מחלקת מערכות מידע מהווה חלק בלתי נפרד מכל עסק מודרני. השימוש בטכנולוגיה מתקדמת הפך לבעל משמעות גדולה בתפקודו התקין של העסק, ברמה שעלה הצורך להקים אגף נפרד עבור כל הנושאים הקשורים במידע, מיחשוב ואינטרנט. המון משאבים מופנים אל אגף מערכות המידע, ואלו משאבים שניתן היה לפזר אותם בין אגפי הליבה של העסק. כדי לנצל את המשאבים נכונה, ניתן להעביר את ניהול האגף לחברת מיקור חוץ.

מיקור חוץ מביא להאצלת סמכויות

אגף מערכות מידע מטפל בדרך כלל בניהול המידע תחת מערכת ממוחשבת עבור העסק, ותפקיד המערכת הוא ניהול המידע, עיבודו, אחסונו, ושליפתו בעת הצורך. מערכות מידע יכולות לפעול בכל תחום – תעשייה, כלכלה, גיאוגרפיה וכיו"ב – ונועדו בעיקר לביצוע פעולות או לשם איסוף נתונים שלאחר מכן יהוו שיקול בקבלת החלטות.

מיקור חוץ פותר את בעית כוח האדם

המורכבות הרבה של מערכות מידע יכולה להוביל את בעל עסק להעביר את ניהל האגף לחברת מיקור חוץ. מערכות מידע הן דבר מורכב ומסועף, ורק אנשי מקצוע מנוסים יודעים כיצד להתמודד עם מערכות מורכבות אלו. הטכנולוגיה המתקדמת מחייבת את צוות האגף לתחזק טוב טוב את המערכות, ולהבין כמעט כל היבט שבהן. אנשי מקצוע מנוסים מחברת מיקור חוץ יכולים לחפות על מחסור בכוח אדם מנוסה, ולנהל את המערכת בצורה תקינה ונכונה.

תקצוב מערכות מידע – לא תמיד ברור כשמש

בנוסף למורכבותן, מערכות מידע דורשות תקצוב מסוים שלא תמיד ניתן לדעת אותו מראש. עסקים מסוימים לא תמיד יודעים מהו התקציב הדרוש עבור התנהלות תקינה של מערכות מידע, ולא יכולים לאמוד את גובה ההוצאות הכרוכות בניהול האגף. חברה חיצונית שתנהל את האגף תספק לעסק אנשי מקצוע מיומנים שינהלו את התקציב, ידאגו לפיקוח הדוק בנושא, וישמרו על גובה ההוצאות בהתאם לתקציב שניתן להם. בהקשר הזה ניתן לומר כי ניהול אגף מערכות המידע דרך מיקור חוץ הוא לרוב זול יותר מאשר ניהולו באופן עצמאי.

האגף למערכות מידע, על כל היבטיו והבעיתיות שבו, הוא אחד האגפים החשובים בעסק. בעידן המיחשוב המודרני, כמעט ולא ניתן לנהל עסק ללא אגף המרכז את פעילויות המיחשוב, ועל כן יש להביא להתנהלותו התקינה, תוך שמירה על בריאותו הכללית של העסק.