זוהי רשימה שנייה בעניין הבירור המוקדם שחייב לעשות כל נוטריון.

ברשימה הראשונה ציינתי את הניסיון הרב שצברתי בעבודתי הנוטריונית על פני 8 שנים וכן את הידע שנצבר כתוצאה מפעילות אינטנסיבית על פני כ 17,000 עבודות נוטריוניות שונות.

בשלב הבירור המוקדם עם הלקוח, לגבי צרכיו בעניין מסמך מקורי או העתק, חייב נוטריון להיות בקיא לא רק בצד המשפטי או הנוטריוני של העניין. נוטריון בעל ותק, ידע ונסיון מתאימים, חייב לייעץ לכל לקוח, מהן הדרישות של מדינת היעד, אליה מופנות העבודות הנוטריוניוניות שיבוצעו לו. יתירה מכך, בכל מדינה ומדינה, הדרישות של הרשויות השונות באותה מדינה עצמה, יכולות להשתנות מגוף אחד לאחר. למשל, ייתכן שמשרד הפנים הפולני, ידרוש כי לכל בקשה של אדם המעוניין בקבלת או השבת אזרחותו הפולנית, יצורף לתרגום הנוטריוני המסמך העברי המקורי ( כמו תעודת לידה מקורית, תעודת שינוי שם מקורית, תעודת נישואין מקורית וכד' ). מאידך, ייתכן שרשם החברות הפולני יסתפק בצירוף של העתק מאושר על ידי הנוטריון ( ולאו דווקא בצירוף המסמך המקורי ) של המסמך העברי. כלומר, אותה מדינה עצמה, עם דרישות שונות לגבי המבנה וההרכב של המסמכים הנוטריוניים. ואין המדובר בבחירה של הלקוח, לאמור, שהלקוח יעדיף תמיד לצרף את המסמך המקורי " ליתר ביטחון". לא. זהו איננו המצב. כיוון שאם הדרישה של משרד המשפטים הפולני היא לצרף צילומים מאושרים של המסמכים בעברית, לסטים הנוטריוניים, אפשר ואם יצורפו המקוריים, הוא ידחה את המסמכים. נוטריון בעל נסיון חייב לרכוש מומחיות בנושאים אלו, ולדעת לגבי כל ארץ מהן הדרישות האמיתיות.

לכן, כשלקוח פונה לנוטריון ומבקש לתרגם למשל את תקנון החברה שלו לשפה כלשהי, נניח ליוונית, הנוטריון יברר וילבן איתו את השאלה, ראשית האם יש ברשות הלקוח את התקנון המקורי, שנית, האם כדאי בנסיבות המקרה הספציפי לצרף את התקנון העברי המקורי, או " להסתפק" בצירוף של צילומו המאושר על ידי הנוטריון. הנוטריון יברר עם הלקוח לאיזה גוף ביוון מיועדים המסמכים. האם לצורך רישום החברה הישראלית ביוון? האם לצורך פתיחת חשבון בנק בבנק יווני? לפי תשובות הלקוח חייב נוטריון שהוא מומחה בתחום לייעץ ללקוח.

הייעוץ הזה חשוב גם מהיבט נוסף. לעתים, המסמך המקורי איננו מצוי בידי הלקוח. גם לא העתק מאושר שלו. במקרה כזה, עשוי הבירור המוקדם עם נוטריון מומחה לשפוך אור על עצם כדאיות הגשת המסמכים הנוטריוניים ליעדם המיוחל, לאמור, אולי בכלל עדיף לא להתחיל בביצוע העבודה שכן, המסמכים האלו, שאינם מקוריים וגם לא העתקים מאושרים, לא יתקבלו במילא בארץ היעד, ולא ישיגו את יעדם ואז בשביל מה לטרוח?

בחלק מהמקרים ראוי לייעץ ללקוח להכין מסמכים כפולים. כלומר, להכין תיק נוטריוני אחד שבו יצורפו המסמכים המקוריים לעבודות הנוטריוניות, וסט נוסף, שבו יצורפו רק צילומים, או צילומים מאושרים של המסמכים המקוריים, וזאת כדי להתכונן למצב שהלקוח יגיש סט מסוג אחד, הסט לא יתקבל, ואז הוא יוכל לשלוף את הסט האחר, הערוך על פי הדרישות החדשות. הדבר קורה לפעמים, בייחוד במדינות מזרח אישופה, המשנות את הכללים והנוהלים שלהם בעניין זה השכם והערב.  הדבר חשוב במיוחד כאשר מדובר במכרזים חשובים שחברות ישראליות מעוניינות להשתתף בהם, והן אינן רוצות לאחר את המועדים. אמנם העניין כרוך בתשלום נוסף, אבל לעתים הזול יוצא יקר ולעומת זאת היקר הוא הזול.

סוגיה שאינה מוכרעת בעניין מה יחשב למקור בעיניי הנוטריון ומה לא, היא אותם תדפיסים ושאר נתונים המוצאים ממאגר מידע באינטרנט. האם זהו מסמך מקורי?

עוד עניין לא מובהר דיו הוא שרוב הנוטריונים לא הוכשרו לזהות, להבדיל ולאבחן בין מסמך מקורי לבין מסמך שאיננו מקורי. בעניין מכונות הצילום החדישות, מנפיקים לעתים מסמכים בצבע, שנראים בדיוק כמו המסמכים המקוריים שמהם הם צולמו. איך מסוגל הנוטריון, איך מסוגל מישהו כלשהו לזהות את ההבדלים ולקבוע מהו מקור ומהו העתק? אני סבור שבהשתלמויות הנוטריונים חייבים להדריך אותם גם בעניין זה.