ניהול רכש הוא אחד הפונקציות החשובות ביותר בארגון, ויש להקצות אליו כוח אדם מיומן ומקצועי עם ניסיון. רבים חושבים שכל אחד יכול לבצע את התפקיד, אך המצב לא כך. ניהול רכש באופן אופטימלי דורש אופי מסוים הכולל יכולות טובות של משא ומתן ותקשורת בריאה. כמו כן דרושה אסרטיביות מול הספק ומול המנהלים הפנימיים בארגון, שלעתים מנסים לשים לאיש הרכש רגל מסיבות כאלה ואחרות, שרובן אינן ענייניות ונובעות ממאבקי כוח פנימיים בכל הארגון. המאמר הבא מדבר על ניהול רכש אופטימלי וכיצד צריך לנהוג מנהל רכש שמבצע את עבודתו על הצד הטוב ביותר.

ניהול רכש אופטימלי

מנהל רכש שמבצע ניהול רכש כראוי יידע לבדוק בכל הצעת מחיר האם היא עונה על צרכי הארגון וצרכי הלקוחות שלו, ואם היא לא עונה, לבקש מהספק לשנות את התנאים בהתאם, ואם הספק לא מסכים, לבחור בספק אחר. כמו כן הוא צריך לבחון בכל רכש שהוא מבצע האם ניתן להוזיל אותו באמצעות ויתור על אלמנטים מסוימים בו שהם לא מחויבי המציאות, ואם הוא מוצא אלמנט כזה, לפעול כדי לשנותו על מנת להוזיל את העלויות.

לדוגמא אם זמן אספקה של מוצר מסוים כיום הוא שבוע, אך דבר זה אינו מחויב המציאות, וניתן לספק אותו תוך זמן של שבועיים והדבר יחסוך עלויות תפעול יקרות, הוא צריך לקבל את ההחלטה הנכונה ולשנות את זמן האספקה לשבועיים. לעומת זאת אם זמן אספקה הוא אלמנט חשוב מאוד במוצר מסוים ונכון להיום זמן האספקה הוא שבועיים, אולי יש ספק אחר עם אותם מחירים שזמן האספקה שלו הוא שבוע ואם הוא מוצא ספק כזה, הוא לא יהסס להחליף את הספק הקיים.

מנהל רכש שמבצע עבודת ניהול רכש כראוי, מבין שמה שלא רשום בהסכם עם הספק, כאילו שאינו קיים. בניסוח ההסכם הוא לא יחסוך בפרטים, בהגדרות מסחריות, משפטיות וכל דבר אחר שברצונו לקבל בסוף התהליך. ככל שהניסוח יהיה מפורט ומדויק יותר, כך הוא יקבל את מה שטוב לארגון. כשהכול רשום וברור, זה טוב לשני הצדדים בהתקשרות, כי כך חילוקי הדעות ישאפו לאפס, ויהיה ניתן לעבוד בהרמוניה.

המאמר נכתב ביוזמת חברת Dreamview העוסקת בתחום בניית אתרים ו קידום אתרים