כל עסק, חברה או עצמאי מודעים לעובדה כי תוכנה להנהלת חשבונות תחסוך להם זמן רב ותייעל את על העבודה הקשורה אל כספים, דו"חות ועוד. לכן, אם בעבר רוב העסקים החזיקו באדם אשר היה אחראי על כתיבת החשבוניות, הדו"חות וכל הקשור אל החישוב הפיננסי, כיום רוב העסקים בוחרים לרכוש תוכנה להנהלת חשבונות. כיצד לבחור את התוכנה המתאימה לכם? המשיכו לקרוא.
תוכנה להנהלת חשבונות- הצרכים של העסק
חשבון לציין כי ישנן תוכנות הנהלת חשבונות אשר מתאימות לעוסקים מורשים, אחרות לעסקים קטנים ובינוניים וכאלו אשר מתאימות להנהלת החשבונות של חברות גדולות. קחו בחשבון כי יש גם תוכנות המציעות מספר פונקציות מוגדרות מראש ורוכשים אותן כפי שהן ואילו אחרות הן תוכנות המותאמות אישית לצרכי העסק וניתן להוסיף או לגרוע מודולים אשר אינם חיוניים לעסק.
לכן, הדבר החשוב ביותר אותו אתם צריכים לעשות לפני בחירה של תוכנה היא לרשום מה הם הצרכים של העסק שלכם. התחילו בהגדרה של כמות האנשים והלקוחות של העסק, האם היא מציעה שירותים או מוצרים, האם אתם זקוקים לדו"חות שבועיים או שמא דו"חות חודשיים ספציפיים יספיקו לכם.
האם אתם מעוניינים שהנתונים של התוכנה ייחשפו בפני כל עובדי החברה, כך שתהיה שקיפות מלאה לכל הנתונים הפיננסיים של הלקוח או שאתם מעוניינים שרק המנהלים והנהלת החשבונות של העסק ייחשפו לאינפורמציה זו.
רשמו כל דבר אשר נדרש לכם במסגרת הנהלת החשבונות שלכם וכמובן הכריעו לגבי התקציב אותו אתם מייעדים לרכישת התוכנה. רק לאחר פעולה זו אנו מציעים לכם לקיים פגישה עם אנשי השיווק של תוכנות שונות וזאת על מנת לקבל הצעות מחיר, להבין את הפונקציות של כל תוכנה ולהגיע להכרעה המתאימה לכם.
תוכנה להנהלת חשבונות- נקודות חשובות
- רישיון- תוכנהלהנהלת חשבונות חייבת להיות חוקית, תמיד יש לוודא שהיא רשומה ברשות מסהכנסה.
- סוג חשבונאות- כל עסק משתמש בחשבונאות כפולהאו חד צידית, וודאו תמיד כי התוכנה מאפשרת לכם להשתמש בסוג המתאים לכם.
- שימוש- יש לבדוק האם יש אפשרות להפעיל אתהתוכנה ישירות מאתר באינטרנט או שמא אתם צריכים להוריד אותה למחשבי החברה אוהעסק שלכם. אפשרות להיכנס באמצעות שם משתמש וסיסמה באמצעות אתר באינטרנטתאפשר לכם להיכנס אליה מכל מקום ולא תגרום לעומס במחשב שלכם.
- הכשרה- בררו האם החברה המשווקת את התוכנהמציע קורס הנהלת חשבונות עלהתוכנה, דבר אשר יאפשר לכם להתחיל ולהשתמש בה לאחר שאתם מכירים את כל הכליםוהפונקציות אותן היא כוללת.