האם פתרונות ERP יכולים להשפיע על צורת החשיבה של המשתמשים?

מאת: שמעון כהן, סמנכ"ל מכירות ושיווק בקבוצת Intentia, המייצגת בישראל את פתרון M3 של Infor לארגוני תעשייה והפצה

אחת העלילות הפופולאריות ביותר של ספרי וסרטי המדע הבדיוני כוללות מכונות בעלות מודעות עצמית המשתלטות על העולם. למומחים מתחום מערכות המידע, בינה מלאכותית ובינה אוטומטית בתהליכים עסקיים הן כבר לא מדע בדיוני אלא מציאות יום-יומית. עולם מערכות המידע עובר בימים אלו אבולוציה – מביג דטה לתהליכי קבלת החלטות חכמים ומבוססי ידע.

פתרונות ERP מנחים ומעצבים את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון, אך יכולות קבלת ההחלטות שלהם לא נמצאות מספיק בשימוש. בדוח שפורסם על ידי אוניברסיטת דלויט דווח לאחרונה כי כ- 93% מהמנהלים הבכירים מעידים כי הארגון שלהם מפסיד הכנסות בשל כך שאינו מנצל כראוי את המידע הקיים ברשותו. מאידך, מחציתם מעידים כי הנושא החשוב ביותר כיום הוא היכולת לתרגם מידע לכדי תובנות שניתן להוציא את הפועל.

לאחרונה חלה עליה בחשיבותה של מהירות קבלת ההחלטות בארגון, תוך שימת דגש על הצפת נתונים בזמן אמת וניתוחים המבוססים על עסקאות, במקום על דוחות היסטוריים. ליצרנים יש סיבות נוספות לבקש כלים לשיפור תהליכי קבלת החלטות - בעוד יותר ויותר צעירים מגויסים לשורותיהם, הם מוצאים את עצמם עם כוח אדם פחות מיומן ופחות מנוסה, אשר מסתמך יותר על טכנולוגיה בתהליך קבלת ההחלטות שלו.

כיצד פתרונות ERP מסייעים להשיג סטנדרט גבוה של קבלת החלטות בארגון?

1. תוכן רלוונטי: המידע הקיים בפתרונות ה- ERPעצום. פתרונות מתקדמים דוחפים רק מידע רלוונטי למשתמש דרך לוח מחוונים (Dashboard) ומסכים מעוצבים, אשר מסייעים לסדר ולארגן את כל המידע , כך שרובו מודגש וקל לאיתור.

2. צלילה לעומק: משתמשים יכולים לצלול עמוק נושא מסוים על מנת לקבל את כל המידע ההיסטורי והנתונים שהם רוצים. פתרונותERPמודרניים מאחסנים את המידע ב"כספות" מידע מרכזיות, כך שניתן לשחזר את כל העובדות בקלות ולהשתמש בהן במגוון עצום של דוחות וניתוחים.

3. איתור טריגר לאירועים: מצבים מסוימים, כמו ירידה ברמת המלאי מתחת לסף מסוים, יפעילו טריגר להופעת נתונים רלוונטיים במסך המשתמש. הטריגרים ניתנים להגדרה אישית על פי המשתמש ותחומי העיסוק שלו ועל פי סדר העדיפות הארגוני, דבר שמאפשר למנהלים להנחיל גישה של Best Practices.

4. התרעות אודות חריגות: התרעות יאותתו כאשר מתקיימת פעילות חריגה. ההתרעה יכולה להופיע כאימייל, דוח או הודעה מידית, ויכולה להישלח למנהלים או למשתמש. הודעת ההתרעה יכולה להיות הודעה פשוטה או מסמך מפורט המתאר את הדרכים לתקן את החריגות.

5. חיזוי תוצאות: פתרונות ERP וכלי BI מספקים מודלים לחיזוי המסייעים בקבלת החלטות. מודלים אלו מסייעים למשתמשים להעריך סיכונים ולהיערך היטב לתוצאות של החלטותיהם.

6. תכנון לוח זמנים של מטלות (Workflow):במקום להסתמך על המשתמש שיזכור את הנהלים הנכונים, פתרון ה- ERP המודרני מכיל בתוכו את תכנון לוח הזמנים של המטלות והמשימות המומלצות, דבר המסיר כל צורך בניחושים. בצורה זאת מנהלים יכולים להיות בטוחים שהנהלים הארגוניים מיושמים ונשמרים לאורך זמן.

7. אוטומציה של החלטות: החלטות מסוימות בארגון הן ברורות ופשוטות, כך שהתגובה להן יכולה להתבצע באופן אוטומטי. לדוגמה, כאשר תשלום של לקוח מאחר מעבר לקו ה- 90 מיום התשלום שנקבע, כל ההזמנות עתידיות ניתנות לעצירה. הפתרון יכול לבצע החלטה זאת ולהסיר את האחריות מהמשתמש. כמובן שהמשתמש יכול לבטל החלטות אוטומטיות אלו בעת הצורך.

8. בסיס מידע: פתרונות ERP מספקים בסיסי מידע מתקדמים, אשר ניתן להסתמך עליהם למטרת ביצוע החלטות. בסיס מידע זה מפנה לדוגמאות היסטוריות כמו גם ל- Best Practices.

9. כלים מבוססי חוקים: פתרונות ERP מודרניים יכולים להניח הגבלות מבוססות חוקים בצמתים מסוימים של קבלת החלטות, דבר שמונע מהמשתמש לבצע בחירות שנופלות מחוץ לתנאים שהוגדרו מראש. הגיון זה מנוצל במקרים רבים בקונפיגורציה של מוצר, ובעת הזמנת מרכיבים שיש להשתמש בהם בשילוב או בסדר מסוים.

10. מינוף תובנות אנושיות: טכנולוגיה לא יכולה להחליף את הערך הקיים בתובנות אנושיות. כלים לשיתוף פעולה, המוטמעים בפתרונות ERP מודרניים, מסייעים למשתמשים לפעול יחד בדרך מאורגנת ובעלת ערך. שיתוף פעולה מאחד את הטוב ביותר משני סוגי הכלים – אלו שמעודדים עבודת צוות ואלו שמסייעים לבצע החלטות מבוססות ידע.

יצרנים יכולים להשתמש בעשר הנקודות הללו על מנת להעריך כיצד הפתרון הנוכחי שלהם תומך בתהליך קבלת ההחלטות וכיצד הם יכולים לשפר אותו. יישום ניתוח מידע ברמה גבוהה, אוטומציה וזירוז קבלת החלטות מהווים את הגל הבא של חדשנות טכנולוגית. היכולת לבצע החלטות מבוססות ידע, בעלות תובנות, המבוססות על ניתוח קונטקסטואלי, תעשה את כל ההבדל בין יצרן מוביל ליצרן המשתרך מאחור.