הפקת ארועים בשנים האחרונות הפכו להיות אחת מההוצאות הגדולות ביותר עבור כל משפחה. בחירת הצלם, אולם ארועים, מעצב וכדומה הם רק חלק מההוצאות הנכנסות תחת קטגוריה זו של הפקת ארוע. ארגון ארוע באופן שיטטתי ומקצועי תוך בחינת כל האפשרויות העומדות בפנינו עשויות להקטין את ההוצאות עד מאוד. כל מה שיש לעשות הוא לתכנו מבעוד מועד את הארוע בצורה נכונה.

כמות המוזמנים

לכמות המוזמנים ההשפעה הרבה ביותר על עלות הארוע. כל ספק בעת חגיגת ארוע מתמחר את העלויות השונות לפי כמות המוזמנים שיש. לרוב הנושא בו בעל הארוע מאבד את הצפון הוא במספר המוזמנים שהוא כולל ברשימותיו. לכן, חשוב מאוד להכין רשימה מדויקת של המוזמנים השונים לארוע ולוודא עים כל מוזמן ומוזמן אם הוא אכן יגיע. הספקים השונים מחייבים את החוגג על פי מספר המנות המוזמנות ולא על פי כמות הסועדים בפועל, על כן נושא זה של וידוא ההזמנות הוא חשוב מאוד.

השוואת מחירים

תחום הארועים בשנים האחרונות השתנה לבלי היכר וכיום עבור כל שרות ניתן למצוא עשרות אם לא מאות ספקים. כיום קיימות עשרות רבות של חברות קיטרינג שונות המספקות אוכל לארועים, כמו כן, מספר גני הארועים רק גדל משנה לשנה. בתוצאה מגידול זה, גדל כוח המיקוח של הלקוח בעת בחירת המקום והספק. חשוב מאוד לבצע השוואת מחירים בין הספקים השונים, לבחון היטב איזה שרות מציע כל אחד ומה מחירו. חשוב מאוד בנקודה זו לא להיכנע לספקים ולהתמקח במידת הצורך.

בחירת מפיק ארועים

הפקת ארוע טוען פאונדרס, זה עסק מסובך מאוד ורצוי שאדם עם ניסיון יעשה זאת. ככל שהארוע גדול יותר העסק הופך לקשה יותר ולבחירת מפיק הארועים תיהיה השפעה רבה יותר הן על כיסכם והן על טיב הארוע. מפיקים מכירים יותר טוב את הספקים השונים ולכן לעיתים הם מסוגלים להשיג מחירים אטרקטיביים יותר, כמו כן, המפיק מפנה זמן רב לחוגגים ומאפשר להם להתעסק עם דברים חשובים יותר.