באופן כללי, הנהלת חשבונות מלווה כל עסק או כל גוף חשבונאי הזקוק לתיעוד תנועותיו הפיננסיות. גופים כאלה הינם בדרך כלל חברות או ארגונים, עצמאיים בעלי מקצועות חופשיים או בעלי עסקים, המוגדרים בפני רשויות המס באחת הקטגוריות של עוסק מורשה, עוסק זעיר או עוסק פטור. קיימות שתי שיטות של ניהול חשבונות, האחת הנהלת חשבונות חד צידית, והשנייה הנהלת חשבונות כפולה. שיטת ניהול החשבונות המתאימה לעסק או חברה ספציפיים נקבעת  ע"י תקנות מס ההכנסה, האומרות ששיטת ניהול החשבונות החד צידית מתאימה יותר לבתי עסק קטנים, ולעומתה הנהלת חשבונות כפולה מתאימה לחברות ובתי עסק גדולים.

הנהלת חשבונות כפולה לעומת הנהלת חשבונות חד צידית:

בשיטת הנהלת החשבונות החד צידית קיים תיעוד מדויק של תנועת ההכנסות וההוצאות של בית העסק. הדבר נותן אמנם תמונה מדויקת, אך צרה מבחינת האספקטים הכלכליים הרחבים יותר המלווים כל ישות עסקית. לעומתה, בשיטה של הנהלת חשבונות כפולה, מעבר לתיעוד הפעולות הבסיסיות של הכנסות והוצאות, מובאים בחשבון אספקטים כלכליים נוספים כגון התחייבויות עתידיות, נכסי בית העסק, הוצאות חריגות ועוד, המספקות תמונה מלאה אודות מצבו של העסק גם בהווה וגם בעתיד הנראה לעין.

אילו פעולות כוללת הנהלת חשבונות כפולה?

במסגרת הנהלת החשבונות הכפולה מבצע מנהל החשבונות פעולות מקוונות כגון קליטת דפי בנק, הכנת משכורות, רישום לקוחות וספקים, התאמות בנק, דיווחי מע"מ ועוד. בנוסף מבצע מנהל החשבונות רישומי הכנסות והוצאות, רישום חשבוניות של ספקים ולקוחות, רישום של הכנסות והוצאות בספרים ועוד. הפעולות המקוונות מחייבות כמובן את קיומה של הנהלת חשבונות ממוחשבת, כאשר למעשה, סביר להניח  שהיום כל מנהלי החשבונות עובדים באופן ממוחשב. הדבר חוסך זמן רב ויקר ותורם לעבודתה היעילה של המערכת.