כמה זמן לוקח לך לקחת עובד חדש לגמרי ולהפוך אותו ל-שד משחת בתפקיד החדש?
כמה זמן שלך הולך לאיבוד על תיקון תקלות שאחרים גרמו בעסק שלך? נכון שלפעמים אתה פשוט לא מבין כיצד הם הצליחו ליצור מהומה כה סבוכה?
מכיר את התופעה שכולם מגיעים אליך לקבל הנחיות, הכוונות והסברים כיצד לבצע כל פעולה ופעולה בתפקיד שלהם? מעין סוג של ראש קטן?
אם אתה בתפקיד ניהולי ואתה מכיר לפחות מקרה אחד מהאמורים לעיל, כנראה שאתה לא משתמש בכלי הניהולי שידוע בכינויו "נהלי עבודה" כמו שצריך.
הצד השני של המטבע.
לקוח שלי (עסק עונתי ומאוד אינטנסיבי) סיפר לי פעם שבאמצע העונה היה עליו להחליף את מנהל התפעול שלו ואת מנהלת השיווק שלו בעסק.
"בעבר, זה היה ממוטט לי את העסק. הכול היה נופל עלי במכה אחת והייתי צריך שתי עונות כדי להתאושש מהנזק ולחזור למחזורים הישנים שלי".
באותה עונה בה הוחלפו שני המנהלים, העסק הכפיל את מחזור המכירות שלו מבלי שדבר נפל על גבו של המנהל, למרות שההחלפה בוצעה במהלך העונה.
לא רק זאת, אלא שהרווחיות התפעולית עלתה בעשרות אחוזים.
ברור מאליו שאותו בעל עסק היה מרוצה. הסוד שלו, אגלה לכם, היה שימוש נכון בנהלי עבודה.
מהם נהלי עבודה?
הגדרה מפורטת ומדויקת כיצד מבצעים משימות שונות כלליות
כדי להביא לייצור של דבר מה טוב, יש לעקוב אחר המתכון הנכון.
בין אם אתה אופה לחם, מייצר מנוע של פרארי בעבודת יד או מכין דו"ח רווח והפסד בעסק, אתה חייב להגדיר את המתכון הנכון.
אם לא תעשה כך, זה יתבצע באופן שונה כל פעם ופעם.
כיצד לוקחים הזמנה מלאה מלקוח (כולל: החתימה על כל המסמכים, הערבויות, הבטוחות ואיסוף מלא ומדויק של כל הנתונים הנדרשים לתחילת העבודה ללא שום קשר נוסף עימו)?
כיצד מכינים את המטבח במסעדה כך שהלקוחות יקבלו שירות מלא ומהיר יחסית גם כאשר המסעדה מלאה?
כיצד בודקים את המוצר המוגמר בחברת היי-טק כך שהלקוחות יקבלו מוצר שעומד בתקן הנכון?
כל אלו ועוד ראויים להפוך לנהלי עבודה.
הגדרה מדויקת ומפורטת של התהליכים השונים המתקיימים באזורים ארגוניים.
מאחר ועסק מורכב מתנועה של חלקיקים (כספים, נתונים, ניירות, לקוחות, מכונות, ציוד, חומר גלם ועוד) על פני מסלול מסוים, ישנה אינטראקציה בין מספר חלקים בארגון על מנת שייווצר רווח.
לפעמים לא מספיק שכל אדם בעצמו יכיר את "המתכון" כדי לבצע דבר זה או אחר.
צריך שכולם ידעו לעבוד האחד עם השני בצורה מתוזמרת ומתואמת.
על איש המכירות לעשות עבודת הכנה מספיק טובה (ניירת, נתונים ועוד) לפני הייצור. עליו להעביר את הנתונים בצורה מספיק מדויקת לאיש הייצור כדי שאיש הייצור יוכל לייצר את העבודה במהירות ויעילות ללא התעסקות נוספת עם דברים שקשורים למכירות או ללקוח (אולי מלבד האספקה).
אבל אם ההזמנה (המדויקת) מונחת בתא דואר שאיש הייצור לא מחפש בו; אם היא לא מועברת בזמן אלא ברגע האחרון ללא התרעה מספקת; אם לא ברור מי אחראי לתאם את מועד המסירה או מקום המסירה או הגביה (חוסר בהירות בחלוקת התפקידים)- אתה תראה חוסר יעילות, ריבים, מהומות, לקוחות לא מרוצים ומנהל שפשוט עמוס וטובע בשטויות ששורפות את משאבי העסק (כסף) ואת הסבלנות שלו.
הפתרון הנכון הינו הגדרה מדויקת של תהליכי העבודה ורצפי תהליכים נכונים בתוך העסק.
אזהרות וטיפים.
העובד החדש
אם עשית עבודה טובה בהגדרת נהלי עבודה, תוכל לקחת כל עובד חדש ולתת לו ללמוד בעצמו את התפקיד בעזרת הנהלים.
החפיפה תתבצע בכפוף לנהלים והעובד יוכל תמיד לחזור לנהלים ולרענן את זכרונו.
תוכל לענות על כל שאלה בהפניית הגורם "גוזל הזמן" לנהלים.
היעילות והמהירות יעלו ועימם הרווח הנקי של העסק.
בהצלחה!
כותב המאמר הינו חנן זוגלובק, מומחה בניהול ויועץ בכיר בעוצמה עסקית - שמספקת שירותי יעוץ עסקי וייעוץ ארגוני