הפקת כנסים היא תפקיד חשוב בכל ארגון גדול. בעבר התפקיד נפל בעיקר על מחלקות משאבי האנוש בתוך החברות השונות אך כיום, בשל האפשרות לעבוד עם מפיקי אירועים מקצועיים, כל הנושא של הפקת כנסים נותר בתוך המחלקות הפנימיות של הארגון.

כך לדוגמא, אם מנהל השיווק מחליט לארגן כנס לקוחות, כיום הוא כבר לא יגלגל את הנושא אל פתחה של מנהלת כח האדם, אלא ימנה אחד מעובדיו שינהל את הפקת האירוע. יחד עם אנשי המקצוע המתאימים, זה לא יהיה כל כך קשה.

אם אתה הוא האדם שתפקידו לוודא שהאירוע יוצא לפועל בצורה הטובה ביותר- השורות הבאות נכתבו בשבילך. קודם כל, לפני שניגשים להרים את הטלפון, עלינו לשבת עם הממונה - הגורם אשר הטיל עלינו להוציא את האירוע לפועל - ולברר איתו מספר דברים.

דבר ראשון, חשוב שנבין היטב מהי מטרת האירוע. הפקת כנסים היא אומנות אשר באה לשרת היטב את האינטרסים של הארגון העורך את האירוע. לכן חשוב מאוד שלפני שנתחיל לבצע פעילות כלשהי, נבין היטב מה עומד מאחורי הכנס ונוכל לפעול בהתאם. הפקת כנסים מקצועיים לדוגמא, תהיה שונה מאוד מיום כיף לעובדים או מכנס לקהל הלקוחות שלנו.

לאחר שהבנו מהי מטרת הכנס, עלינו להבין מיהו הקהל אשר אמור להשתתף בו ומה האופי שלו. האם זהו קהל חילוני או חרדי, האם מדובר באנשי מכירות או אנשים שאנו מעוניינים למכור להם את מוצרינו.

להגדרת קהל היעד יש חשיבות מכרעת ומומלץ לוודא שאנחנו מגדירים אותו בצורה המדויקת ביותר שניתן. ככל שההגדרה תהיה טובה יותר, כך נוכל להפיק כנס ממוקד יותר, שיקצור הצלחה גבוהה יותר.

עכשיו הגענו לנושא הכאוב ביותר- התקציב. הפקת כנסים נעה על קשת גדולה מאוד של עלויות כספיות. כנס שייערך באחד מאולמות החברה יהיה שונה מאוד בעלויותיו מכנס שייערך בלובי של בית מלון. זה יהיה שונה לחלוטין מכנס שייערך באולם הרצאות מקצועי.

גם לכל נושא המזון, המרצים והפעילויות יש השפעה עצומה על התקציב ואין הפקת כנסים שאינה תלויה בתקציב בראש ובראשונה. לכן, וודאו - לפני שאתם מתחילים להרים טלפונים - שאתם יודעים בדיוק מה עומד לרשותכם.

אם זאת הפעם הראשונה שאתם עוסקים בנושא מאין זה, מומלץ שתתקשרו אל מכרים שלכם, שכבר עשו דברים דומים על מנת לקבל מהם המלצות. כך תוכלו לקבל המלצות או אזהרות לגבי מפיקי אירועים מסוימים. כמו כן תוכלו להתרשם לגבי אתרים אפשריים לכנס ואופי הפעילות מולם, לקבל רעיונות יצירתיים ובגדול ללמוד מניסיונם של אחרים.

הדבר האחרון הוא כמובן לבחור גוף שמקצועו הוא הפקת כנסים, או מפיק אירועים עצמאי שיפיקו עבורכם את האירוע. מומלץ כאמור לשאול מכרים שכבר עשו אירועים דומים לגבי המלצות ואנשי מקצוע משובחים.

כמובן שהאינטרנט הוא מקור איתן למציאת חברות וגופים רבים אחרים שמקצועם הוא הפקות אירועים וכן הפקת כנסים. בכל מקרה, לא משנה במי תבחרו, חשוב שטרם ההחלטה הסופית תפגשו עם איש המקצוע ותתרשמו ממנו באופן  אישי פנים אל פנים. בהצלחה.