נכון, מרכזיות טלפון הן נפלאות בזכות יכולתן המתקדמת יחסית לנתב כמות גדולה של שיחות, אך אם אתם בעלי עסק הרוצה להיות מתקדם יותר, מומלץ לכם לא להסתפק בשימושן של מרכזיות בלבד אלא לחבר אליהן מערכת CRM מתקדמת. יכול מאוד להיות שכבר יש לכם מערכת CRM מצליחה אשר מביאה לשינויים רבים במשרד,

אך אל תסתפקו בזה- חיבור מערכת CRM עם מרכזיות טלפון יוצר גישה נוחה ומהירה אל בסיס הנתונים העשיר המציעה מערכת CRM, בכל פעם ששיחה מגיעה אל המשרד שלכם או יוצאת ממנו. השילוב יכול להתבצע בכל סוג של מערת CRM, כך שאם החברה שלכם כבר משתמשת במערכת כזאת, עליכם רק לרכוש מרכזיות טלפון שיאפשרו לכם שילוב עם המערכת, בצורה פשוטה ומהירה למדי.

מערכות CRM יכולות לתרום לכל עסק, קטן כגדול, ושילובן עם מרכזיות טלפון מביא יעילות ופרודוקטיביות לכל סוג של חברה, ולא רק לחברה העוסקת באופן ספציפי במכירות או בשירות לקוחות- משום שכמעט כל עסק מודרני עוסק במשך היום בקבלת והוצאת שיחות טלפון רבות, וכל עסק רוצה לטפל בלקוחות שלו בצורה הטובה והיעילה ביותר.

שילוב מערכת CRM עם מרכזיות טלפון עובד בדרך הבאה: מרכזיות מזהות את המתקשר בעזרת המערכת, ומחפשות את כל הפרטים החשובים לגבי אותו לקוח במאגר המידע של מערכת ה- CRM. האדם הנמצא מול הטלפון ועומד לענות לשיחה מקבל על צג המחשב שלו חלון מידע המאפשר לו לצפות בכל הפרטים הרלוונטיים לגבי השיחה שהוא עומד לענות לה, כמו למשל ההזמנה האחרונה שביצע אותו לקוח או השירות האחרון שהוא קיבל מהחברה. בדרך זו, האדם העונה לטלפון יכול לענות לשיחה בצורה המתאימה, ולספק ללקוח את העזרה הרלוונטית עבורו.

אם החברה עוסקת במכירות, איש השירות המטפל בשיחה שנכנסה יכול גם להמליץ ללקוח עבור מוצרים נוספים שיכולים להתאים לו, בעזרת חלון המידע הייעודי שמערכת ה- CRM תספק לו באופן אוטומטי. מרכזיות רגילות יכולות רק להראות את המספר המתקשר, ואילו מרכזיות העובדות בשילוב עם מערכת CRM יכולות לספק מידע לגבי מיהו המתקשר, מה המידע האחרון הנוגע לגביו ומה ההיסטוריה שלו בחברה. אם הלקוח עובד עבור חברה מסויימת שעבורה הוא רוכש ממכם מוצרים או שירותים, המערכת גם תספק את כל המידע לגבי החברה שלו.

במידה והמתקשר הוא לקוח שאינו מופיע במערכת, יפתח עבורו באופן אוטומטי כרטיס לקוח חדש, שיאפשר לנותן השירות לאסוף את כל הפרטים החשובים לגבי אותו לקוח (כלומר, לא רק שמו ומספר הטלפון שלו, אלא גם הגיל שלו, אזור מגוריו, הגיל של ילדיו וכדומה- כל דבר שיכול לעזור לחברה להעניק שירות טוב יותר ולמכור מוצרים רבים יותר).

שילוב מערכת CRM עם מרכזיות מציע לעסק, בין השאר, את האפשרות לחייג ישירות מהמחשב דרך לחיצה ישירה על שמו של הלקוח, את האפשרות לזהות באופן אוטומטי לקוח בעייתי או לקוח שיש בעיה בשירות הניתן לו על ידי החברה, את היכולת לבצע מעקב אחרי זמני השיחות ותדירותן, ועוד. כל זאת נעשה עוד לפני שעונים לטלפון! בדרך זו, החברה יכולה לחסוך זמן יקר, לסדר את כל בסיס הנתונים העמוס שלה, ולספק שירות לקוחות טוב יותר.