הצגת הצורך

רבים משתמשים היום בדואר אלקטרוני פנים אירגוני - רב נמענים, כדי לנהל דיון או הכנה לדיון בנושא מסויים. הדואר האלקטרוני (דוא"ל) הפך לערוץ התקשורת מרכזי בארגון בזכות היותו זמין, זול, מהיר, מיידי ומתועד. 

אלו המשתמשים בשיטה זו, בוודאי מודעים למצבים בהם מנהל בארגון, יוזם דיון בנושא מסוים ומעוניין לשתף בו עוד 3 משתתפים, הוא כותב דוא"ל ומכתב את המשתתפים השני, השלישי והרביעי. המשתתף השני עונה בדואר שממוען רק ליוזם, היוזם לעומת זאת מחזיר תשובה ומכתב גם את כל שאר הנמענים המקוריים, למחרת המשתתף השלישי עובר על הדואר ומגיע לדואר המקורי. הוא עונה לו ולאחרים וכך גם המשתתף הרביעי.  כתוצאה מכך הדיון מתפצל, לא כל המשתתפים מעודכנים בכל המידע, ונוצרת אי בהירות של "מי עונה על מה". תוסיפו לכך את האפשרות של הוספת נספחים למסרי הדואר האלקטרוני שלא עוברים לכל המשתתפים, ותקבלו אוסף מצטבר של אי הבנות.

הדוא"ל, אכן ממלא את הצורך בפלטפורמה שמאפשרת לשתף ולתעד הודעות ומסרים, עם מספר רב של משתמשים, שאינם זמינים בו זמנית. עם זאת, אנחנו נתקלים באופן שוטף בחוסר הסנכרון והעדכון ולכן גם בחוסר האפקטיביות שהדיון בפורמט הזה יוצר. 

 המענה המוצע

כל אימת שרוצים לקיים דיון, פותחים משימה חדשה (במקום לשלוח דוא"ל ). משימה היא ישות בתוכנה לניהול העסק, בה מתעדים את התוכן ורושמים את המשתתפים שאמורים לקחת חלק בדיון. לחיצת כפתור והמערכת שולחת הודעת דוא"ל לכל המשתתפים עם קישור למשימה (וללא הטקסט).

כל אחד מהמשתתפים נכנס ישירות מהודעת הדואר למשימה (בעזרת הקישור) בזמנו החופשי, קורא את הטקסט המקורי וכל העידכונים שהוכנסו ע"י המשתתפים האחרים עד אותו רגע, מוסיף את חוות דעתו ומצרף מסמכים נלווים במידת הצורך, יוצא מהמשימה ושולח הודעת עדכון לשאר המשתתפים בדיון. מעבר לכך, מרגע שנשלחה המשימה, היא נרשמת ומוצגת בתוך רשימת/מסך המשימות לביצוע של כל אחד מהמשתתפים.

מה הרווחנו מזה?

• תיעוד מסודר של הדיון - הדיון המקורי, השיקולים שבדרך, ההחלטות שהתקבלו וכד' מתועדים לפי סדר כרונולוגי במקום אחד מרכזי.
• שקיפות של המשתתפים שלקחו חלק והגיבו לפניה הראשונית
• זמינות – כל אימת שהמשתמש עובר על רשימת המשימות לביצוע שלו, המשימה תהיה נגישה והוא יוכל לראות את הסטטוס העדכני שלה.
• עדכון  - בכל פעם שהדיון מתעדכן כל המשתתפים מיודעים באופן אוטומטי אין מצב שהתפספסה חלק מרשימת התפוצה.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר,

מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.