פיתוח הדרכה הוא תחום חדש יחסית בתחום של ניהול ושימור ידע ארגוני, אשר הופך לפופולרי יותר ויותר בשנים האחרונות. זכרון ארגוני הוא תכונה בעלת משמעות רבה לתפקודו של הארגון, המאפשרת למנוע טעויות חוזרות, ללמוד מנסיון קודם ולהשתפר. יחד עם זאת, במציאות הדינאמית בה אנו חיים תחלופת העובדים היא גבוהה ולעתים ארגון בעל וותק רב מבחינת הכותרת אינו יכול להתגאות בידע ונסיון מצטברים, שכן כל עובדיו חדשים.

פיתוח הדרכה עוסק באנשים, וליתר דיוק – בזכרונם של אנשים בודדים, אשר יכול וצריך להרכיב את הזכרון הארגוני. חברות ומוסדות השואפים לשמר את הזכרון הארגוני שלהם ולהעביר את הידע לדורות הבאים, עושים במקרים רבים טעות נפוצה אחת. הם עוסקים בכתיבת נהלים ותחקירי פרויקטים, המצטברים לכרכים עבי כרס, שעל כל עובד חדש ללמוד.

בפועל, אף אחד לא מצליח להתגבר על כמות קריאה שכזאת, קריאה שבנוסף להיות משעממת למדי, עדיין מנותקת מהמציאות עבור עובד חדש שזה עתה נחת בתפקיד. בנוסף, כמות המידע העצומה מרתיעה את הקורא ולא מאפשרת לו לזכור את כל הנתונים, שלא לדבר על יישומם.

מומחים לפיתוח הדרכה יודעים שאין טעם רב להושיב עובד חדש בכסא מול קלסר עבה ולצפות ממנו שכך הוא יבין את אופי הארגון, את הנהלים שלו, את תפקודו במצבים שונים, את מערכת הגומלין בין המחלקות השונות וכדומה. לכן ממליצים המומחים שכל תוכנית הדרכה שהיא תתבסס על מספר נקודות חשובות.

ראשית כל, ההדרכה צריכה להיות קצרה ולכלול 4-5 נקודות בכל שיעור. שנית, היא צריכה להיות מלווה בדוגמאות מהשטח. שלישית, רצוי (אם כי לא תמיד אפשרי) שהיא תתקיים תוך כדי ביצוע משימות אמיתיות: כלומר, עדיף שהעובד החדש ילווה עובד וותיק ויקבל הסברים במהלך ביצוע המשימות. פיתוח הדרכה שמבוסס על שילוב של תאוריה ופרקטיקה, בכמויות מידע מדודות ולא גדולות מדי, עשוי להניב פרי.

לסיכום, פיתוח הדרכה הוא תחום צעיר ובעל פוטנציאל רב בענף ניהול הידע. הדרכת עובדים המתחשבת בתכונותיו של הזכרון האנושי, ביכולת קליטת מידע ובהעברתו מהזכרון לטווח הקצר לזכרון לטווח הארוך, במגבלות של כמויות מידע שיכולות להקלט בזמן מדוד – עשויה לתרום משמעותית לארגון ולאפשר לעובדיו החדשים להשתלב בהצלחה בתפקיד.