איך לבחור אולם או גן אירועים לחתונה

לבחירת מקום האירוע לחתונה ישנה חשיבות רבה להצלחת האירוע, לכן יש להקדיש לא מעט תשומת לב לכך. המבחר עצום ומרב חיפושים,  המלצות ועצות שתקבלו אתם יכולים בקלות ללכת לאיבוד, לכן

לפני שמתחילים בחיפושים עדיף לעשות סדר בבלגן ולהחליט על מספר דברים עקרוניים חשובים.

1.      מיקום האירוע -  יש לקחת בחשבון את איזור המגורים של האורחים ולהשתדל להקל עד כמה שניתן את ההגעה של האורחים לאירוע. רצוי להתמקד במרחק הגיאוגרפי, אופן ההגעה, (לפעמים עדיף לבחור מקום קצת יותר מרוחק עם גישה נוחה, מאשר מקום קרוב במרכז העיר עם קשיים בהגעה כמו עומסי תנועה וקושי באיתור המקום.) והסדרי חניה נוחים.

2.      כמות המוזמנים -  למס' המוזמנים יש חשיבות מכרעת בבחירת המקום. את מקום האירוע יש לבחור לפי ההתאמה לכמות המוזמנים. מס' המוזמנים הממוצע לחתונה הוא בין 300 ל- 400, לא מעט מהמקומות המבוקשים לא יקבל אירועים של מתחת ל- 300 מוזמנים בתאריכים מבוקשים. טיפ חשוב: ככל שמספר המוזמנים גדול יותר, המחיר למנה אמור לרדת ועמדת המיקוח שלכם מול בעל האולם משתפרת. על כמות גדולה במיוחד, ניתן "לסחוט" לא מעט "צ'ופרים" מבעל האולם.

3.      מסגרת תקציבית למנה –  מחיר המנה הוא המרכיב העיקרי בהוצאות החתונה, לכן יש לחשב אותו בקפידה.

4.      תאריך האירוע – תאריכים מבוקשים בעונה (קיץ) יעלו יותר מתאריכים שלא בעונה (חורף). ימי חמישי גם הם מבוקשים ויהיו יקרים יותר משאר ימי השבוע. ימי ראשון ושני בשבוע הם הכי זולים. אם במקרה אתם עורכים מסיבת חתונה ללא חופה, הרי זו ההזדמנות לנצל את הימים בהם חל איסור דתי להתחתן –ספירת העומר ו- בין המצרים,  בהם תוכלו לקבל  "דילים" זולים במיוחד. טיפ חשוב נוסף: כשסוגרים את התאריך בטווח קצר  במיוחד מיום האירוע (אם מצאתם תאריך פנוי כמובן) ניתן גם כן להוזיל את המחיר בצורה משמעותית.

כאשר כל הנתונים הנ"ל סגורים ניתן לצאת לדרך. רצוי להגביל מראש את מספר האולמות אותם תראו כי אחרת אתם עלולים להתבלבל.

מה חשוב בבחירת האולם?  

1.      רשיון – יש מספר לא מבוטל של אולמות וגני אירועים הפועלים ללא רשיון ולכן יש לבדוק זאת לפני הסגירה. אין להקל ראש בנושא זה כי אולם ללא רשיון פועל ללא היתר, ללא ביטוח, בניגוד לחוק וללא פיקוח. אין לו אישורי בטיחות מהמשטרה וממכבי אש, אין עליו פיקוח של משרד הבריות על טיב האוכל וטריותו והחמור מכל הוא נתון לסכנת סגירה בכל רגע נתון ללא קשר לאירועים עתידיים.

2.      גן או אולם? – לכל אחד יש יתרונות וחסרונות. לאירוע בחיק הטבע יש כמובן את היופי הייחודי, ירוק, עצים, מים זורמים, כל אילו יוצרים אוירה כמעט חסרת תחליף, אך כאן מגיע התלות בגורמים שאינם בשליטתו כמו מזג אויר וחרקים מעופפים. כאן מגיע היתרון של אולם סגור אשר מין הסתם יהיה ממוזג. ישנם לא מעט מקומות המשלבים גן ואולם מה שיכול להיות לעיתים שילוב מנצח.

