CRM משמשת ככלי מכירתי בעסקים רבים. בעזרת תוכנת CRM, אנשי המכירות יכולים להפוך לקוחות פוטנציאליים ללקוחות נאמנים. כל התהליך של הטיפול בלקוח, מתבצע ומתועד בתוכנה: היא מארגנת באופן מסודר את כל הפניות שהתקבלו מלקוחות וכיצד הן טופלו. הסדר המופתי מעניק לעסקים אלו יתרון רב על פני המתחרים.
עסקים שאין להם מערכת CRM, עשויים לפתח שגרה יומיומית של בלגן. הם עלולים בטעות להתעלם מלידים שהגיעו אליהם, לטעות ולפנות ללקוח בשם של לקוח אחר, לשכוח במה הלקוח מתעניין וכו'..
תוכנה טובה עושה יותר מאשר ניהול קישרי לקוחות. נכון שמדובר בעניין חשוב, אך אל תשכחו, כי מערכת CRM צריכה לשמש לא רק כמאגר של נתונים ואנשי קשר. היא צריכה להיות כלי עזר חשוב בידיהם של אנשי המכירות, לסייע להם לסגור עסקאות, לנבא מכירות עתידיות ועוד.
מה מבדיל תוכנות CRM טובות מתוכנות לא מוצלחות?
התוכנה צריכה לתקשר עם הדוא"ל. התקשורת הזאת מבטיחה טיפול מוצלח בלידים. תוכנות שלא מתקשרות עם המייל, יתישו את משתמשיהן במהירות. למי יש כוח לעשות "העתק-הדבק"? תוכנות שמתעלמות מהשימוש במייל הן ללא ספק מיושנות.
בנוסף, תוכנת קישרי לקוחות מוצלחת צריכה לייבא ולייצא בקלות מידע. זאת, כדי למנוע מצב שכל האינפורמציה מפוזרת ולא מאורגנת, מצב שהוא שכיח במיוחד בעסקים קטנים. באמצעות תוכנה טובה, אנשי המכירות יוכלו לחלוק מידע ביניהם בצורה קלה ופשוטה. לעיתים, תהליך המכירות מתחיל משיחה יזומה ללקוח. לעיתים, האדם אשר מבצע את השיחה, הוא לא האדם אשר יגיע לפגישה עם הלקוח. לכן, יש צורך בתקשורת נוחה וקלה בין אנשי המחלקה.
התוכנה צריכה לכלול מאגר זיכרון גדול. מאחר ועסקים קטנים לעיתים צומחים, גם מאגר המידע עשוי לתפוח למימדי ענק.
התוכנה צריכה לאפשר אינטגרציה עם תוכנת ניהול מלאי - תוכנה טובה צריכה גם לספק מידע אודות המלאי הזמין של העסק. שימוש בתוכנה נפרדת, אשר מתעדת את המלאי, הוא מסורבל ולא נוח.
התוכנה צריכה להציע פתרונות ייחודיים לעסקים קטנים - כאשר הדבר מגיע לתוכנת CRM, צרכים של עסק קטן שונים מאוד מצרכים של עסק גדול. עסק קטן בדרך כלל לא יכול להרשות לעצמו להחזיק מחלקת IT (מחלקת תוכניתנים). לכן, הוא זקוק לתוכנת קישרי לקוחות, אשר מעניקה פתרונות ייחודיים יותר.
בנוסף, חשוב שהמחיר של התוכנה יהיה נוח, במיוחד כאשר מדובר בעסקים קטנים, אשר אינם יכולים להרשות לעצמם רכישה של תוכנה במאות אלפי שקלים. ישנן תוכנות קישרי לקוחות מצוינות בשוק, אך רבות מהן מגיעות עם תג מחיר אסטרונומי.