האפשרות לנהל מספר בלתי מוגבל של חברות, בעת ובעונה אחת, על אותו שרת ובאותה מערכת מידע, קיימת כמעט בכל תוכנה לניהול עסק.
עם זאת, הצורך הניהולי והתפעולי, לניהול קבוצת חברות במערכת הממוחשבת, אינו מסתכם ביכולת הטכנית של התוכנה להקמת מספר בלתי מוגבל של חברות. שכן לרוב יש קשרי גומלין בפעילות העסקית בין חברות אלו, מה שצריך לבוא לידי ביטוי בתהליכי העבודה המיושמים במערכת המידע.

לכן, אם לחברה שלך יש חברת אחות, חברת בת או בכל מקרה אחר שלעסק שלך יש צרכים רב חברתיים, נמליץ לך לבדוק את התאמת הפתרון המיחשובי לצרכים אלה במספר היבטים:

הגדרות ותחזוקה במערכת הרב חברתית

• עדכונים ושידרוגים של התוכנה מתבצעים בפעם אחת לכל החברות המוגדרות במערכת.
• הגדרת המשתמשים מתבצעת יחד בכל החברות שמוגדרות במערכת.
• הרשאות – קיימת אפשרות להעתקת הרשאות מחברה לחברה
• חוקים עסקיים (BPM) – ניתן להגדיר חוקים לחברה ספציפית וגם להגדיר חוקים לכל החברות.
• קיימת אפשרות לנהל הרשאות לפי נתונים לפי סניפים. כלומר, משתמש שמורשה לעבוד בחברה כלשהי יוכל לראות בה רק נתונים השייכים לסניף שלו.
• אפשרות להקים חברה חדשה ריקה עם אינדקסים (מוצרים, לקוחות, ספקים, חשבונות, סעיפי מאזן וכד') של חברה קיימת.
• הגדרה והפקה של דו"חות רב חברתיים
• עבודה במסכים רב חברתיים המאפשרת לצפות ולעדכן נתונים של מספר חברות מאותו מסך עבודה. לדוגמה עבודה במסך הזמנות לקוח על הזמנות שהגיעו לכלל החברות וכדומה.

הפרדה ושיתוף נתונים במערכת רב חברתית

• קיימת הפרדת נתונים מלאה בין החברות השונות.
• קיימת אפשרות לניהול נתונים לוגיסטיים משותפים והנהלת חשבונות נפרדת לכל תת חברה.
• יכולת הצגת מלאי רב-חברתי למוצר
• ממשקים אלקטרוניים -  מנגנונים מובנים לשיתוף והעברה של נתונים בין חברות, לדוגמא:  
• ממשקי ראי: בהקלדת רשומה חדשה בחברה אחת (מק"ט/לקוח/ספק וכו') נפתחת במקביל רשומה זהה בחברות היעד. כך גם, עדכון הרשומה בחברה הראשית מעדכנת את הרשומה בחברות היעד.
• ממשקי היפוך: לדוגמא: הזמנת רכש - הזמנת לקוח, תעודת משלוח - תעודת קבלה למלאי, חשבונית - חשבונית רכש.
  בהקלדת הזמנת רכש בחברה א' מספק המוגדר במערכת כחברה ב', יכולה תיפתח באופן אוטומטי, הזמנת לקוח בחברה ב' עבור לקוח שמוגדר ה כחברה א'.  

 ניהול כספים רב-חברתי  

• תמיכה בהגדרה והפקה של דו"חות כספיים רב חברתיים כחלק אינטגרלי מתוכנת הנהלת החשבונות.
• הגדרת תקרת אשראי ואובליגו רב חברתית ללקוחות, והתראות במקרה של חריגה מתקרה זו.
• שערי מטבע - עדכון מיידי ובמקביל, של שערי המטבע בכל החברות.
• פקודות יומן - בין חברות - תמיכה בהגדרה של חשבונות קשר בין חברות, ויצירת פקודת יומן אוטומטית בחברת היעד כאשר חשבון הקשר מחוייב/מזוכה בחברת המקור.  

 כותבת המאמר: קרן שרר טיבר,

מנהלת הישום בחברת אשבל טכנולוגיות המתמחה באספקת פתרונות מיחשוב ERP/WMS/CRM לעסקים מסחריים ותעשייתיים, בינוניים וקטנים בארץ ובעולם.