יתרונות ניהול הידע
"ידע הוא כח ! וכדאי שנדע לנצל את זה ! " (א.ו)
ישנה התלבטות הקיימת בפני כל מי שמעוניין ברכישת תוכנת CRM - האם מרוב עצים אני לא אראה את היער ? קרי: האם עקב גודש המידע שנאגר בתוכנת ה CRM אני אאבד את הפוקוס העיסקי / ארגוני שלי ואתחיל להתעסק בקטנות ?
שאלה נוספת העולה פעמים רבות - מה רע במידע שנאסף בתוכנות שאינן יעודיות לכך ? (תוכנות הנהח"ש, גליונות אלקטרוניים וכו') הרי המחדע נאסף שם באופן שוטף.
התשובה היא אחת: כך לא עובדים ! מידע הוא כח שיש לנהלו בסדר ובתבונה ולנצלו כנדרש בכל היבט של הפעילות העסקית !
תוכנות CRM בנויות (לפחות אלו הבנויות נכון) על מנת לתת למשתמש כלי ניהול מידע המאפשרים להפריד את המוץ מהבר. כלים אלו מנהלים את המשימות הארגוניות ע"פ סדרי חשיבות, את הלקוחות לפי סדר טיפול נדרש וכו'. בשורה תחתונה - המידע המוצג למשתמש הוא המידע אותו הוא בוחר להציג ע"פ מתודולגיה סדורה ומדעית.
המידע האגור בתוכנת ה CRM מאפשר למשתמש להפיק משמעויות עיסקיות וארגוניות ובכך לשפר את הניהול והתפקוד העיסקי. אין זה אומר שהפקת דו"חות ניהוליים היא העשיה היום יומית בתוכנה, אלא אלו יכולות שיש לנצלן תקופתית ע"פ צורך. עיקר העשיה היום יומית היא- העשיה השוטפת הרגילה - ניהול מכירות וניהול שירות לקוחות. את "השוטף" תוכנת ה CRM מבצעת בצורה קלה יותר מאשר כל אופציה אחרת היות והיא מרכזת למשתמש הארגוני את משימותיו ואת לקוחותיו בצורה נוחה וברורה.

מהם יתרונות ניהול הידע ותיעוד הפעילות הארגונית ? - המידע והמשמעויות !

* מי עושה מה !
* מי בפיגור אחרי משימותיו ?
* איך מצליחות המכירות ?
* איך מתמודד השירות ?
* מה קורה עם הלקוחות ?
* עם מי מהלקוחות לא היינו בקשר ?
* איך מצליח הקמפיין הפרסומי ?
* מהם הביצועים מול היעדים ?

יש לזכור:
עיקר רוכשי תוכנות ה CRM הם אותם אלו שהגיעו לכך כאשר הגיליונות האלקטרוניים "הצמידו אותם לפינה".
עסקים שלא השכילו, ולא נערכו לקליטת תוכנת CRM בתחילת חייהם העסקיים, וגדלו בהיקפי הפעילות במשך הזמן - נמצאים בבעיה.
לכל אורך הדרך ניהלו עסקים אלו את המידע שברשותם כפי שיכלו - בעיקר באמצעות גליונות אלקטרונים, מעבדי תמלילים, תוכנות ניהול כספי וכו'. עסקים אלו גילו במהרה כי תיעוד עיסקי ברמת הלקוחות והפעילות לא ניתן לביצוע יעיל בגיליונות אלקטרוניים,או לאגור מידע סביב הלקוחות בתוכנה המפיקה חשבוניות.