כיום, שירות עבור הלקוח הוא אחד האמצעים החשובים ביותר והמועילים ביותר עבור הגדלת מספר הלקוחות ושמירה על לקוחות קיימים. ניהול קריאות שירות מקצועי מאפשר את הגדלת האמון של הלקוח בחברה ומאפשר קשר אינפורמטיבי בסיסי השומר על הליך תקשורי שותף ויעיל בין החברה לבין הלקוח.

שירות אמין מעניק ללקוח שלווה ורגיעה. כעת יש לו זמן עבור פעילות אינטנסיבית יותר במישור בו הוא מעוניין לפעול. ניהול קריאות שירות מקצועי מאפשר ללקוח שליטה ל כל מה שמתרחש בחברה שלו ללא דאגה מיותרת. מי שמתחיל לעשות שימוש במערכת ניהול קריאת שירות, לא מבין איך התנהל קודם לכן.

לב העניין של ניהול קריאות שירות הוא העשייה למען. חברות אשר מעניקות ללקוחות שלהן שירות, מבצעות מעקב יישום יומי של קריאות הנכנסות למשרד. בקצב החיים המסחרר כיום, בקצב המידע כיום, יש צורך בניהול קריאות שירות אורגן ומסודר עבור חברה המכבדת את עצמה ושמה לעצמה כמטרה את לקוחותיה בעדיפות ראשונה.

למה לא רישום ידני?

משרד גדול ומתפתח לא יכול להרשות לעצמו רישום ידני במחברת מעקב פשוטה או לוח מודעות נזיל ומשנה. מידע חייב להיכנס למערכת ניהול קריאות שירות רחבה על מנת לספק פתרונות מידיים עבור כל קריאה וקריאה של הלקוחות ובמהירות. מערכת ניהול קריאות שירות יכולה להיקרא מכל מחשב כולל בבית. המערכת יכולה לספק מידע עדכני עבור המשך טיפול בכל מצב. עובדה זו מאפשרת שירות מקצועי.

ניהול קריאות שירות מאפשר את היתרונות הבאים:

·         גיבוי מידע: גיבוי מידע יומי מהיר, ניהול וצפייה במערכת בזמן אמת מכל מחשב, ארכיון קריאות מאורגן.

·         נוחות תפעול יעיל: המערכת מאפשרת דו"ח קריאות מסודר בו קיים חיפוש פנימי במאגר הקריאות וחיפוש ומציאה נוחים של כל קריאה שהתבצעה.

·         מעקב אחר פעילות שותפת כגון מענה עבור קריאה מידית, ציון סטאטוס הקריאה וכדומה.

·         בקרה אחר פעילות שותפת כגון רישום מסודר של קריאות על פי תאריכים.

·         תכנון אופציונאלי: ניהול שירות של שיחות עתידיות, ביצוע התרעות וגם תזכורות.

·         עדכון למייל באופן אוטומטי של בעל החברה עבור כל הוספת קריאה מלקוחות.

המאמר נכתב בחסות חברת Dreamview העוסקת בתחום בניית אתרים .