עם בוא הרעיון או בואה של התקופה שבה אנו מבקשים לקיים אירועים עסקיים; כנסים, מסיבות השקה, יום גיבוש, יום כיף, פעילות לעובדים, מסיבת חברה, הרמת כוסית ועוד, כמו בכל דבר בעסקים, אנו נדרשים להחליט על תקציב לאירוע.

בין אם מדובר באירוע בתקציב קטן, בינוני או גדול, מעתה יקבעו החלטות רבות על-פיו, החלטות חשובות שנצטרך לבדוק אותן בקפידה.

איך מתנהלים בצורה חכמה ונכונה מול תקציב נתון?

1. השוו מחירים - השוו את המחירים של המקומות השונים ושל הספקים השונים. אשר למקום, לרוב, מרכזי כנסים, אולמות אירועים וגנים המספקים את האוכל והשירות זולים יותר מאשר מקבליהם המציעים את המקום להשכרה בלבד והזמנת קייטרינג חיצוני. כמובן שבבחינה זו חשיבות גדולה גם לטעמו של האוכל.

2. אל הפגישה עם איש השיווק המייצג את מרכז הכנסים, האולם או גן אירועים, הגיעו עם כלי כתיבה.
לאחר שתשמעו אודות המחיר ורשמו את הפרטים המדויקים;

* האם המחיר כולל מערכת הגברה, מקרן שקופיות או כל דבר נוסף שאתם זקוקים לו, או שמא השירות מסופק על-ידי גורם חיצוני ועלינו להוסיף את עלות זו למשוואה. האם תוכלו להשכיר את הציוד בעצמכם מספק אחר, או שמא יש הסדר במקום עם חברה מסוימת.

* האם המחיר כולל את שכר המלצרים?

* האם המחיר כולל עיצוב של המקום?

* האם ישנה שעת סיום ותשלום עבור שעות נוספות?

* האם המחיר כולל אבטחה?

3. בפגישה עם מרצים / מנחי סדנאות רשמו לפניכם;

* משך כמה זמן תארך ההרצאה

*האם המחיר כולל הכנה לאירוע (לעיתים מגיעים לפני האירוע על מנת לבדוק פרטים על החברה ולהתאים את הנושא)

* האם המרצה או המנחה מספק את העזרים הדרושים לו (לוח, מקרן וכו') או שאתם נדרשים להשכיר אותם.

4. טיול

תכנון טיול הוא מורכב. טיול מוצלח כולל בתוכו פעילויות רבות מלבד מסלול רגלי

ופעילויות אלה, כצפוי, כרוכות בתשלום. ניתן וכדאי לפנות למדריך טיולים מוסמך, להציג בפניו את התקציב ולבקש כי ירכיב עבורכם תוכנית מגוונת. עברו איתו על כל הפרטים, ספרו לו מה כבר עשיתם ומה הייתם רוצים לעשות ולשנות לעומת השנים הקודמות. מדריך טיולים מקצועי יוכל לפרוש בפניכם, לאחר בדיקה קצרה, מגוון אופציות שונות ומעניינות.

5. הגעה למקום

כאשר מדובר בטיול, ההגעה למקום היא אחד מן הדברים שבודק מדריך הטיולים, אולם כאשר מדובר בכנס, יום הדרכה, יום עיון או השתלמות, עליכם לקחת את עלות זו בחישוב התקציב.

אם רבים מן המשתתפים הם בעלי רכב חברה ניתן להתארגן בהגעה משותפת, אולם אם אין כך הדבר רצוי לברר מחירים אצל מספר חברות הסעה הסמוכות למיקום הפיזי ממנו תתבצע היציאה.

6. הפרטים הקטנים

עולם האירועים העסקיים מזמן באופן רציף חידושים המקלים על ביצוע הכנס או המהווים חידוש מעניין ונחוץ עבור המשתתפים בכנס, שלא בפעם הראשונה. 
אוהלים והצללות, תגי שמות המודפסים במקום לבאי הכנס, וידיאו ארט, במות, קונסטרוקציות מיוחדות ושירותים נוספים. 

כל אלה כרוכים כמובן בתשלום - התעניינו ובדקו ושוב- השוו את המחירים והתמורה בין הספקים.

לאחר שאספתם את כל המידע, לגבי כל הספקים ונותני השירות העתידים להשתתף באירוע, יהיה זה קל לחזור, לעשות את החשבון ולבחור בבחירות הנכונות עבורכם.

אנו מאחלים לכם אירוע מוצלח ונעים.