כאשר אנו פותחים עיתון יומי, אין יום שלא ניתקל בהזמנה של חברה, מוסד ציבורי, מוסד אקדמאי או אפילו בהזמנה מטעם העיתון עצמו, להשתתף בכנס או ועידה מטעמם. למעשה נדמה, שאין תחום שלא עורכים בו כנסים, ועידות או תערוכות וכן ירידים. בכל תחום, בכל יום, בכל מקום יש מי שעורך אותם.

ישנם סוגים שונים של כנסים ואירועים. וכל אחד מהם בא לשרת משהו אחר,  ישנם כנסים שנועדו לצורכי קידום מכירות, של מוצר או שירות. ישנם כנסים אקדמאיים הבאים להציג מחקרים חדשים בתחום ולעלות את הנושא על סדר היום הציבורי. ישנם כנסים שנועדו להחליף דעות ועמדות בתחום מסוים, ויש כמובן כנסים חברתיים של מפגשי מחזור או כנסים עסקיים שחברה עורכת כדי לאפשר לעובדים השונים שלה להיפגש.

לא משנה באיזה כנס מדובר, ישנם כללים לא כתובים על מנת שהוא יצליח. ארגון כנס הוא איננו דבר של מה בכך, אלא הוא דבר שיש להשקיע בו לא מעט זמן, מחשבה ובעיקר כסף. הכל כמובן תלוי איזה כנס אנו רוצים לארגן, מה גודלו, כמות האנשים המוזמנים אליו והמקום בו אנו רוצים לארגן אותו.

הפקת כנסים גדולים וקטנים, בעיקר כאשר מדובר ברמות עסקיות, ציבוריות או אקדמאיות, ניתן לחברות המתמחות בכל התחום של הפקת כנסים. הפקת כנסים הוא תחום המכיל, הן את יצירת הכנס עצמו, סדר היום שלו, אופיו, לוח הזמנים שבו, מיקומו והן את יחסי הציבור לכנס, לעיתים מפיקי אירועים יהיו אחראים גם עליהם, לעיתים יחסי הציבור לכנס, יהיו בנפרד. כמובן שללא יחסי ציבור, אין סיכוי שהכנס יצליח, שכן איש לא ידע עליו.

הפקת אירועים עסקיים דוגמא כנסים, היא איננה דבר פשוט. היא מכילה בתוכה הרבה עבודה, בהתאם לכמות האנשים המוזמנים לכנס, מיקומו וזמנו של האירוע, ייעודו של האירוע, כמות כלי התקשורת שיסקרו את הכנס ולמעשה, מפיקי הכנס, צריכים לחשוב על הכל, הן על מנת שבתנאים הקיימים של הכנס הוא יצליח, ואף יפרוץ את אותם תנאים. כמובן, שלשם כך, הנושא של הכנס צריך להיות מעניין ומעורר דיון ציבורי, וזה כבר לא תלוי במפיקי הכנס, אלא במתדיינים בו.

חלק חשוב באיכותו של הכנס יש למקום בו נערך. מרכזי כנסים רבים יש בישראל, הן בערים גדולות והן בערים פחות גדולות, אך בעת ארגון הכנס, צריך לקחת בחשבון לא רק את העובדה שקיימים מרכזי כנסים, אלא את האיכות שלהם ובעיקר את מיקומם. לא נערוך כנס באזור אחד של הארץ, בזמן שכל חברי הכנס יושבים באזור אחר.

לא נזמין אורחים מחו"ל לכנס במקום, שלא יהיה להם מה לעשות בו, מלבד לשהות במקום הכנס. כמובן, שלא נזמין מרכז כנסים, היכן שאין מספיק מקום לכל כלי התקשורת. עם כל החשיבות של הנושא שיעלה בכנס, הרי אם אנו רוצים להנאות מחשיפה ולמשוך עניין, אז אנו צריכים, קודם כל, למשוך אליו כלי תקשורת.