אין זה משנה אם אתם מתכננים לבצע סריקת מסמכים בעצמכם או שהזמנתם חברה לסריקת מסמכים שתעשה זאת במקומכם, תהליך הסריקה מורכב ממספר שלבים וכדאי להכיר אותם לפני שתתחילו בעבודה המעשית. חשוב לכתוב מסמך שיאפיין את הצרכים שלכם ויתכנן את דרך הפעולה בכל התהליך.

שלב א' - מינוי אחראי לפרוייקט

האחראי צריך לכתוב נייר עבודה ולרכז בו תשובות לשאלות הבאות:

-כמות הקלסרים אותם יש לסרוק וכמות המסמכים המוערכת בסך הכל לסריקה?
-גודל המסמכים (ניירות הקטנים או גדולים מ- A4, ניירות הקטנים או גדולים מ A3, גודל וכמות המסמכים הגדולים מ- A3)?
-סוגי הנייר (ניירות דקים, עבים, שקופים, גזרי עיתון, מגזינים, נייר מחברות, דפי ספירלה, מסמכים בכתב יד, ניירות צבעוניים, ספרים, קטלוגים, דפים בודדים או דפים מאוגדים וכו')?
-סוגי הסורקים הנדרשים לסריקה (אם המסמכים אינם אחידים והם לא יוכלו להיסרק בסורק מהיר עם מזין נייר אוטומטי, יש צורך בסורק עם משטח סריקה לסריקת ניירת בעייתית)? האם תרכשו סורק או תשכרו סורק?
-סוגי הקבצים שתרצו לקבל מהסורק (PDF, JPG, TIFF)?
-האם תרצו לבצע המרה של הקבצים הסרוקים מפורמט הסריקה לפורמט בר עריכה כגון וורד?
-האם המסמכים ייסרקו לשחור לבן, לגווני אפור או בצבע?
-מה תהיה רזולוציית הסריקה (100dpi, 150dpi, 200dpi, 300dpi, 400dpi, 600dpi)?
-האם כל המסמכים בקלסר ייסרקו לקובץ אחד (Multipage) או שתרצו שכל עמוד ייסרק לקובץ בפני עצמו?
-האם תרצו לתת שמות לקבצים, כיצד זה ייעשה?
-כיצד תמנעו שלא תהיה הזנה כפולה של מסמכים בסורק כך שמסמכים צמודים למעשה לא ייסרקו?
-קביעת המקום שבו תתבצע הסריקה (האם הסריקה תתבצע בקרבת המסמכים או האם יש להתמקם במקום אחר)?

-האם במקום שיוגדר לסריקה יש את האלמנטים הנדרשים או לא?

-קביעת לוחות הזמנים.

שלב ב' - הכנת הציוד והמקום לסריקה

לפני תחילת הסריקה יש להכין את המקום והציוד שישמש אתכם לסריקה. עקרונית כל מה שצריכים זה: 
-להכין פינה עם שולחן, מחשב, סורק מתאים וחיבור לחשמל.
-להכין את הסורק לעבודה באמצעות חיבורו למחשב, התקנת הדרייברים ותוכנת הסריקה.
-להגדיר במחשב את התיקייה או התיקיות אליהן ייסרק החומר.

