שלב משמעותי בהפקת אירוע עסקי הוא בחירת המקום בו ייערך האירוע. מדובר בשלב חשוב משום שהמיקום הפיזי והאפשרויות במקום יכולות להשפיע במידה רבה על הצלחת האירוע או כישלונו.

אירועים עסקיים שונים באופיים מאירועים פרטיים, כמו חתונות לדוגמה, במטרות שלהם, בתכנים, בצרכים הטכניים וכו'. לכן, בעוד שעבור אירוע פרטי הבחירה המתבקשת היא אולם אירועים או גן אירועים, בהקשר של אירועים עסקיים, הבחירה האידיאלית היא אולם כנסים, אשר מיועד ומותאם לאירוח אירועים עסקיים. אולמות כנסים מתאימים לאירוח כנסים, הרצאות, אירוע עובדים וכו' מבחינת מבנה האולמות, סידורי הישיבה, התשתיות והציוד הטכני במקום וכדומה.

הבחירה של אולם מושפעת מפרמטרים שונים, בראשם המיקום, מספר האולמות והחללים שניתן לשכור במקום, ומספר האנשים שהם יכולים להכיל.

אולם כנסים במרכז

בכל הנוגע למיקום, יש להבין מהיכן צפויים להגיע המשתתפים באירוע. האם מדובר על אירוע מצומצם בו כל המשתתפים מגיעים מאותו אזור בארץ, או מדובר על משתתפים מכל הארץ, ואף משתתפים מחוץ לארץ? יש להבין כי הנוחות והקלות בה יוכלו להגיע המשתתפים למקום האירוע יכולה להשפיע על החלטתם האם לקחת בו חלק או לא. לכן, אין זה מפתיע שבמרבית המקרים ארגונים וחברות אשר מפיקים אירוע מעדיפים אולם כנסים במרכז אשר מספק פתרון אידיאלי למרבית המשתתפים, מהיכן שלא יגיעו. עם זאת, כדאי לבחור מקום עם נגישות מהירה מצירי התחבורה העיקריים כדי למנוע מצב בו משתתפים יאלצו לעמוד בפקקים בתוך העיר.

הבחירה הפופולרית באולם כנסים באזור המרכז ברורה בוודאי לאור העובדה שמרבית החברות בארץ מרוכזות בו גם כך, אך לעיתים גם חברות שממוקמות בצפון או בדרום אך פונות לקהל מכל הארץ ו/או רוצות למתג את האירוע כמתקדם ומטרופוליטני יעדיפו אולם כנסים בתל אביב או בעיר מרכזית אחרת כמו הרצליה, לדוגמה.

מספר וגודל האולמות

כאמור, פרמטר נוסף שיש לתת עליו את הדעת הוא האולמות עצמם. בהתאם לתוכן ולאג'נדה של האירוע וודאי תוכלו להסיק האם יש לכם צורך באולם כנסים אחד או מספר אולמות. לדוגמה, עבור כנסים לרוב יש צורך במספר אולמות בגדלים שונים, כמו אולם אודיטוריום גדול בו מקיימים את ההרצאה או הפאנל העיקרי ואולמות כנסים נוספים קטנים יותר בהם מתקיימות מספר פעילויות במקביל, וכן עושים שימוש בלובי לצורך מינגלינג, כיבוד וכו'.

כאשר מדובר על אירועים עסקיים גדולים,  מרכז כנסים בו אפשרויות שונות של אולמות וחללים להשכרה מספר את הפתרון הטוב ביותר, והגמישות הנדרשת להתאמת המקום לאירוע הספציפי שלכם.