תארו לעצמכם ספרייה ענקית, שכוללת מאות אלפי ספרים. רק מי שעובד במקום שנים, יידע למצוא בקלות ספר מסוים שאחר המבקרים במקום רוצה לקרוא. עכשיו דמיינו שאותה ספריה הופכת לממוחשבת, ומיקומו של כל ספר מתועד במחשב. קל ופשוט נכון? זוהי בעצם הפעולה שמבצעת סריקת מסמכים עבור כל חברה.

לכל חברה יש אינספור מסמכים שנאגרים מידי יום. אם כולם יופנו לאותו מקום, הם ימלאו מהר מאוד חדר ממוצע. ארגזים על גבי ארזים של מסמכים. לכו תמצאו מסמך אחד בתוך כל אלו ולכו תשמרו על כל המסמכים שלכם תקינים ושלמים. במצב כזה, סריקה היא הפיתרון הטוב ביותר עבורכם.

כולנו מכירים את הסורק – זוהי מכונה שימושית מאוד, שעוברת על כל דף בעזרת עינית משוכללת ולאחר סריקתו המלאה מתרגמת אותו לקובץ. מעתה, מה שאתם מחזיקים ביד נמצא גם על המחשב. וכך, בעזרת סריקת מסמכים, אתם מקבלים גיבוי לכל מסמך חשוב בו אתם מחזיקים בחברה.מעבר לזה, אתם יכולים כך למצוא כל מסמך בקלות רבה ביותר. כל קובץ של דף סרוק נשמר בשם מסוים. אתם יכולים לפתוח תיקיות לפי שמות ברורים, לתייג כל קובץ בשם מתאים ולדעת שגם אם תחפשו מסמך ספציפי בעוד שנה, תמצאו אותו ללא בעיות. זו בעצם יצירה של ארכיון דיגיטלי.

הרי זו הסיבה העיקרית שבגללה חברות מבצעות בדרך כלל סריקת מסמכים – כדי לארגן אותם, לשמור עליהם ולהבטיח שניתן יהיה למצוא אותם בקלות. ישנן היום בשוק תוכנות רבות ליצירת ארכיון כזה, אבל אתם יכולים לעשות זאת גם לבד. כל מה שצריך הוא חשיבה הגיונית, ארגון ושמות שקל לזכור. תוך כמה דקות תוכלו ליצור לעצמכם ארכיון יעיל ביותר.

ראשית, תוכלו לעשות זאת בעצמכם, אם תקנות סורק למשרד או לבית. אבל במקרה ומדובר באמת בהררים של מסמכים, מומלץ שתשתמשו בעזרה מקצועית – חברות המעניקות שירותים של סריקת מסמכים או לשכות סריקה, שהן מרכזים גדולים בהם ניתן לסרוק מסמכים רבים, בעזרת אנשי המקום.

זה אולי נשמע קצת מיותר וטרחני, אך מדובר בעניין חשוב מאוד. אם אתם מעבירים את המסמכים לגורם חיצוני, עליכם להבטיח שהוא יוכל לסרוק כל מסמך בקלות. לכן, בדקו אילו מסמכים לא באמת נחוצים לכם לסריקה, הבטיחו כי המסמכים לא יגיעו מקומטים וכי הם נפרדים אחד מהשני, כדי לאפשר סריקת מסמכים מהירה וקלה.

אם מדובר במסמכים רגישים או סודיים, דעו כי אינכם חייבים למסור את הערימה לגורם זר. ישנן חברות המציעות סריקת מסמכים בביתו של הלקוח: הן מגיעות עם המכשור המיוחד לביתכם (או למשרד) ומבצעות את הסריקה בנוכחותכם. כך תבטיחו כי מסמכים לא ייאבדו או יישכחו במשרדי החברה, אלא יישארו כולם ברשותכם.