ההחלטה להעביר יום עיון בנושא מסוים ודאי נעשית לאחר מחשבה על הפרטים השונים הכרוכים בארגון יום עיון. התכנים שיועברו כבר ידועים ומוכנים, קיים קהל אשר עתיד להגיע, אך המיקום בו ייערך האירוע עדיין אינו ברור. יש צורך במציאת חלל המתאים למספר גדול של אנשים, חדר המאובזר באמצעים בהם יש צורך להשתמש לצורך ההרצאות וכן מיקום בעל גישה נוחה אשר יאפשר לקהל להגיע ליום העיון.

טוב לדעת כי קיימת אפשרות של השכרת כיתות. השכרת כיתות מאפשרת לכל אדם או ארגון למצוא חדרי הרצאות או כיתות לימוד ולהשכיר אותן למטרותיו השונות. במקרה של יום עיון יש צורך לבדוק מה מכילה הכיתה. באם מדובר על כיתה המציעה אמצעים שונים המסייעים להעביר הרצאות, כגון מסך ומקרן, לוח מחיק ומערכת שמע. כמו כן, יש חשיבות לבדיקה כמה נוחה הכיתה לשהייה, האם מדובר בחדר המשרה אווירה נעימה ורגועה שיכולה לסייע לריכוז במהלך יום העיון.

בעת השכרת כיתות יש חשיבות גם לאווירה כולה הקיימת באיזור בו ייערך יום העיון. מקום שקט ונעים יאפשר לקהל עוד טרם להרצאה או במהלך ההפסקות ליהנות מאווירה נעימה. כמו כן, חשוב מאוד שיהיה שקט ונוח במהלך ההרצאות על מנת לוודא שהפרעות שונות לא יפריעו לריכוז קהל השומעים ולמהלכו של יום העיון.

ניתן להשכיר כיתות לימוד המתאימות לעשרות אנשים. גודלן של כיתות לימוד חשוב שכן ניתן לוודא כך שלקהל הרב שיגיע ליום העיון יהיה מקום נוח להאזין בו להרצאות השונות. במידה ומדובר על יום עיון המצריך שימוש במחשבים מצד הקהל המגיע, קיימת אפשרות להשכרת חדרי מחשבים. כיתות לימוד המאובזרות במחשבים אישיים רבים מאפשרות להעביר הדרכה או הרצאה כך שהקהל המאזין יוכל ליישם את הנאמר אל מול מחשב אישי ולראות במו עיניו כיצד לבצע את הפעולה.
גם בעת השכרת חדרי מחשבים, כמו חדרי הרצאות, יש חשיבות רבה לכך שיהיה מדובר בחדר נוח ומאובזר כך שמאפשר להעביר את ההרצאה על הצד הטוב ביותר.
חדרי מחשבים או חדרי הרצאות נוחים ומתאימים למספר האנשים ולתכנים המועברים הינם חשובים מאוד ומהווים חלק גדול בהצלחת יום העיון.

חברת HiClass מציעה השכרת כיתות, חדרי הרצאות וכן חדרי מחשבים. ניתן להשכיר את החדרים לצורך ביצוע יום עיון, השתלמות, הדרכה ומטרות נוספות. החדרים ממוקמים בהרצליה, באיזור שקט ונוח המאפשר העברת תכנים באווירה נעימה.