שלב ג' - פירוק והכנת החומר לסריקה

לאחר שמצאתם פתרונות לשאלות שעלו בסעיפים הקודמים, מיניתם את האנשים שיבצעו את הסריקה בפועל, הקצתם מקום מתאים והכנתם את הציוד הטכני לסריקה, הגיע הזמן להתחיל. כדאי שהצוות יכיל שני אנשים, כאשר האחד מכין את החומר לסריקה והשני מבצע את הסריקה בפועל. יש להגדיר מראש מי אחראי על כל פעולה. 
-מכין החומר לסריקה מצטייד בחולץ סיכות של שדכנים.
-הוא לוקח קלסר אחר קלסר ומתחיל להכין את החומר לסריקה. ראשית, הוא מצמיד מדבקת זיהוי על הקלסר. הוא מוציא את המסמכים מהניילוניות (אם יש כאלה) וחולץ את סיכות השדכנים.
-הוא מיישר את הדפים כך שלא יהיו "אזניים" וקיפולים.
-הוא לוקח קבוצת מסמכים בכמות המתאימה לסורק (לכל סורק יש הגדרת מכסימום מסמכים הניתנים להכנסה במזין הנייר האוטומטי), הוא הופך אותם ב- 180 מעלות כאשר גב המסמכים (הצד החלק בנייר המודפס) מופנה אליו, והוא מיישר את כל המסמכים לגובה אחד תוך כדי הצמדתם לשולחן הסריקה.
לאחר שכל הניירות מיושרים, הוא מבצע רפרוף והכנסת אוויר בין המסמכים למניעת היצמדות של מספר מסמכים גם יחד.
תוך כדי היישור והרפרוף הוא מוודא שלא נמצאות סיכות או אלמנטים שלא יעברו בתעלת הסריקה.
-כאשר החומר מוכן לסריקה הוא מעביר אותו לאיש הצוות המתפעל את הסורק.

שלב ד' - הסריקה

לפני תחילת הסריקה, איש הצוות הממונה על תפעול הסורק לוקח מספר מסמכים מייצגים ומבצע טסטים בהתאם להגדרות הסריקה שנקבעו בשלב א'. 
איש הסריקה בודק שוב שקבוצת המסמכים אינה מכילה סיכות, דפי ממו קטנים או הפרעות אחרות. הוא מניח את קבוצת המסמכים במזין הנייר של הסורק ומתחיל בסריקה.

במידה וכל דף מוגדר כקובץ נפרד, הוא יכול לסרוק את כל המסמכים ברצף, קבוצה אחר קבוצה, ובתנאי שהוא הגדיר מראש בתוכנה שכל דף יקבל שם אוטומטי עוקב, וכל המסמכים ייסרקו לתיקיה עם שם מתאים (בדרך כלל כשם המופיע על הקלסר או התיקיה).
במידה וכל קלסר או חוצץ צריך להיסרק לקובץ אחד, יש לסרוק את כל המסמכים שנבחרו ברצף. בתום הסריקה להקליד את השם הרצוי ולשמור את הקובץ בתיקיית המחשב שהוגדרה עבורו.

במהלך הסריקה יש לבצע כל הזמן בקרת איכות. איש הסריקה צריך לבדוק את המסמכים שנסרקו, ולוודא שהקבצים שנוצרו איכותיים, ובהתאם להגדרות שהוגדרו מראש. כחלק מבקרת האיכות, איש הסריקה צריך לבצע השוואה בין קבצי המסמכים שנסרקו לבין התוכן במסמכי המקור.
במידה ונמצא שהאיכות אינה טובה, יש לסרוק מחדש כדי שהסריקה תהיה איכותית.
באחריות איש הסריקה להחזיר את המסמכים שנסרקו למקומם ולהעביר את הקלסר למקום שיועד מראש למסמכים שנסרקו, כדי שלא יווצר בלבול.

שלב ה' - שילוב המסמכים בתוכנה (אופציונלי)

לביצוע שלב זה יש צורך בתוכנה לניהול מסמכים שאופיינה, הוגדרה והותקנה במחשבי החברה. כמו כן יש צורך באיש טכני המכיר את התוכנה ויודע את סדר הפעולות הרצוי. 
שילוב המסמכים בתוכנת ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי ממוחשב) מאפשר למשתמשים שהורשו בכך איש להשתמש בהם לעריכה, צפיה, שליפה, הדפסה, שליחה ועוד.

לפרטים נוספים צרו קשר עם סקאנבוק / דוקיומנטס - חברה מקצועית לשירותי סריקה.