לאלה מכם ששבוע אחר שבוע שוברים את הראש בבנית סידור עבודה בטח לא פעם חלפה בראשכם המחשבה: אם רק היה פיתרון קסם, אילו רק היתה תוכנת מחשב שהיתה יודעת לקחת את כל האילוצים והשיקולים שלי בהכנת סידור עבודה ופשוט להכין לי את סידור העבודה בלחיצת כפתור...
אז חברה תתעוררו, סידור עבודה אוטומטי זה לא פנטזיה. הרבה בתי עסק משבצים היום את העובדים שלהם למשמרות באמצעות תוכנות לשיבוץ. לפני שאתם קמים מהכיסא ורצים לרכוש תוכנה יש מספר דברים שכדאי לחשוב עליהם או להבין לפני:
• כאשר אנחנו מעבירים את אחריות השיבוץ לתוכנה אנחנו חייבים לוודא שהתוכנה מסוגלת "להבין" את הצרכים שלנו עד הסוף – שיבוץ עבודה אוטומטי שיתן רק חלק מהתוצאה יצור לנו יותר עבודה מאשר הקלה. כשאנחנו עושים את סידור העבודה בראשינו מבלי לשים לב אנחנו עובדים לפי חוקיות מוגדרת: אנחנו לא נשבץ עובד למשמרת שהוא ביקש לא לעבוד בה במידה ויש אלטרנטיבה אחרת, נעדיף לפזר את העובדים החזקים בצורה שווה בסידור על מנת ליצור כוחות נכונים ואולי גם נבחר לשבץ את העובדים שאנחנו אוהבים למשמרות הטובות יותר. אם לא תוכלו להעביר את המידע הזה לתוכנה במלואו לעולם לא תקבלו שיבוץ עובדים שיהיה לשביעות רצונכם.
• סידור עבודה ממוחשב צריך להקל עלינו בעבודה היומיומית לא פעם אנחנו מתמודדים עם עובדים שלא נותנים מספיק אופציות לשיבוץ בלוח הזמינות שלהם. על מנת למנוע את המילחמות המיותרות האלה צריך לוודא שיש אפשרות להגדיר במערכת מה מותר ומה אסור לעובדים לבקש בדף הבקשות וכמובן שחשוב שתיהיה לנו האפשרות ליצור הגבלות שונות לעובדים שונים בהתאם להסכמי העבודה.
• שיבוץ עבודה הינה מלאכת מחשבת, אין תוצאה אחת נכונה אלא מספר אפשרויות. תוכנת המחשב יכולה להציג לכם תוצאה שהיא נכונה, כלומר, חוקית על בסיס ההגדרות שלכם אולם זו לא בהכרח תיהיה התוצאה הטובה ביותר האפשרית. גם למחשב החזק ביותר לוקח זמן כדי לבצע את הבדיקות הדרושות ולהשוות בין מספר תוצאות. תנו למחשב לעבוד כדי שאתם תוכלו לנוח. ככל שהאלגוריתם יהיה יותר עמוק ויבצע יותר בדיקות כך זמן ההשקעה שתתצטרכו לתת בתיקון השיבוץ יירד, הריי כל אחד שהכין סידור עבודה בחייו יודע שכל שינוי הכי קטן משפיע על כל כך הרבה פרמטרים
• חשוב לזכור סידור העבודה הוא לא התפקיד העיקרי שלנו, סידור עבודה הוא בדרך כלל רק לוואי של התפקיד על כן יש לשים לב שממשק התוכנה שאנו בוחרים לרכוש ידידותי עבורנו ונוח לשימוש, המידע חייב להיות זמין ונגיש בצורה קלה ופשוטה על מנת שנוכל לבצע שינויים ולמצוא פיתרונות לבעיות שצצות במהלך שבוע העבודה כמו עובדים שנעדרים ממשמרות בשל מחלה.
• שיבוץ משמרות זה עניין דינאמי הביקושים משתנים צרכי העבודה משתנים ואופי העבודה משתנה לעיתים שליטה מלאה במסכי הגדרות הינה הכרח על מנת להינות ממערכת שגדלה ומשתנה עם האירגון, לא תירצו לרכוש מערכת שלא עומדת בקצב שלכם. אחד הדברים הבעייתים ביותר ברכישת מערכת לשיבוץ עובדים בפרט ומערכת מחשוב בכלל הוא השיעבוד לספק התוכנה. תוודאו שיש לכם גישה מלאה להגדרות ואפשרות לבצע שינויים באופן עצמאי ללא תלות בספק שלכם או בכתיבת קוד תיכנותי סעיף זה הוא קריטי כדי שלא תופתעו מעלויות פיתוח נוספות הנובאות משינויים אירגוניים ושלא תהיו תלויום בלוח הזמנים העמוס של הספק שלכם.