוא מנסה למכור לכם היא התכנה המתאימה עבורכם. עליכם מוטל לקחת את הזמן הדרוש לכם כדי להבין מהם הצרכים שלכם, ומה יישום מערכת כישרי לקוחות חדשה יכול לתרום לעסק שלכם, עוד בטרם תתחילו בחיפוש אחר התכנה.
ראשית, הגדיר לעצמכם אילו מחלקות ישתמשו במערכת ניהול כישרי לקוחות זו, וחשבו כיצד המחלקות הללו מפקדות כיום, וכיצד הן מתקשרות ביניהן. אחר כך, תוכלו להגדיר את הדרישות הספציפיות שיש לכל מחלקה בתחום של כישרי לקוחות. ערכו ניתוח של התהליכים העסקיים הרלוונטיים עבור קשרי לקוחות בכל מחלקה בפני עצמה, כדי לזהות יתרונות וחסרונות שמערכת ניהול קשרי לקוחות תוכל לתמוך בהם או לטפל בהם. הכנת הערכה כזו תעזור לכם לבחור תוכנת קשרי לקוחות שתהיה גמישה מספיק בשביל לעודד את הצדדים החזקים של העסק, ולשפר את החולשות שלו. הנה כמה טיפים שיכולים לעזור לכם:
בחרו את המוצר המתאים: בימינו, ישנן מערכות של ניהול קשרי לקוחות שיכולות להתאים לכל עסק, מכל גודל וסוג. לכן, שימו לב לכך שאתם בודקים תוכנות קשרי לקוחות אשר מתאימות למקצוע שלכם ולעסק שלכם. זכרו שמערכות ניהול קשרי לקוחות אשר עוצבו עבור חברות גדולות, לא תמיד יתאימו לחברות קטנות יותר. לתכנת קשרי לקוחות גדולה יש אינספור שימושים הגורמים לה להראות מאוד מושכת- אך כל השימושים הללו יעילים רק כאשר באמת צריכים אותם. לכן, במידה ואתם בעלי עסק קטן יותר, בחרו תכנת ניהול קשרי לקוחות אשר מתאימה לכם- ולא למישהו אחר.
התמקדו בנוחות וידידותיות למשתמש: שינוי הוא אף פעם לא קל, והעובדים עלולים לחשוש מפני השימוש בתכנת ניהול קשרי לקוחות חדשה. לכן, תכנת קשרי לקוחות חייבת להיות ידידותית למשתמש, ולספק לעובדים שימושים פרקטיים ופשוטים, שיתאימו לצרכים של כל עובד בכל מחלקה. הקפידו על כך שהעובדים יקבלו תכנת קשרי לקוחות שבאמת תעזור להם להיות יעילים יותר בעבודתם, ושהתכנה לא "תפריע" להם במגוון שימושים שונים שאין להם צורך בהם. חפשו תוכנות של ניהול קשרי לקוחות אשר מאפשרות עבודה מהירה וזורמת.
קחו בחשבון שאתם עשויים לגדול בעתיד: כאשר העסק שלכם יתחיל לגדול, גם הצרכים שלכם בתחום של קשרי לקוחות יגדלו וישתנו. בחרו מערכת קשרי לקוחות שתהיה גמישה מבחינת התפקוד שלה. מערכת שהחברה שלכם תוכל לגדול ביחד איתה, הנה השקעה לטווח ארוך, שתקל עליכם את החיים בעתיד. בחרו מערכת ניהול קשרי לקוחות שיכולה בוודאות להתאים את עצמה לגדילה עתידית של העסק ולשינויים בטכנולוגיה שהעסק ישתמש בה, שכן מערכות ניהול קשרי לקוחות מתקשרות בדרך כלל עם מערכות נוספות בחברה- אשר עשויות להשתנות עם הזמן.