בהתאם למטרות השונות, קיימים סוגים שונים של אירועים עסקיים. הפקת כנסים יכולה ליצור אווירה נכונה אשר תסייע ליצירת הקשרים הנדרשים לסגירת עסקאות וכן לסייע במקסום חשיפת חברה או מותג. חברות יכולות לשאת פרי כתוצאה מיתרונות אלו אם הכנס יופק באופן מקצועי. יש להבין שמן הצד השני, החשיפה עלולה ליצור אפקט שלילי אם הכנס יופק באופן חובבני.
הפקת אירוע עסקי מגלמת יתרונות רבים עבור כל עסק וחברה. אירוע עסקי מוצלח יכול:
- לתרום לשיתוף הפעולה עם קולגות
- חיזוק קשרים עסקיים קיימים
- יצירת קשרים חדשים
- שימור לקוחות קיימים
- הרחבת מעגל הלקוחות.
- אירוע עסקי יכול לעזור לגבש את צוות העובדים ולהכשיר עובדים.
תכנון אירועים עסקיים
אם כן, על מה חשוב לשים דגש בתהליך הפקת אירועים עסקיים?
ראשית, יש לבחור את המקום בו יערך האירוע. יש לבחור מקום שיתאים לסוג האירוע ולאווירה שתרצו ליצור. גם אם החלטתם על הפקת כנס, חשוב להבין כי ישנם סוגים רבים של כנסים וימי עיון. לדוגמה, במידה ומטרת הכנס שלכם היא לחזק קשרים עם לקוחות קיימים ו/או ליצור קשרים חדשים, כדאי לבחור באולם גדול המשרה אווירה נינוחה ומאפשר לאנשים לפגוש אנשים, לנהל שיחה ולנוע בקלות בחלל. חשוב שהחלל יעוצב באופן שיהיה תואם לאופי החברה ולמסרים שהיא רוצה להעביר. ישנם מקרים בהם יתאים לעצב את החלל באופן קליל יותר ובעוד במקרים אחרים יתאים לעצב עיצוב מרשים ויוקרתי.
עם זאת, אם מטרת האירוע היא להעביר מידע ללקוחות פוטנציאלים או לעובדים על ידי הצגה פרונטלית, כדאי לבחור אולם כנסים שמתאים למטרה זו. אפשרות מומלצת למטרה כזו הוא אולם אודיטוריום הודות לעיצובו המשופע, אשר מבטיח שכל הנוכחים בהרצאה יישארו קשובים. כאשר אנשים יכולים לראות את הדובר, קל יותר לשמור על מיקוד וריכוז.
מלבד בחירת מיקום, ישנם שני פרמטרים עיקריים אשר משפיעים באופן משמעותי על הצלחה של אירוע עסקי ורמת המעורבות וההנאה של המשתתפים בו - תוכן האירוע והאוכל המוגש בו. על התוכן להיות חדשני ולהיקטע מדי פעם בדברים שיפתיעו את הנוכחים. קחו בחשבון שאנשי עסקים הם שבעי כנסים. תכנית אמנותית, סדר מרוכז ומתומצת וכמות מספקת של הפסקות יסייעו לקהל שלכם להישאר רענן וממוקד.
באירוע עסקי, ובעיקר באירוע הנמשך לאורך כל היום או מספר ימים, רמת ההנאה והרושם הכללי שיוותר הכנס תלוי גם באוכל בו. ללא ספק, אם המוזמנים שלכם יחושו רעב או שהאוכל לא יערב לחכם, הם יתקשו להתרכז בתכנים, ובאופן כללי, לא יזכרו את האירוע לטובה.