3.      רעש ואקוסטיקה – כולם מכירים את המצב בו אתם נמצאים באירוע ולא ניתן לשוחח עם השכן ויש רעש מחריש אוזניים. אם כן, עד כמה שהדבר ישמע מוזר, לווליום שהתקליטן משתמש אין כמעט כל השפעה על כך, ברב המקרים בכל מקרה מערכת ההגברה אינה של ה- dj אלא של האולם והיא מקובעת מראש. מה שקובע הוא רק דבר אחד, האקוסטיקה של המקום. כלומר, האם יש מה שיספוג את הרעש ולא רק של המוסיקה, כי גם 400 איש שנמצאים באולם ומדברים אחד עם השני יכולים ליצור רעש בלתי נסבל. במקום פתוח לא תהיה כל בעיה לעולם, כי אין קירות ותקרה שיחזירו את גלי הקול ולעולם לאף אחד לא תהיה בעיה של רעש (גם לא לדודות הבעייתיות). הבעיה מתחילה במקומות סגורים בהם התקרה והקירות מחזירים את גלי הקול. כאן הדבר תלוי בהשקעה באקוסטיקה של המקום (ולא רק ביופי). בעיקר תלוי הדבר בתקרה (כלומר האם היא אקוסטית), או האם קיים כל דבר אחר שיספוג את הרעש. ה- "אויב" הגדול ביותר של האקוסטיקה הוא בדרך כלל אוהל בו משתמשים לעיתים לקרות גן אירועים בחורף, אלא אם כן דאגו לכך מראש לאורחים תהיה לא מעט בעיית רעש. איך ניתן לבדוק את האקוסטיקה באולם? פשוט מאוד: הולכים למקום בזמן שיש אירוע בסדר גודל דומה לשלכם, בוחרים כמה פינות מייצגות באולם עומדים בהם ומקשיבים, מה שתשמעו – זה מה שישמעו האורחים גם באירוע שלכם. זכרו, אם לאורחים שלכם יהיה נעים באוזניים האירוע יצליח, אם לא אתם בבעיה!

4.      רעש סביבתי והגבלת זמן- אולמות וגני האירועים סובלים לעיתים מבעיה של רעש סביבתי, כלומר שכנים הנמצאים בקרבת מקום אשר מאלצים את בעל האולם להגביל את הווליום של מערכת ההגברה ובשלב מסוים (11 עד 12 בלילה) אף להנמיך יותר.  יש לבדוק היטב את הנושא כי זה עלול לפגום מאוד באיכות האירוע.

5.      רשימות מומלצים – האולם לוקח בחשבון עובדה בסיסית חשובה, הוא למעשה הראשון ב- "שרשרת המזון", כלומר: מכיוון שהוא הגורם הראשון אתו תסגרו עסקה, העיקרי והחשוב ביותר מבחינתכם ומכיוון שברב המקרים לא תקבלו חוות דעת קודמות מספקים בתחומים אחרים, יש לו את האפשרות להכתיב לכם לא מעט חוקים בתחום אשר לא תמיד יהיו בעלי אחיזה במציאות ובמקביל (תוך כדי זה שהוא מנצל את העובדה שכבר רכש את אמונכם) ייתן לכם את רשימת המומלצים  של האולם או גן האירועים, ימליץ לכם לבחור את נותני שירותים רק משם ולעיתים אף ייכפה זאת עליכם.  אז שימו לב: זהירות מוקש!!! מבלי לפגוע באף אחד מאותם נותני שירותי כי סביר שיש ביניהם לא מעט "ראויים" וטובים, הם לא נמצאים שם כי הם טובים הם נמצאים כי הם משלמים!!!  ובדרך כלל   לא מעט!!! (לבעל האולם כמובן)  ולכן יש לבעל האולם אינטרס להמליץ עליהם על מנת להצדיק את התשלום. לכן יש לבדוק היטב שהאולם לא כופה עליכם את המומלצים שלו ותמיד תבחרו את נותני השירותים בהם אתם מעונינים ולא את אילו שהמליצו או כפו עליכם. זכרו, אתם הלקוחות והכוח הוא רק בידיים שלכם ואף בעל אולם לעולם לא יעז לבטל אירוע אם תתעקשו על  נותן שירות כזה או אחר.

                                                          בהצלחה

הכותב: dj לוי בראונשטיין – בייגלה djs

תקליטן אירועים, חתונות, מסיבות ומועדונים וותיק, מוכר ומנוסה.

מתקלט כ- 20 שנה באירועים יוקרתיים בארץ ובחו"ל.

           www.beygalegjs.co.il