בקרה בארגון צריכה להיות חלק בלתי נפרד מאסטרטגיה עסקית של ארגון, השואף להצטיין ולהיות מוביל בתחומו. אז למה ארגונים עורכים בקרה רק כשמתגלה כשל במערכת, או כשהם נדרשים לכך ע"י גורם חיצוני?

בקרה בארגון- התייעלות וחסכון או בזבוז זמן וכסף?

ארגון פעיל ועובד ביעילות פירושו ארגון, שיודע לערוך בקרה בארגונו כחלק מהאסטרטגיה העסקית שלו. כלומר, הבקרה היא חלק מהעשייה בארגון והיא נקבעת עפ"י צרכי הארגון. ישנם ארגונים, העורכים בקרה פעם בחצי שנה וכאלה שעורכים פעם בשנה. ישנם ארגונים שבהם בקרה הינה פעילות חוצה ארגון, כלומר היא חלק מתוכנית העבודה השנתית. לעומתם קיימים ארגונים רבים שבתרבות הארגונית שלהם אין מקום לבקרה. מבחינתם בקרה היא בזבוז זמן ובזבוז כסף. לא מדובר דווקא בארגונים קטנים, החוסכים פרוטה לפרוטה. מדובר גם בארגונים בינוניים וגדולים (שמחזור העסקים שלהם מגיע גם ל-150 מיליון דולר לשנה) שאינם רואים את הצורך בעשייה הביקורתית.

בקרה חיצונית, הנעשית ע"י מבקר-פנים או יועץ ארגוני/עסקי נתפשת כמותרות. על אחת כמה וכמה, ארגונים ועסקים קטנים ובינוניים, חושבים שאינם יכולים להרשות לעצמם הוצאה על בקרה. עפ"י ההגדרות הקיימות כיום ארגון המעסיק עד 50 עובדים ושהכנסתו עד 50 מיליון שקל נחשב לארגון קטן. האם ארגון המגלגל 50 מיליון שקל והאחראי לפרנסתם של 50 בתי אב אינו מחויב מתוקף אחריותו לערוך בקרה פעם בתקופה כדי לבדוק את עצמו? ואם הארגון מעסיק "רק" 20 עובדים ומגלגל "רק" 15 מיליון שקל, האם אחריותו קטנה? האם הארגון מוכן לספוג בזבוז של מאות אלפי שקלים בגלל חוסר בקרה?

האם בקרה היא נחלתם של ארגונים שהסתבכו, או ארגונים המזהים בעיה ואינם מצליחים להתמודד איתה? התשובה היא, כמובן, לא. למה לזהות קשיים ובעיות, כשאפשר למנוע אותם, או לפתור אותם, כשהם עדיין פשוטים יותר?

בקרה מתקבלת כמובנה מאליה בניהול קריטי. לדוגמא: בניהול פרויקטים. במתודה המקובלת בניהול פרויקטים עפ"י ה- PM-BOK, הבקרה הינה חלק בלתי נפרד מהפרויקט על כל שלביו: החל משלב הייזום וכלה בשלב ההטמעה והסגירה. הבקרה בפרויקט מובנית ומפורטת ביותר, ואין מנהל פרויקט, שיקום ויחלוק על כך. אין פרויקט ללא בקרה מובנית, החוצה אותו לכל אורכו.

אם כן למה בארגונים רבים אין הדבר כך? במה שונה ניהול העבודה השוטפת מניהול פרויקט? על פניו נראה כי בעבודה השוטפת, בניגוד לעבודה בפרויקט אין את תחושת הקריטיות. ישנה תחושה (מוטעית מיסודה) שניתן לתקן ולשפר תוך כדי עבודה ואין צורך בבקרה שתעמוד על הליקויים ותדאג לתקנם במהירות, כמו בפרויקט. זוהי טעות, שמשלמים עליה ביוקר.

מטרת הבקרה בארגון היא לבדוק בצורה סיסטמאתית את העשייה הארגונית, ממש כמו בפרויקט. תיקון הליקויים, או עריכת התייעלות נעשים אכן תוך כדי עבודה. לא ייתכן שהמערכת עצמה, המורכבת מאנשים ומתהליכים יכולה גם לעבוד, גם לבדוק וגם לתקן את עצמה בעצמה. יש צורך בישות עצמאית (חיצונית או פנימית) שזה תפקידה הבלעדי: לבדוק ולאתר, להתריע ולפקח על התיקון.

מספר תסריטים אפשריים במקרה שהבקרה נדחית למועד בלתי ידוע (עד לעולם לא!) :
בעיות ארגוניות- לא מאותרות בעיות ארגוניות- ניהוליות חוצות ארגון.
בעיות מחלקתיות- לא מאותרות בעיות במחלקה/אגף, שעלולות לזלוג לכל הארגון ולהפוך לבעיה כלל ארגונית.
קיפאון ארגוני- הארגון קופא על שמריו, ולמרות שהוא עובד טוב ומרוויח, הוא אינו מתפתח (לאורך שנים זה יפגע בכושר התחרות שלו).
חוסר יעילות- הארגון עובד בחוסר יעילות ועלול להיות נגוע בבזבוז, המתקבל כנורמה. (יש כסף, אז מה זה משנה אם מוציאים עוד כמה עשרות אלפים/מאות אלפים, שלא לצורך).
ניהול איכות- הבקרה היא חלק מתרבות ארגונית, השואפת לאיכות. ניתן להבנות שיטות בקרה במחלקות השונות, על מנת לשמר חוזקות ולפשר חולשות.
מעילה- הסיכוי שתהיה מעילה פנימית בארגון עולה, היות והעובדים/מנהלים מכירים את התרבות הארגונית. קל יותר למעול בארגון שאין בו בקרה, זה ברור.

לסיכום: כל ארגון, גדול או קטן, המבקש הן להשתפר באופן תדיר והן להיות חלק משוק תחרותי פעיל, צריך להבין את חלקה הדינאמי של הבקרה בניהול הכללי ואת תרומתה לפיתוח הארגון ולתוצאותיו העסקיות. הבקרה בארגון היא חלק בלתי נפרד משורת הרווח הנקי, וההשפעה עליו היא לאין-ערוך.

לקריאת כתבות נוספות בנושאי ניהול לחץ כאן
מרחב- עולם תוכן לעסקים
www.merchav.co.il