מערכת crm היא כלי שהולך ותופס תאוצה כמעט בכל ארגון או בית עסק המכבד את עצמו. מדובר במערכת אשר אחראית על נושא ניהול קשרי לקוחות, בצורה של שימור קשר והרחבת הפעילות איתם. תפעול נכון של תוכנות crm יכול להביא להשבחת והגדלת התוצאות והפעילות העסקית של כל ארגון.

כל לקוח אשר משתייך לארגון נכנס למאגר המידע של החברה דרך תוכנת crm ומעודכנים לגביו כל פרטי הפעילות וההתכתבות העסקית, כל תקשורת מולו וכל פעולה רלוונטית. מערכת  crmכוללת סרגלים וכלים המאפשרים לקיים גם דו"חות סטטיסטים.
 
התפיסה הארגונית שמאחורי crm

crm איננה רק תוכנה טכנולוגית. היא מאפשרת לבחון אספקטים רבים של כל עסק, מההתנהלות השיווקית ועד ההתנהלות החשבונאית. תוכנת crm היא חלק מתרבות ארגונית חדשה ומשקפת תפיסת עולם חדשנית לגבי כיצד ארגון צריך להתנהל וכיצד יתועד ויאורגן.

התרבות הארגונית החדשה הזו יודעת לזהות את צרכי השוק ואת המגמות החדשות. כיום, בעידן המודרני והאינטרנטי, הכלים לתחרות בשוק הולכים וגברים. שוק תחרותי יותר מצריך טיפוח נרחב יותר של קהל ומאגר הלקוחות. מדובר כאן לא רק בלמידת תוכנה חדשה עבור עובדי החברה כי אם ניהול ותיעוד קשרי הלקוחות בצורה טובה יותר, כדי למצות עד תום את הפוטנציאל העסקי מולם.
 
מערכת crm מאפשרת גם תיאום אספקת המוצרים ללקוח

מערכת ותוכנת crm מאפשרת את ניהול ההתקשרות בין הארגון ללקוח בצורה בה התיעוד יהיה מאורגן בצורה הטובה והנכונה ביותר. התוכנה מאפשרת בקרה על מוצר או על ההליך בין הארגון לבין קהל לקוחותיו. לא רק זאת, תוכנה זו מאפשרת לרשום כל תלונה או בקשה מצד הלקוחות ואף את אופן הטיפול בה.

כך נוצר מעקב ממוחשב על כל הפעילות, שנועדה לוודא כי אף לקוח לא יוזנח. הגברת שביעות הרצון רק תגרום לשמירה והגדלה של קהל הלקוחות וכמובן שהתוכנה מאפשרות לתעד ולשמור את הפרטים לגבי כל פנייה, כיצד היא טופלה ומה נשאר לעשות בנידון. כך מבצעים ניהול קשרי לקוחות.
 
תיעוד התשלומים לחברה באמצעות crm

כל שירות שהחברה עוסקת בו או כל מוצר אותו היא מעניקה ומספקת כרוך כמובן בתשלום מצד הלקוחות של החברה. תוכנות crm מתעדות גם את כל ההתקשרות החשבונאית בין הלקוח לבין הארגון המספק לו את המוצרים המבוקשים.

מדובר כמובן על כל התקשרות חשבונאית, מן הפרט הקטן ועד לפרט הגדול: הפקת חשבוניות המס, קבלות, חשבוניות זיכוי, הפקת קבלות או חשבונות אוטמטיים. מערכת  crm מאפשרת גם לחסוך זמן ולשלוח את כל המידע ללא הצורך המסורבל של שימוש במכשירי פקס ודומיהם.
 
מעקב אחר מנויי החברה וחידוש התקשרות בעזרת מערכת crm

תוכנות crm מספקות גם אמצעי נוסף של מעקב אחר כל מאגר הלקוחות של כל ארגון: מתי החל הסכם ההתקשרות עימם ועד מתי מתוכנן החוזה עליו חתמו. כך אפשר לדעת מתי עומד לפוג חוזה עם לקוח מסוים ולהתכונן מבעוד מועד על מנת לחדשו.

כל חידוש התקשרות, הקפאה או ביטול מתועדים ונבדקים. התראה בזמן יכולה לעזור ליצור קשר עם כל מנוי או לקוח בזמן הנכון, על מנת להאריך את הסכם ההתקשרות עימו. ניתן גם להציע מחירים אטרקטיביים או מבצעים אשר ימשכו את העין, כדי לשכנע את הלקוח להאריך את החוזה. בשורה התחתונה, crm היא התוכנה האולטימטיבית לשמירה או ניהול קשרי לקוחות.