כשמדברים על הפקת אירוע עסקי יש להתייחס להשפעה של האירוע על תדמית העסק, האירוע משמש כמבחן בעבור בעלי העסק ואפשרות לעצב מחדש את התדמית וליצור רושם. הפקת אירועים עסקיים מתייחסת לאירועי השקה, אירועים לעובדים, אירועים של גופים ציבוריים ושאר טקסים, מסיבות, טיולים וימי גיבוש וכייף לעובדים, לספקים וללקוחות.

מנהלים שנכחו בעבר באירועים עסקיים או עסקו בהפקת האירוע יודעים כי מדובר בשעות ארוכות של עבודה, המנהלים באירוע משמשים כמארחים, אין להם רגע אחד של מנוחה, עליהם להשגיח על הספקים, ליצור קשרים עם לקוחות וספקים ולכוון את האינטראקציה בין העובדים. שכירת שירותי הפקת אירועים עסקיים פוטרת את מנהלי החברה מחלק מהדאגות, צוות ההפקה יסייע בהפקת האירוע, תיאום בין כל הספקים, הכנות במקום ביום האירוע, הפצת הזמנות, הסעות, אבטחה ושאר שירותים וסידורים.

מתי כדאי להפיק אירוע?

הפקת אירועים עסקיים נהוגה בכמה מועדים עיקריים בשנה : עונת הקיץ, חגי תשרי ותקופת חג הפסח, חברות צעירות נוהגות להפיק אירוע לעובדים גם לקראת סיום השנה האזרחית או חג פורים. האירועים משמשים לגיבוש העובדים, חיזוק תחושת השייכות והעברת מסרים של הערכה. האירועים מעניקים לעובדים ערך מוסף שמעורר בהם מוטיבציה להמשיך לעבוד במלוא המרץ. בעידן התחרותי בו אנו חיים יש להקפיד להעניק לעובדים תמריצים וערך מוסף, ללא בונוסים וערך מוסף ינדדו העובדים אל חברות אחרות שמציעות תנאים טובים יותר.

אירועים עסקיים כדאי יהיה להפיק גם לאחר מעבר של בית העסק למקום חדש, סגירת עסקה גדולה או מיזוג עם חברה חדשה והשקת מוצרים חדשים. העובדים בחברה עובדים שעות ארוכות לקראת השקת המוצר או סגירת עסקאות גדולות, בעזרת האירוע מוקירה החברה את עבודתם ומעניקה להם את הכבוד שמגיע להם.

הפקת אירועים עסקיים – רעיונות מיוחדים

בעלי עסקים רבים חוששים מפנייה לתחומים חדשים, הם מארגנים בכל שנה את אותו האירוע, באותו המקום, עם אותם האורחים ואותם שירותי קייטרינג. השפע שמציע היום השוק הישראלים בתחום הפקת האירועים מאפשר הפקת אירועים עסקיים בלתי נשכחים בכל תקציב. בשלב הראשון להפקת האירוע כדאי יהיה להגדיר את קהל היעד, חשבו האם ברצונכם להפיק אירוע לעובדים בלבד או אירוע משפחתי בו יוכלו העובדים להביא עמם את בני המשפחה והילדים.

ערבים מיוחדים לכל המשפחה יוצרים התרגשות מיוחדת ואווירה של גאווה ושייכות, העובדים נהנים להציג את בני משפחתם לעמיתיהם לעבודה, ולהתגאות בחברה שמעניקה להם את האירוע המיוחד. אלו שמבקשים הפקת אירוע עסקי מיוחד יוכלו לבחור אתרים על חוף הים, חלקות יער מתאימות לאירוע, אוהל בדואי גדול, אווירה של קרקס, מסיבת שנות ה-60, אירועים לצפייה משותפת במשחקי ספורט חשובים ועוד.

אירועים לקידום תדמיתי, השקת מוצרים וגיוס לקוחות דורשים הכנות אחרות, מנהלי החברה משמשים בערב מסוג ה כמארחים, עליהם להקפיד על לבוש הולם, קו אחיד, התייחסות לכל לקוח וספק והקפדה על כל הפרטים הקטנים. באירועים כה חשובים ורגישים יש למקום להסתייע בשירותי הפקת אירועים, כל טעות קטנה עלולה לגרור הפסדים ובעיות תדמית.