בכתבה הקודמת שכותרתו "שירותי נוטריון מחו"ל" נבחנה השאלה האם חייב נוטריון להתגורר בישראל על מנת שיוכל להנפיק אישור נוטריוני. המסקנה הייתה, כי יכול וגם רשאי נוטריון ישראלי, להתגורר בכל מקום בעולם, ולבצע משם כל עבודה נוטריונית שירצה. השאלה שנבחנה התייחסה לתרגום מסמכים אך באותה מידה, יכול פלוני להתייצב בפני נוטריון ישראלי המתגורר בחו"ל, לחתום בפניו, והנוטריון ינפיק אישור נוטריוני רשמי בדבר חתימתו של אותו פלוני בפניו.

הדיון במאמר זה יתייחס לביצוע עבודה נוטריונית, שתיעשה כולה דרך האינטרנט, בלי מפגש עם הלקוח וללא שימוש בדואר רגיל. כל ההליך הנוטריוני יבוצע אך ורק דרך האימייל.

הדוגמא הקלאסית המועלית לדיון כאן היא כדלקמן:

1. הלקוח סורק את המסמכים אותם הוא מעוניין לתרגם ולאשר על ידי נוטריון (המתגורר בחו"ל ).
2. הלקוח שולח את המסמכים לכתובת האימייל של הנוטריון.
3. הנוטריון מתרגם את המסמכים ומנפיק אישור נוטריוני רשמי, עליו הוא חותם בחתימת ידו.
4. הנוטריון סורק את המסמכים ( כולל את האישור והחתימה שלו עצמו ) ומעביר  את זה למזכירתו בישראל.
5. המזכירה מדפיסה את המסמכים, כורכת אותם, ומטביעה עליהם את חותם הנוטריון. לחילופין, המזכירה מדפיסה וכורכת את המסמכים בדיוק כפי שקיבלה אותם ומוסרת ללקוח סט נוטריוני החופף במדויק למה שהנוטריון שלח.
6. הלקוח ניגש עם המסמכים ומבקש לקבל אפוסטיל ( אם הוא מעוניין בכך ).

אין ספק שהחוליה החלשה בדוגמא הנ"ל היא סעיפים 5 ו 6 דלעיל. האם צריך שעל גבי האישור הנוטריוני תתנוסס חתימה מקורית של הנוטריון? מה "רע" בחתימה מקורית של הנוטריון שנסרקה באימייל והועברה למזכירתו הנמצאת במשרדו בישראל?

כותב המאמר סבור, שמאחר ולא יכול להתעורר ספק כי הנוטריון עצמו, הוא ולא אחר, חתם על העבודה, הרי שזהו עניין טכני, בעידן האינטרנט, איך האישור החתום הונפק בפועל. האם מישהו יוכל להתכחש לכך שזוהי חתימת הנוטריון, כולל הנוטריון עצמו?

אם יתכחש מישהו לחתימת הנוטריון, דווקא המשלוח דרך האינטרנט הוא ההוכחה הניצחת לכך שהנוטריון חתם ושלח את החתימה לישראל. נניח מצב שיש התכחשות לחתימת הנוטריון, החתומה במקור, כחתימה מקורית על גבי האישור הנוטריוני שהנפיק. במקרה כזה, לא יהיו "עקבות" של משלוח דרך האינטרנט. לא תהיה הוכחה משמעותי, כמעט וניצחת, כדי לסתור את ההתכחשות.

קימות אפשרויות נוספות לביצוע החתימה. הנוטריון מתרגם ומאשר נוטריונית את התרגום. כעת, כשהכל סרוק, הוא חותם במקור, על המסמכים עצמם, באופן אלקטרוני. כלומר, אין הוא סורק את העבודה החתומה כבר ( שזה דומה יותר לצילום ) אלא הוא חותם בפועל לאחר שהמסמכים ניסרקו. החתימה שלו תהיה חתימה מקורית כי הוא חתם על המסמכים האלו. הוא יוכל גם להטביע את חותמו עליהם באותו האופן האלקטרוני, ואת המסמכים האלו, הנושאים את חתימתו וחותמו האלקטרונית ( מי לא מכיר את החתימות האלקטרוניות שאנחנו חותמים בבנקים, לגבי כל פעולה בנקאית, לרבות פעולות כספיות ענקיות, החובקות את הגלובוס )- ישלח למזכירתו בתל אביב, על מנת שהיא תדפיס אותם ותיצור קובץ נוטריוני תקף לכל דבר ועניין ( היא תצטרך לבצע כריכה נוטריונית, כלומר, להדק אותם בחותמת אדומה ולקשור את הכל בסרט אדום ).

העבודה על ידי המזכירה היא טכנית. המזכירה תדפיס מהאימייל בדיוק את אותם המסמכים שתקבל מהנוטריון היושב בחו"ל. ירצה, יוכל הנוטריון לפקח באמצעות מצלמה אלקטרונית על עבודת המזכירה. ירצה, יוכל הנוטריון לבקש ממזכירתו להציג בפניו באמצעות מצלמת אינטרנט את הסט הנוטריוני שהכינה. ירצה, יוכל הנוטריון לבקש ממזכירתו לחזור ולסרוק את הסט שזה עתה הכינה, ולשלוח את הכל אליו.

מוסד הנוטריונים הוא שמרני. עדיין, רוב הנוטריונים הפועלים כנוטריונים אינם משתמשים באינטרנט. אינם בקיאים בכל מה שנכתב בכתבה זאת. לכן קשה להגיע לשינויים. שינויים אינם עושים טוב לאנשים מבוגרים ואפשר ויפגעו בפרנסתם. אבל הגיע הזמן להתחיל להכניס לענף הנוטריוני את העידן החדש, שבו הכל מתבצע באינטרנט, כדרך מועדפת, בטוחה, יעילה, זולה, על פני כל דרך אחרת שקדמה לעידן זה. הגיע הזמן להתחיל לדבר לא רק על חתימת נוטריון, חותם נוטריון, חותמת נוטריונית, "פלומבה" , סרטים אדומים, וכיו"ב. הגיע הזמן לדבר על נוטריון אלקטרוני, מצלמה נוטריונית, חתימה אלקטרונית וכיו"ב.