תוכנה לסריקת מסמכים - ארכיון אלקטרוני בקלות!
נכתב על ידי: יוחאי
תאריך: 04/05/08

מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ. סורקי מסמכים מקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה.

בסורקים רבים מותקנות מערכות אוטומטיות לסריקת מסמכים המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור. המשתמש הרגיל והלא מנוסה אינו צריך לסיים תואר שני בהנדסה כדי לתפעל סורק מסמכים בסיסי. נכון שקיימים סורקים מתקדמים הדורשים הבנה וידע בתחום הסריקה או הגרפיקה, אולם ידע זה נחוץ לקביעת הגדרות וביצוע משימות מורכבות.

סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית. בין אם מדובר בסריקת ניירת נכנסת, קלסרים עבי קרס, קטעי עיתונות או כל מסמך אחר, הצורך בסורק מסמכים הפך מ"טוב שיש" ל"מוצר חובה" בארגון.

סריקת מסמכים לבדה אינה מספקת. יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה שתאפשר לכם לאתר את המסמך הרצוי בלחיצת כפתור ולא לבזבז זמן יקר בחיפוש המסתמך על זיכרון.

אם בעבר ארגונים היו אוספים כמות גדולה של מסמכים ומעבירים לאחסון בארכיון חיצוני ללא סריקת החומר בטרם גניזתו, היום סורקים את החומר לפני הגניזה ושומרים את המסמכים הסרוקים בארכיון אלקטרוני המנוהל בשרת הקבצים הארגוני.

במשרדים ובבתים בהם שטחי המדף מוגבלים, קיימת נטייה מובנת להשתמש במכשירים המשלבים מכונת צילום, מדפסת פקס וסורק מסמכים. מכשירים אלה הפכו לקטנים ופשוטים להפעלה, וסריקת המסמכים הארגוניים מתבצעת בפשטות ואף במהירות.

מכשירים מהדור האחרון מאפשרים סריקת מסמכים המוכנסים למזין הנייר ונסרקים ברצף, אחד אחר השני. ניתן להגדיר כל מסמך כקובץ או ליצור קובץ אחד מכל המסמכים גם יחד.

למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים. כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון וידאו ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בסריקת מסמכים.

חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק ובתוכנות הנלוות המסופקות איתו.

משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, מסמכים הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מפני התעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה, מקטין את אפקטיביות הסורקים ובכך איכות הסריקה ממשיכה להישאר נמוכה, כפי שהייתה בסורקים הישנים.

כדי ליצור ארכיון אלקטרוני, ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים איכותי וראש פתוח. לאנשים ועסקים הזקוקים לסריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק המסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות את שירותיהן בלשכת סריקת מסמכים או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.

חברות אלה סורקות את המסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

עסקים רבים המעוניינים לתייק קטעי עיתונות בהם קיימים אזכורים מסוימים, משתמשים בשירותים של חברות שזה עיסוקן. סריקת עיתון באמצעות סורקים משרדיים היא משימה לא פשוטה. ראשית, יש צורך בסורק בגודל A3 כדי להכיל את גודל העיתון ולא להשתמש בקיפולים, הדבקות ותרגילים שונים. שנית, סריקה מעיתון מצריכה תוכנת סריקה המאפשרת ביטול תבנית נקודות הקיימת בתמונות שמקורן בעיתונים. משתמשים חכמים עושים שימוש גם ביכולות המתקדמות יותר של הסורק לשיפור איכות התמונה.

מתבנית הנקודות הנקראת moire ניתן להיפטר ע"י הפעלת אופציה בשם DeScreen שעליכם להגדירה כפעילה. אם אינכם מוצאים אופציה זו בתוכנת הסריקה שלכם, תוכלו לבצע זאת בתוכנות עריכה גראפית מכל סוג. ברוב התוכנות קיימת האפשרות לתיקון תבניות Moire . אופציה זו נקראת גם Descreen או Clean Up Image .

קיימות גם תוכנות ייעודיות למשימה חשובה זו. אפשרות נוספת היא הפעלת פילטר בשם Soften או פילטר בשם Median בתוכנות עריכה גראפית. פילטרים אלה מבצעים ניקוי רעשים בתמונה. עוד אפשרות (שעשויה להיות בלתי ישימה אם מדובר בכמות גדולה של תמונות, וזאת בגלל איטיות הסריקה ויצירת קבצים בנפחים גדולים מאוד) היא סריקת התמונה ברזולוציה המכסימלית של הסורק ובהמשך הקטנת התמונה לגודל הרצוי.

לסיכום, אני זורק כפפה לחברות המתמחות בחום סריקת המסמכים. הציעו את הידע שלכם ללקוחות עסקיים וביתיים המעוניינים ליצור בעצמם ארכיון אלקטרוני באמצעות תוכנה לסריקת מסמכים, והעבירו סדנאות וקורסים לסריקה נכונה של מסמכים. ניתן לבנות מספר מודלים עסקיים שישתלמו לכל הצדדים.

 
אודות המחבר

דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:

סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.
המאמר הודפס מאתר portal-asakim.com - אתר מאמרים עסקיים ומקצועיים
http://www.portal-asakim.com/Articles/Article53.aspx