לאירוע בר/בת מצווה מוזמנים בדרך כלל מעגלי אורחים הכוללים קרובים, מכרים, וכמובן חבריהם של בן/בת המצווה. אם בחרתם באירוע רב משתתפים או בחגיגה משפחתית, מומלץ לקחת בחשבון את כל הגורמים הקשורים, ולתאם באופן מחושב את ציפיותיהם של כל המשתתפים באירוע: לאורחים חשובה הגישה למקום, למארגנים חשובה זמינות הספקים, לבני בר/בת מצווה חשוב שחבריהם יאהבו את האירוע.
תיאום הפרטים החשובים, הן עבור האורחים, הן עבורכם כמארגנים וכמובן עבור בן/בת המצווה, מציג לכם את קשת הפרטים שלפיהם תוכלו לבחור את מקום האירוע. בנוסף, רצוי לא להשאיר את ארגון האירוע לרגע האחרון, אלא להתחיל בהכנות זמן רב מראש.
אף כי תכנון אירועים הוא תהליך 'סטנדרטי' למדי, שכולל הכנת רשימת מוזמנים, הזמנת מקום לאירוע, בחירת הקייטרינג, הדי ג'יי וכד' ולפעמים גם אטרקציה מיוחדת, יום בר/בת מצווה הוא יום מיוחד מאד לצעירים. יום שמסמל עבורם את המעבר מילדות לבגרות. לכן חשוב לשמוע את דעתם ואת ציפיותיהם מהאירוע, ולתכנן איתם אירוע שיהיה מושלם עבורם.
כמה טיפים לתכנון אירוע בר/בת מצווה בלתי נשכח שכולם יאהבו:
הגעת האורחים:
מן הסתם, חשוב שכל המוזמנים יגיעו לאירוע החגיגי. לכן, יש לוודא מראש כי הגעת האורחים למקום האירוע תהיה נוחה וקלה.
מומלץ לוודא כי בתאריך ובעונה לקיום האירוע, המקום ממוזג, וההגעה נוחה.
לוודא כי בקרבת האולם או מסעדת האירועים ממוקמים מקומות חנייה ואמצעי תחבורה.
אפשר לספק לאורחים אמצעי תחבורה לאיסוף והגעה, או להוסיף להזמנות הנשלחות מפת הגעה ואפילו אפליקציה.
בחירת מקום האירוע:
רצוי לבחור באולם שיעניק חוויה נפלאה לכלל האורחים, המבוגרים והצעירים, כאשר ללא ספק, אווירת המקום היא פרמטר חשוב להצלחת האירוע.
אווירה חווייתית:
ניתן לשלב באירוע הפעלות לגיבוש האורחים, לבחור בהשמעת מוזיקת רקע ייחודית, או לשלב אמצעי תאורה מיוחדים. ניתן לתכנן אירוע קונספט במיוחד למסיבת בר/בת המצווה, על פי טעמם של חתני השמחה.
אווירה ונוף:
מתחם אירועים בירושלים עם נוף מקסים, אוכל מעולה ואירוח מזמין הם הבטחה למסיבת מצווה בלתי נשכחת.
תכנון יום חוויתי ומעניין:
רבים מעדיפים לתכנן את בר/בת המצווה כאירוע חוויתי, אם כחוויה לצעירים בלבד או כחוויה לכלל המוזמנים, לדוגמה, טיולים בחיק טבע, פעילויות מאורגנות, ביקורים במוזיאונים, סיורים מודרכים באתרים מעניינים ועוד.
בין האתרים האפשריים והמתאימים למסלול טיולים ליום בר/בת מצווה, ירושלים היא אחד המקומות המעניינים והיפים ביותר.
מסלולים ואתרים:
ניתן לבחור במגוון של מסלולי טיולים מודרכים ובסיורים באתרים המרתקים של העיר.
עלייה לתורה:
אף כי מבחינה דתית ניתן להפריד בין מועד העלייה לתורה ומסיבת בר המצווה, תכנון בת/ בר מצווה בירושלים הוא הזדמנות פז לשלב חגיגת בר מצווה בכותל עם בילוי בלתי נשכח בעיר הקסומה, את היום הנפלא מסיימים בארוחת בר/בת מצווה חגיגית באולם אירועים בירושלים.