סריקת מסמכים - ניהול מסמכים וידע לחסכון בהוצאות הארגון |
נכתב על ידי: |
יוחאי |
תאריך: |
04/05/08 |
|
למרות הניסיונות הרבים לצמצום ופישוט המידע הארגוני, חברות וארגונים רבים עמוסים בכמויות עצומות של מידע וידע מסוגים שונים, בכללם קבצי מסמכים כגון word, excel, pdf, powerpoint, tif, jpg , הודעות דואר ועוד. קבצים אלה נוצרים ע"י מערכות המחשוב והם מהווים עומס רב של נתונים במערכת. מסמכים רבים מצטברים עם השנים לכמויות עצומות של מאות אלפי מסמכים ב- HARDCOPY. מסמכים אלה מתויקים בקלסרים עבי כרס ומאוחסנים בשנים הראשונות ארונות החברה ובשלב השני מועברים אחר כבוד לבתי גניזה.
למרות שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים לאחסון כמות עצומה של מידע, בכל זאת יש צורך בניהול מידע זה, התאמתו לתוכנות הפועלות במערכת והיכולת לאחזר במהירות את הקובץ הרצוי.
החזון של משרד ללא נייר מחייב התקנת מערכת יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמך, ואף את גרסאותיו הקודמות, במהירות וביעילות. יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד. לשם כך יש צורך במערכת תוכנה לניהול מסמכים שתהיה פרוסה ומשותפת לכל הארגון, ושתדע להתממשק למסמכים סרוקים מכל סוג, שתכיל יכולות חיפוש מתקדמות, שתדע לנהל היטב את המסמכים, שתתן התראות, חיוויים על שיהויים שנעשו במסמך מיצירתו בפעם הראשונה ועוד.
מערכות חכמות ליצירת ארכיון דיגיטלי יודעות לרכז את המידע שיש במסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן המתורגם כמובן לכסף. קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח.
לא די במערכת תוכנה חכמה ששומרת על מסמכים דיגיטלים שנוצרו בה, אלא יש צורך בטיפול במסמכי נייר שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שהארגון יוכל לשלוף אותם ולצפות בהם בשעת הצורך. לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך לווידוא ואישור קבלת המוצרים ע"י הלקוח וחתימתו על התעודה.
קבצים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטלים קריאים וברי חיפוש לכל דבר. תהליך של סריקת מסמכים ושילובם במערכת הממוחשבת מחייבת הקפדה על סדרת תהליכים עוקבים שיבטיחו את הצלחת הפרוייקט ויכולת טובה של אחזור המסמכים בשעת הצורך. פרוייקט מסוג זה מחייב מיון וסינון המסמכים, הגדרה ובחירת שיטת המפתוח של המסמכים, סריקת המסמכים באמצעות סורק מהיר ואיכותי ושילובם במאגר הממוחשב של הארגון, והטמעת מערכת האחזור בעמדות עבודה הרצויות.
סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של בתי ארכיב ועלויות ציוד אחסון משרדי כגון קלסרים וארוניות. במקביל נוצרת יכולת שליטה על המידע בארגון מיום שהחלו להיווצר בו מסמכים. הכנסת מסמכים סרוקים למערכת מאפשרת יכולת לאחזר ולשלוף אותם בשעת הצורך ולא לבזבז זמן על חיפוש ניירות בקלסרים ובתי ארכיב.
|
|
|
אודות המחבר |
|
דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:
סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד. |
|
המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים |
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article47.aspx |
|