עסקים רבים ועוסקים רבים עובדים כיום מביתם בנוחיות רבה ואינם נזקקים כלל למשרד, אך כל מערכות השלטון, המערכות הציבוריות והמערכות המסחריות הגדולות (ופעמים רבות גם הקטנות) עדיין מתנהלות מתוך משרדים ומעסיקות עובדים במשרדים. כאז כן עתה, ריהוט משרדי הוא עמוד השדרה של המשרד. במונח ריהוט משרדי אין אנו מתכוונים עוד לשולחנות וכסאות בלבד – במונח ריהוט משרדי אנו כוללים את כל מגוון המתקנים שמכיל המשרד כיחידה עובדת. ריהוט משרדי כולל כמובן את שולחנות העבודה ה"קלאסיים" והכסאות שלפניהם; ריהוט משרדי כולל שולחנות ייעודיים (לישיבות, לשרטוט, לקבלת קהל, למחשב); ריהוט משרדי כולל מגוון ארונות לאחסון ציוד, ארונות מגירות קטנים וגדולים, ארונות הזזה ועוד; ולמעשה, ריהוט משרדי כולל גם רהיטים שאינם נראים "משרדיים" כלל אך נמצאים במשרדים רבים – כורסאות לאזורי המתנה, פינות מיוחדות לפעילויות נלוות, שידות וארונות משולבים, ואפילו פינות טלוויזיה ורהיטי מטבח. ריהוט משרדי הוא אם כן שם כולל לכל סוג ריהוט שמשרד מודרני זקוק לו.
ריהוט משרדי נבדל מריהוט רגיל בכמה תכונות: קודם כל, ריהוט משרדי מיוצר בדרך כלל בסדרות גדולות. הסיבה לכך היא פרקטית – חברות ומשרדים גדולים רוצים עיצובים של ריהוט משרדי אחיד במראהו ובתכונותיו. משרד גדול או איזור עבודה גדול שבו ריהוט משרדי בצורות שונות, עיצובים שונים ובצבעים שונים עלול לגרום תחושת "אי שקט", וזו עלולה להפריע לעבודה יעילה; על כן יעדיפו מעצבי המשרד ריהוט משרדי בעל עיצובים שקטים ואחידים. הדבר תורם גם לתחושת השוויון – כאשר לעובדים שונים יש ריהוט משרדי דומה, הדבר מונע קנאה וחיכוכים מיותרים. גם שינוי משרדים והזזתם קלים יותר כאשר נמצאים בהם ריהוט משרדי דומה או אפילו זהה.
החזקת שטחי משרד גדולים מהווה מעמסה תקציבית גדולה על כל חברה, ולכן נעשים מאמצים גדולים לצמצם שטחים אלו וליעל את השימוש בהם. כאן באים לידי ביטוי יתרונותיהם של ארונות הזזה לסוגיהם השונים: ארונות הזזה קטנים שמתלוים לשולחן העבודה לשם אחסון מסמכים וחפצים; ארונות הזזה לחדרי ישיבות שצמודים לקירות ואינם גוזלים שטח רב; ארונות הזזה שטוחים למסדרונות שחוסכים מקום רב; ארונות הזזה למטבחים ולחדרי שירות שמאפשרים החסנה מסודרת ויעילה של חומרים שונים; ארונות הזזה לחדרי מנהלים שמעוצבים בצורה מכובדת יותר מאשר ארונות הזזה פשוטים; ואפילו ארונות הזזה גדולים וניידים לחדרי ארכיב וארכיון. כמו שאר הסוגים של ריהוט משרדי למינהו, גם ארונות הזזה חייבים להשתלב במראה הכללי ולשדר מסר כללי של איכות, אמינות ויעילות. ריהוט משרדי מתאפיין אם כן ביעילות, בשימושיות, בעיצוב פונקציונלי, במודולריות, בקשיחות מבנית ובעלות נמוכה; יחד עם זאת, ריהוט משרדי אינו חייב להיות קודר ואינו חייב להיות אחיד – ריהוט משרדי למשרד המודרני משלב את כל התכונות הללו עם מראה נאה ומושך את העין.
ריהוט משרדי שונה מריהוט ביתי גם באיכותו: מצד אחד, אין טעם להשקיע כסף רב בקניית ריהוט משרדי שיחזיק מעמד עשרות שנים ויעבור בירושה מדור לדור, כפי שנעשה בריהוט ביתי; מהצד האחר, ריהוט משרדי חייב להיות חזק ועמיד בצורה שתתאים לעבודה אינטנסיבית, שכן שום משרד איננו רוצה להשקיע זמן ואנרגיה בתיקון ובהחלפה מתמדת של ריהוט משרדי שהתקלקל. הפתרון לדילמה הזאת נמצא בשימוש בחומרים זולים וחזקים לבניית ריהוט משרדי עמיד ויפה, ובעיקר בשילוב של עץ ומתכת.
ריהוט משרדי מתאפיין במגוון פתרונות מודולריים לצרכים המיוחדים של המשרד: ריהוט משרדי למנהל שונה במהותו מזה של הפקיד הזוטר או העובד הפשוט, שכן עליו לשדר יוקרה ואמינות; ריהוט משרדי לחדר הישיבות שונה מזה המיועד לחדר רגיל, שכן עליו לשרת מספר רב של אנשים ולאפשר מצגות ודיונים; ריהוט משרדי לצורכי קבלת קהל שונה מזה המיועד לעובד העצמאי; וכן הלאה - כל סוג של ריהוט משרדי חייב להתאים לשימוש המיועד לו, ויחד עם זאת חייב ריהוט משרדי לסוגיו ליצור תחושת אחידות ויצירתיות.