מערכת שיתוף המידע היא התפתחות, שחלה בשנים האחרונות, למערכת ניהול המשימות בארגון. מערכת המשמשת ככלי ניהול חשוב, בכל הקשור לטיפול במשימות שונות והעברתן בין ההנהלה לעובדים ובין העובדים לבין עצמם.

תוכנה להנהלת חשבונות בעסק המודרני היא בפועל כלי הניהול המרכזי שלו. מכאן מתבקש השילוב של מערכת שיתוף מידע כחלק מתוכנת הנהלת החשבונות.

עד לעת האחרונה שימשה מערכת ניהול המשימות לתיעוד פעילויות שונות של אנשי הארגון. פעילויות יכולות להיות פגישות ואירועים אחרים המתועדים ביומן הארגוני, שאנשי הארגון לוקחים בהם חלק, או נושאים שיש לטפל בהם כאשר דחיפות הטיפול נקבעת לפי העדיפות שמיחסים לכל אחד ואחד מהם.

כבר במתכונתה הבסיסית מתקיימים במערכת ניהול המשימות המרכיבים הבסיסיים של מערכת שיתוף מידע, משום שלכל אנשי הארגון עם ההרשאות המתאימות יש גישה לפגישות והאירועים המתוכננים של כל אחד ואחד מאנשי הארגון, כמו גם גישה לנושאים שאמורים להיות בטיפולו.

בשנים האחרונות נוספו למערכת ניהול המשימות היכולות של ניהול סטטוסים לכל פעילות כך שניתן לעקוב על התקדמות הטיפול בנושאים העומדים על הפרק. יכולות נוספות שהתווספו לפעילויות:

• קישור לפעילויות של מסמכים שונים (ATTACHMENTS) שאמורים להיות נלווים לפעילות
• אפשרות לקשר לפעילות פעילויות המשך, כך שאם הפעילות הייתה פגישה שבעקבותיה יש לטפל במספר נושאים, אפשר לקשר לפעילות את נושאי ההמשך הללו ולעקוב על הטיפול בהם.
• הפיכת הודעת דואר אלקטרוני למשימה ישירות מתיבת הדואר של המשתמש
• משלוח הקישור לפעילות בדואר אלקטרוני לכל המשתתפים הרשומים לפעילות "בלחיצת כפתור"

לתיעוד (האזור להקלדת טקסט) של המשימות נוספו יכולות כמו:

• רישום טקסט עם חתימה אלקטרונית של המשתמש רושם הטקסט כך שניתן לעקוב בתיעוד (בגוף הטקסט) על "התפתחות הטיפול" בפעילות.
• רישום קישורים אינטרנטיים ואינטראנטיים בתוך הטקסט של הפעילות לרבות קישורים פנימיים של המערכת למסמכים שונים במערכת כמו חשבוניות, תעודות משלוח, פעילויות אחרות וכו' שמאפשרים "דילוג" אליהם "בלחיצת כפתור".

יכולות אלה הופכות תוכנות הנהלת חשבונות שיש בהן ניהול פעילויות ומשימות, למערכות שיתוף פנים אירגוני עם פוטנציאל לשינוי מקיף של כל שיטת העבודה והתקשורת הפנים אירגונית.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.