מנהלים רבים נוטים לא לדבר על פיטורים באופן גלוי, בעיקר מתוך הרגל-אנושי שלא להיות ישירים בנושאים כאלה. לרוב, הדבר נובע מהערכה של מנהלים שדיבור ברור וגלוי לא יביא שום תועלת. עם זאת, בחירה באסטרטגיה של התכחשות והתעלמות מהמצב בודאי לא תביא תועלת. העניין הוא שהעובדים ממילא מוטרדים. בימים אלו של מיתון עולמי אין זה סוד שאנשים עלולים לאבד את מקום עבודתם. מנהל שמעמיד פנים שעובדיו אינם תוהים על עתידם או אינם מצפים לתשובות - אינו מציאותי. סרט ההדרכה של מולטידע "תופעת הגפן" מציע שהנהלת הארגון תפעל להורדת מעטה הסודיות ותגבש עמדה ברורה לגבי האופן בו מתקשרים את הנושא בחברה.
מה שלא מספרים לאנשים הם ממציאים בעצמם
נטייתן של שמועות היא לצבור תאוצה ולתפוח עד כדי המצאת פרטים שאין להם קשר למציאות, לכן לא כדאי לתת להן להתרוצץ בארגון "ללא השגחה". כדי לעצור את חרושת השמועות, ההנהלה חייבת לטפח את ערוצי התקשורת בין המנהלים לעובדים בכל הדרגים, ולדאוג שיתקיימו פגישות עדכון מסודרות בנושא.
יש לזכור שאם ההנהלה אינה מעבירה אינפורמציה לעובדים אודות המתרחש, העובדים ממציאים סיפורים בעצמם. לעומת זאת, אם מעדכנים את העובדים בכל שלב על המתרחש, מונעים בהלה וגורמים להם להרגיש מעורבות בתהליך, ושייכות לחברה.
יש לדבר עם העובדים ולא לסמוך על טכנולוגיה
ניהול אפקטיבי: ההנהלה נדרשת לקיים ישיבות עם ראשי הצוותים ולעדכן אותם במה שקורה, ולא להסתפק בשליחת הודעה. חשוב להיות מודעים לכך ששליחת מייל לא תמיד מתאימה לטיפול בנושא כה רגיש וגם אינה מבטיחה שהמסר יגיע לכולם. ישנו דגש רב על ניהול ישיבה כזו ברגישות וביעילות.
ברגע קריטי כזה, על המנהל להתמודד עם עובדיו ועם תגובותיהם הרגשיות. לכן, חשוב לדבר עם העובדים בפתיחות ולהתייחס לדאגות שלהם גם אם זה לא נוח, כי בכל מקרה הדאגות לא יתאדו גם אם יתעלמו מהן. זכרו שאנשים לא בהכרח מצפים לתשובות סופיות. הנוסח צריך להיות משהו בסגנון של "אני עדיין לא יודע מה צפוי, אבל הערכתי היא ש... " או "הנה שני תסריטים אפשריים, אנחנו שואפים לכך ש...".
בסופו של דבר, היווצרות פאניקה עלולה לפגוע מאוד בארגון, שכן העובדים הטובים יחששו למעמדם ויחפשו מקומות עבודה אחרים (ראו קטע וידאו למטה), והארגון עלול "להיתקע" עם העובדים הגרועים.
הקשבה היא חלק חשוב בשיחה
כאשר המנהל משוחח עם עובדיו חשוב שיעודד אותם לשאול שאלות משתי סיבות עיקריות. ראשית, כדי לתת פורקן לחששות ולתהיות, ושנית כדי שהמנהל יוכל לקבל משוב אם וכיצד הבין העובד את המסר. דוגמאות לשאלות אפשריות: "יש לך שאלות?"; "אתה דואג ממשהו שלא דיברתי עליו?"; "אם משהו מטריד אותך חשוב לי לדעת מהו כדי שאוכל לטפל בו".
נוסף על כך כדאי להזמין את העובדים להציע רעיונות. ידוע שהניסיון המצטבר של העובדים יכול לסייע באיתור בעיות עוד לפני שהן מתרחשות. ואף חשוב מכך, הם יכולים להציע פתרונות שהמנהל לא חשב עליהם.
ידעו את העובדים יחד, או ספקו מידע זהה לכולם
עקרון נוסף שחשוב להקפיד עליו כשרוצים להתמודד עם חרושת השמועות בארגון הוא - לנהל את התקשורת עם העובדים "בקול אחד" ולשמור על שפת גוף רגועה כדי למנוע בלבול וירידה במורל. אם לא מתאפשר להעביר את המסר לכל העובדים יחד (בגלל עבודת משמרות או מחלה), חשוב מאוד לספק מידע זהה לכולם כדי למנוע פרנויה והתנגדות.
לא צריך לעבור סדנה של פיתוח מנהלים כדי לדעת שאם כל אחד בארגון יעביר את המסר באופן שונה ייווצרו שמועות, תגבר תחושת הלחץ ואז, כאמור, אנשים ינסו לפרש את המסר שקיבלו וימציאו סיפורים משלהם.